Wobec urzędu stroną jesteś Ty. To zdanie wyjaśnia niemal wszystko w tym temacie i jest zarazem najczęściej zaskakującą informacją dla przedsiębiorców, którzy właśnie dostali wezwanie.
Zlecenie księgowości na zewnątrz przenosi wykonanie obowiązku, nie sam obowiązek. Deklarację składa biuro, ale składa ją za Ciebie i w Twoim imieniu. Jeżeli nie zostanie złożona, zaległość powstaje po Twojej stronie i odsetki naliczają się na Twoim koncie podatnika.
To nie znaczy, że biuro nie odpowiada. Znaczy, że odpowiada w drugiej kolejności i na innej podstawie.
Dwa poziomy odpowiedzialności
Warto je trwale rozdzielić, bo mieszanie ich jest źródłem większości nieporozumień.
Poziom pierwszy — wobec państwa. Podatnik. Zaległość podatkowa, odsetki za zwłokę, ewentualna odpowiedzialność karna skarbowa. Urząd nie prowadzi postępowania przeciwko biuru, bo nie ma do tego podstawy — zobowiązanie jest Twoje.
Poziom drugi — między Tobą a biurem. Odpowiedzialność cywilna za nienależyte wykonanie umowy. Tu dochodzisz odszkodowania: zapłaconych odsetek, kosztów postępowania, sankcji, czasem utraconych korzyści. Podstawą jest umowa i przepisy Kodeksu cywilnego, a realnym źródłem pieniędzy — polisa OC biura.
Praktyczny wniosek: najpierw płacisz Ty, potem dochodzisz. Dlatego sumy gwarancyjne i zapisy umowne nie są formalnością — są jedyną rzeczą, która decyduje, czy odzyskasz pieniądze.
Ubezpieczenie OC — co sprawdzić i jak
Obowiązkowe ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej obejmuje przedsiębiorców wykonujących działalność z zakresu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Odrębne obowiązki ubezpieczeniowe mają doradcy podatkowi i biegli rewidenci — wynikają z przepisów o tych zawodach.
Trzy rzeczy do sprawdzenia w polisie:
1. Suma gwarancyjna. Obowiązkowe minimum jest ustawowe i przy większej firmie bywa niższe od realnej skali ryzyka. Przy spółce z pełnymi księgami i wielomilionowym obrotem jedna pomyłka w VAT potrafi przekroczyć minimalną sumę.
2. Zakres. Czy polisa obejmuje tylko prowadzenie ksiąg, czy także kadry i płace oraz doradztwo. Jeżeli biuro prowadzi Twoje kadry, a polisa ich nie obejmuje, to przy błędzie w rozliczeniu pracownika nie ma z czego wypłacić.
3. Okres i ciągłość. Czy polisa obowiązuje teraz i czy obejmuje zdarzenia z okresu, w którym biuro już dla Ciebie pracowało.
Poproś o skan. To standardowa prośba i biuro, które odpowiada za swoją pracę, nie ma powodu odmawiać.
Czego umowa nie może z biura zdjąć
Umowy biur rachunkowych często zawierają ograniczenia odpowiedzialności. Część z nich jest skuteczna, część nie.
Nie da się skutecznie wyłączyć odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną umyślnie. To wynika wprost z Kodeksu cywilnego i żaden zapis tego nie zmieni.
Ograniczenia za zwykłe niedbalstwo bywają skuteczne — i to jest dokładnie ten zapis, który trzeba przeczytać. Typowe formy:
- ograniczenie do wysokości wynagrodzenia za ostatni miesiąc albo za okres kilku miesięcy,
- wyłączenie utraconych korzyści,
- wyłączenie odpowiedzialności za skutki zmian w przepisach,
- krótkie terminy na zgłoszenie szkody pod rygorem utraty roszczenia.
Pierwszy zapis jest najniebezpieczniejszy w praktyce: przy abonamencie rzędu kilkuset złotych ograniczenie do miesięcznego wynagrodzenia oznacza, że biuro odpowiada do kwoty, która nie pokryje nawet odsetek.
Co powinno w umowie być, a często nie jest:
- termin na wydanie dokumentów po rozwiązaniu umowy,
- zobowiązanie do przekazania danych także w formie elektronicznej,
- wskazanie, kto odpowiada za terminowe złożenie deklaracji przy opóźnionym przekazaniu dokumentów przez klienta,
- tryb zgłaszania i rozpatrywania błędów.
Gdzie kończy się odpowiedzialność biura
Biuro odpowiada za swoją pracę — nie za dane, których nie otrzymało.
Odpowiedzialność biura odpada albo mocno się ogranicza, gdy:
- nie przekazałeś dokumentu — niewprowadzona faktura kosztowa to utracony koszt, ale nie błąd biura,
- przekazałeś go po terminie, uniemożliwiając rozliczenie w okresie,
- podałeś nieprawdziwą informację — o charakterze transakcji, o rodzaju wydatku, o stanie zatrudnienia,
- podjąłeś decyzję wbrew pisemnej rekomendacji biura,
- nie podpisałeś pełnomocnictwa, bez którego biuro nie mogło działać.
Ten podział ma praktyczną konsekwencję: ślad przekazania dokumentów jest Twoim interesem, nie uciążliwością. Panel z datą wgrania, mail z załącznikiem, potwierdzenie odbioru — przy sporze to jedyne, co odróżnia „nie dostaliśmy” od „dostaliśmy i przeoczyliśmy”.
Jak dokumentować współpracę, żeby móc czegokolwiek dochodzić
Cztery nawyki, każdy kosztuje minutę:
1. Przekazuj dokumenty jednym kanałem, który zostawia datę. Panel albo mail. Nie przez komunikator, nie telefonicznie, nie „dam przy okazji”.
2. Pytania zadawaj na piśmie. Odpowiedź na pytanie „czy mogę ująć ten wydatek w kosztach” ma wartość tylko wtedy, gdy istnieje. Rozmowa telefoniczna przy sporze nie istnieje.
3. Potwierdzaj ustalenia mailem. Jedno zdanie „podsumowując naszą rozmowę: ustalamy, że…” wystarcza i zmienia status ustalenia.
4. Zachowuj potwierdzenia złożenia deklaracji. Urzędowe poświadczenie odbioru jest dowodem, że deklaracja wyszła i kiedy.
To nie jest przygotowywanie się do sporu. To jest to samo, co faktura za usługę — zapis tego, co się stało.
Gdy błąd już się zdarzył — kolejność działań
1. Ustal i zatrzymaj skutek. Złożenie zaległej deklaracji, korekta, zapłata zaległości. Odsetki rosną codziennie i to jest pierwszy wydatek do zatrzymania.
2. Rozważ czynny żal — jeżeli grozi odpowiedzialność karna skarbowa i organ jeszcze nie wykrył nieprawidłowości. Po wykryciu nie działa.
3. Zgłoś błąd biuru na piśmie, z opisem i wyliczeniem szkody. Sprawdź w umowie, czy nie ma krótkiego terminu na zgłoszenie.
4. Zażądaj zgłoszenia szkody do ubezpieczyciela. Biuro powinno to zrobić; jeżeli nie robi, możesz zgłosić się do ubezpieczyciela bezpośrednio.
5. Zbierz dowody — korespondencję, potwierdzenia przekazania, pismo z urzędu, wyliczenie odsetek.
Punkty 1 i 2 mają termin i nie czekają na rozstrzygnięcie sporu z biurem. To częsty błąd: ludzie najpierw wyjaśniają z biurem, a potem odkrywają, że czynny żal jest już bezskuteczny, bo urząd zdążył wysłać wezwanie.
Co to znaczy w praktyce przy wyborze biura
Z całego tekstu wynikają trzy pytania do zadania przed podpisaniem umowy:
- jaka jest suma gwarancyjna polisy i czy obejmuje zakres, który mnie dotyczy,
- czy umowa ogranicza odpowiedzialność i do jakiej kwoty,
- czy ktoś w biurze ma uprawnienia doradcy podatkowego — bo wtedy dochodzi odpowiedzialność zawodowa, osobna od umownej, a przy sporze z organem masz pełnomocnika profesjonalnego.
Pozostałe kryteria wyboru zebraliśmy przy wyborze biura rachunkowego.
Kto odpowiada w spółce — osobna warstwa
Przy spółce z o.o. dochodzi trzeci poziom, o którym łatwo zapomnieć: odpowiedzialność członków zarządu.
Za zobowiązania podatkowe spółki odpowiada spółka. Gdy egzekucja wobec niej okaże się bezskuteczna, do odpowiedzialności mogą zostać pociągnięci członkowie zarządu — za zobowiązania powstałe w czasie sprawowania funkcji. Uwolnić się od tego można, wykazując złożenie w terminie wniosku o ogłoszenie upadłości, brak winy w jego niezłożeniu albo wskazując majątek spółki, z którego egzekucja jest możliwa.
Co z tego wynika dla relacji z biurem: błąd księgowy w spółce nie zostaje w spółce. Jeżeli doprowadzi do zaległości, a spółka nie będzie miała z czego zapłacić, rozmowa przeniesie się na majątek prywatny zarządu. To podnosi wagę dwóch rzeczy opisanych wyżej — sumy gwarancyjnej polisy i tego, czy umowa nie ogranicza odpowiedzialności biura do kwoty miesięcznego abonamentu. Szerzej pisaliśmy o tym przy odpowiedzialności solidarnej.
Czego biuro nie ma obowiązku robić
Dla uczciwości obrazu — lista rzeczy, których brak nie jest błędem, o ile nie wynikają z umowy:
- doradzanie bez pytania przy każdej transakcji; biuro księguje to, co dostaje, a doradztwo bywa osobną usługą,
- pilnowanie Twoich terminów handlowych — zapłat od kontrahentów, wypowiedzeń umów, terminów umownych,
- optymalizowanie podatków z własnej inicjatywy, jeżeli umowa obejmuje samo prowadzenie ksiąg,
- reprezentowanie przy kontroli, gdy nie ma pełnomocnictwa i nie ma tego w zakresie,
- odtwarzanie okresów sprzed współpracy bez odrębnego zlecenia.
Dlatego najczęstsze rozczarowanie współpracą z biurem nie wynika z błędu, a z różnicy między zakresem wyobrażonym i umówionym. Ta lista jest najlepszym argumentem za tym, żeby przed podpisaniem umowy przejść punkt po punkcie przez to, co ma być w cenie.
W M&B prowadzimy księgowość i obsługujemy spółki z o.o., a doradca podatkowy jest w tej samej firmie — więc przy piśmie z urzędu korespondencję przejmuje ktoś, kto może Cię reprezentować, a nie tylko policzyć podatek. Przy kontroli podatkowej prowadzimy sprawę od strony formalnej. Jeżeli właśnie odchodzisz od biura, które nie odpowiada za swoje błędy, przeniesienie księgowości obejmuje też odbiór dokumentów od poprzednika.