Odpowiedzialność solidarna oznacza, że wierzyciel wybiera, od kogo żąda całości. Może zwrócić się do wszystkich dłużników, do kilku albo do jednego — i nie musi tego uzasadniać. Zapłata przez jednego zwalnia pozostałych wobec wierzyciela; rozliczają się potem między sobą.
Zasadę opisują artykuły 366 i 367 Kodeksu cywilnego. W firmie spotkasz ją w kilku miejscach, ale jedno jest nieporównanie częstsze i droższe od pozostałych — i nie wynika z żadnej umowy.
Najdroższy przypadek: VAT dostawcy
To ten, przez który najwięcej firm dowiaduje się o istnieniu odpowiedzialności solidarnej.
Mechanizm. Jeżeli płacisz za fakturę przelewem na rachunek nieujęty w wykazie podatników VAT — białej liście — a transakcja przekracza 15 000 zł i powinna przejść przez rachunek płatniczy, odpowiadasz solidarnie z dostawcą za jego zaległość podatkową, do wysokości kwoty VAT z tej transakcji.
Do tego dochodzi drugi skutek, niezależny od pierwszego: wydatek nie jest kosztem uzyskania przychodu.
Czyli jedna pomyłka w numerze rachunku daje dwa uderzenia naraz — utratę kosztu i ryzyko zapłaty cudzego podatku.
Trzy sposoby, żeby się zabezpieczyć
1. Sprawdzić rachunek na białej liście w dniu zlecenia przelewu. Istotne: liczy się dzień zlecenia, nie dzień wystawienia faktury. Wykaz prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej i pozwala pobrać dowód sprawdzenia z datą — ten plik warto zachować, bo jest jedynym dowodem, że sprawdzenie miało miejsce.
2. Zapłacić w mechanizmie podzielonej płatności. Kwota VAT idzie wtedy na rachunek VAT dostawcy i odpowiedzialność solidarna nie powstaje, nawet gdy rachunek nie był na wykazie.
3. Zgłosić zapłatę na rachunek spoza wykazu do urzędu skarbowego w ustawowym terminie od dnia zlecenia przelewu. To ratunek po fakcie, nie sposób działania na co dzień.
Pierwszy sposób jest najprostszy i powinien być po prostu elementem procedury płatności — zwłaszcza przy nowym kontrahencie.
Pozostałe miejsca, w których to spotkasz
Wspólnicy spółek
Spółka cywilna i jawna — wspólnicy odpowiadają za zobowiązania spółki solidarnie i całym majątkiem osobistym. Wierzyciel nie musi najpierw szukać majątku spółki.
Spółka z o.o. — odpowiada spółka. Członkowie zarządu wchodzą do gry dopiero wtedy, gdy egzekucja wobec spółki okaże się bezskuteczna, i mogą się uwolnić, wykazując okoliczności wskazane w przepisach — na przykład złożenie w terminie wniosku o ogłoszenie upadłości.
To jedna z realnych różnic między formami prawnymi, o której myśli się zbyt rzadko przy zakładaniu firmy. Opisaliśmy ją szerzej na stronie o prawie i spółkach.
Pełnomocnik przy rejestracji do VAT
Pełnomocnik, który złożył zgłoszenie rejestracyjne, odpowiada solidarnie z podatnikiem za zaległości z czynności wykonanych w ciągu sześciu miesięcy od rejestracji jako podatnik VAT czynny — do 500 000 zł.
Nie jest to przepis martwy. Dotyczy każdego, kto rejestruje kogoś do VAT w jego imieniu.
Umowy, zlecenia i czyny niedozwolone
Kilku zleceniodawców odpowiada solidarnie wobec przyjmującego zlecenie. Sprawcy jednej szkody odpowiadają solidarnie wobec poszkodowanego. W umowach z kilkoma stronami solidarność często wynika wprost z zapisu — i warto ten zapis przeczytać, zanim się podpisze.
Życie prywatne
Solidarna odpowiedzialność nie jest wynalazkiem prawa gospodarczego. Dotyczy też:
- małżonków — za zobowiązania zaciągnięte na zwykłe potrzeby rodziny,
- spadkobierców — za długi spadkowe, po przyjęciu spadku,
- osób pełnoletnich mieszkających z najemcą — za czynsz i opłaty, z wyłączeniem osób niezdolnych do samodzielnego utrzymania.
Co po zapłacie — roszczenie regresowe
Zapłata przez jednego dłużnika zamyka sprawę wobec wierzyciela, ale nie między dłużnikami.
Ten, kto zapłacił, może żądać od pozostałych zwrotu w częściach wynikających z ich wzajemnego stosunku. Jeżeli nic nie ustalono — w częściach równych.
W praktyce oznacza to drugi spór, już bez udziału wierzyciela. I właśnie dlatego warto umawiać podział odpowiedzialności w umowie, zamiast odkrywać go po zapłacie.
Praktyczna lista dla firmy
Cztery rzeczy, które realnie zmniejszają ryzyko:
- Sprawdzanie białej listy przy każdym przelewie powyżej 15 000 zł — z zachowaniem dowodu sprawdzenia. Przy stałych kontrahentach też, bo rachunki się zmieniają.
- Podzielona płatność jako domyślny tryb przy nowych i nieznanych kontrahentach.
- Czytanie klauzul o solidarności w umowach wielostronnych i w umowach o podwykonawstwo.
- Świadomy wybór formy prawnej. Spółka cywilna jest prosta w założeniu i kosztuje najwięcej wtedy, gdy coś idzie nie tak.
Biała lista — jak to sprawdzić w praktyce
Skoro to najdroższy przypadek, warto wiedzieć dokładnie, jak go zamknąć.
Wykaz podatników VAT prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej i jest dostępny publicznie. Rachunek sprawdza się po NIP-ie kontrahenta, po numerze rachunku albo po nazwie — najpewniej po NIP-ie, bo nazwy bywają zapisane inaczej niż na fakturze.
Trzy rzeczy, których się nie pomija:
1. Sprawdzasz w dniu zlecenia przelewu. Nie w dniu otrzymania faktury i nie „ostatnio”. Rachunek mógł zostać zmieniony w wykazie między tymi dwiema datami, a przepis odnosi się do dnia zlecenia.
2. Zapisujesz dowód sprawdzenia. Wykaz pozwala pobrać plik z datą i godziną weryfikacji. To jedyny dowód, że sprawdzenie miało miejsce — ustne „przecież sprawdzałem” nie jest nim przy kontroli.
3. Sprawdzasz także stałych kontrahentów. Rachunki się zmieniają: przy zmianie banku, przy przejściu z rachunku indywidualnego na firmowy, przy przejęciu spółki. Firma, z którą współpracujesz od lat, może mieć na fakturze rachunek, którego jeszcze nie zgłosiła.
Jest też przypadek odwrotny, o którym warto pamiętać jako sprzedawca: jeżeli Twój własny rachunek nie jest w wykazie, Twoi klienci mają problem. Rachunek wchodzi do wykazu na podstawie zgłoszenia do urzędu — przy JDG przez CEIDG, przy spółce przez formularz NIP-8. Po zmianie banku warto to sprawdzić od swojej strony, zanim zrobi to za Ciebie kontrahent, który wstrzyma płatność.
Zarząd spółki z o.o. — co zwalnia z odpowiedzialności
Przy spółce z o.o. odpowiedzialność członków zarządu nie jest automatyczna, ale nie jest też iluzoryczna. Wchodzi w grę, gdy egzekucja wobec spółki okaże się bezskuteczna, i obejmuje zobowiązania powstałe w czasie sprawowania funkcji.
Członek zarządu może się uwolnić, wykazując jedną z okoliczności:
- złożenie w terminie wniosku o ogłoszenie upadłości albo otwarcie postępowania restrukturyzacyjnego,
- brak winy w niezłożeniu takiego wniosku,
- wskazanie majątku spółki, z którego egzekucja jest realnie możliwa.
Pierwsza okoliczność jest najważniejsza praktycznie i to ona decyduje najczęściej. Jej konsekwencja jest niewygodna, ale jednoznaczna: moment, w którym spółka traci zdolność do płacenia zobowiązań, jest momentem decyzyjnym dla zarządu — a nie momentem na przeczekanie.
Rezygnacja z funkcji nie wymazuje odpowiedzialności za zobowiązania powstałe wcześniej. Działa tylko na przyszłość.
Trzy pytania przed podpisaniem umowy wielostronnej
Gdy po Twojej stronie umowy stoi więcej niż jeden podmiot — konsorcjum, wspólna inwestycja, podwykonawstwo w łańcuchu — warto zadać je przed podpisem, nie po:
- Czy w umowie jest klauzula o odpowiedzialności solidarnej? Jeżeli tak, odpowiadasz za całość, nie za swoją część.
- Jak podzielony jest regres między nami? Bez zapisu obowiązuje podział w częściach równych, niezależnie od tego, kto ile faktycznie wykonał.
- Czy znam kondycję finansową pozostałych stron? Odpowiedzialność solidarna znaczy, że ich problem staje się Twoim — wierzyciel pójdzie do tego, kto ma czym zapłacić.
Co zrobić, gdy dostajesz wezwanie za kogoś
Pierwsza reakcja bywa taka, że to pomyłka. Zwykle nie jest.
Trzy ruchy w kolejności: sprawdź podstawę — z czego ma wynikać Twoja odpowiedzialność i za jaką transakcję; odszukaj dowód sprawdzenia rachunku albo potwierdzenie podzielonej płatności, jeżeli sprawa dotyczy białej listy; odpowiedz w terminie wskazanym w piśmie, nawet jeżeli odpowiedź sprowadza się do wskazania dokumentu.
Milczenie jest tu najgorszym wyborem, bo odpowiedzialność solidarna nie wymaga od organu dowodzenia Twojej winy — wymaga wykazania przesłanek, a Twoje dokumenty są jedyną rzeczą, która może je podważyć.
Prowadzimy księgowość spółek z o.o. i jednoosobowych działalności, a kancelaria jest u nas w tej samej firmie — więc pytanie o klauzulę w umowie nie wymaga szukania prawnika na zewnątrz. Jeżeli urząd żąda od Ciebie zapłaty cudzej zaległości, rozmowę może przejąć doradca podatkowy.