Wybór biura rachunkowego to decyzja na lata, podejmowana zwykle w ciągu jednej rozmowy telefonicznej. Nic w tym dziwnego: na starcie nie wiesz jeszcze, czego będziesz potrzebować, a jedyna liczba, którą da się porównać od razu, to cena abonamentu.

Problem w tym, że cena mówi najmniej. Poniżej dziewięć pytań, które realnie różnicują oferty — w kolejności od najważniejszego.

1. Kto odpowiada finansowo, jeżeli biuro się pomyli

To pytanie numer jeden i prawie nikt go nie zadaje.

Jeżeli biuro przeoczy termin, źle zastosuje stawkę albo nie złoży deklaracji, konsekwencje ponosi najpierw podatnik — bo to Ty jesteś stroną dla urzędu. Dopiero potem możesz dochodzić odszkodowania od biura.

Dlatego sprawdź trzy rzeczy:

  • czy biuro ma ubezpieczenie OC i jaka jest suma gwarancyjna,
  • czy umowa nie wyłącza jego odpowiedzialności za własne błędy,
  • czy ktoś w biurze ma uprawnienia doradcy podatkowego — bo wtedy dochodzi odpowiedzialność zawodowa, osobna od umownej.

Poproś o skan polisy. Biuro, które odpowiada za swoją pracę, pokaże ją bez wahania.

2. Co dokładnie jest w abonamencie

Najczęstsze źródło rozczarowania po trzecim miesiącu. Lista rzeczy, które w jednym biurze są w cenie, a w drugim kosztują osobno:

  • deklaracja roczna (PIT lub CIT) i sprawozdanie finansowe,
  • korekty deklaracji — także te wynikające z błędu biura,
  • kadry i płace oraz zgłoszenia do ZUS,
  • kontakt telefoniczny i odpowiedzi na pytania w ciągu miesiąca,
  • reprezentacja przy kontroli i przy pismach z urzędu,
  • rozliczenia roczne pracowników (PIT-11),
  • wnioski o zaświadczenia o niezaleganiu.

Nie chodzi o to, żeby wszystko było w cenie. Chodzi o to, żeby wiedzieć, co nie jest, zanim pierwszy raz tego potrzebujesz.

3. Ile dokumentów jest w cenie i co dalej

Prawie każdy abonament ma limit dokumentów. Powyżej niego dochodzi stawka za sztukę.

Dwa pytania: jaki jest limit i ile kosztuje dokument ponad limit. Trzecie, mniej oczywiste: co liczy się jako dokument — czy wyciąg bankowy to jeden dokument, czy każda operacja na nim osobno. Ta różnica potrafi podwoić rachunek.

4. Czy mam dostęp do doradcy podatkowego

Księgowy i doradca podatkowy to dwa różne zawody.

Księgowy prowadzi ewidencje, liczy podatek, składa deklaracje. Doradca podatkowy to zawód regulowany, wpisany na listę, z obowiązkowym ubezpieczeniem i odpowiedzialnością dyscyplinarną. Może reprezentować Cię przed organem i przed sądem administracyjnym, wydawać opinie i podpisywać się pod stanowiskiem w sporze.

Przy bieżącym rozliczaniu różnica jest niewidoczna. Pojawia się dokładnie wtedy, gdy przychodzi wezwanie z urzędu albo gdy trzeba podjąć decyzję, która kosztuje — wybór formy opodatkowania, sprzedaż majątku firmy, restrukturyzacja.

Pytanie brzmi więc nie „czy macie doradcę”, a „czy ja mam do niego dostęp i na jakich zasadach”.

5. Kto konkretnie będzie prowadził moją firmę

Nie „biuro”, a człowiek z imieniem i nazwiskiem.

Pytaj, kto będzie Twoją księgową, ile firm prowadzi równolegle i kto ją zastępuje na urlopie. Trzecie pytanie jest najważniejsze i najrzadziej zadawane: „jestem bez kontaktu, bo księgowa na urlopie” to jedna z najczęstszych skarg na biura rachunkowe.

6. Jak wygląda kontakt i w jakim czasie dostanę odpowiedź

Konkretnie: jaki kanał (telefon, mail, aplikacja), w jakich godzinach i w jakim czasie na odpowiedź możesz liczyć.

Biuro, które mówi „zawsze można dzwonić”, nie powiedziało nic. Biuro, które mówi „odpowiadamy w ciągu jednego dnia roboczego, a przy sprawach pilnych od razu”, powiedziało coś, co można potem przypomnieć.

7. Jak przekazuję dokumenty i jak widzę, co się z nimi stało

Od momentu obowiązkowego KSeF faktury sprzedaży i zakupu krążą systemowo, więc samo „wrzucanie dokumentów” przestaje być problemem. Zostaje reszta: umowy, dokumenty kadrowe, wyciągi, dokumenty spoza KSeF.

Pytaj o aplikację albo panel, w którym widzisz, co biuro już ma, czego brakuje i ile wyszło podatku. Brak takiego miejsca oznacza, że co miesiąc będziesz pytać mailem o stan rozliczeń — i czekać na odpowiedź.

8. Czy dowiem się o podatku z wyprzedzeniem

Pytanie praktyczne i rozstrzygające o płynności firmy.

Kwota podatku i składek znana na trzy dni przed terminem to inna sytuacja niż ta sama kwota znana w dniu płatności. Przy większych zobowiązaniach to różnica między spokojnym przelewem i szukaniem pieniędzy.

9. Co się dzieje, gdy chcę odejść

Najmniej przyjemne pytanie przy podpisywaniu umowy i najbardziej przydatne później.

Sprawdź w umowie:

  • okres wypowiedzenia — i czy da się odejść w trakcie roku,
  • termin na wydanie dokumentów po rozwiązaniu umowy,
  • czy biuro wydaje też pliki z systemu, nie tylko papier,
  • czy są opłaty za zamknięcie współpracy.

Biuro rachunkowe nie ma prawa zatrzymywać Twoich dokumentów. W praktyce zdarza się opóźnianie ich wydania i to jest moment, w którym umowa albo Cię chroni, albo nie. Opisaliśmy to szerzej przy zmianie biura rachunkowego.

Trzy rzeczy, które powinny zapalić lampkę

„Wszystko się da.” Przy pytaniu o konkretną optymalizację dobra odpowiedź brzmi „policzmy” albo „to zależy od tych trzech rzeczy”. Odpowiedź „wszystko się da” znaczy, że rozmawiasz z kimś, kto sprzedaje, a nie liczy.

Brak umowy albo umowa na pół strony. Zakres usług, odpowiedzialność i tryb rozstania muszą być zapisane. Bez tego każdy spór rozstrzyga się na słowo.

Cena wyraźnie poza rynkiem. Nie dlatego, że tanio znaczy źle, a dlatego, że przy bardzo niskiej cenie coś musi być poza zakresem — i warto wiedzieć co, zamiast odkrywać to w marcu przy deklaracji rocznej.

Jak to porównać na kartce

Zrób tabelę z trzema kolumnami (trzy biura) i wierszami: cena abonamentu, limit dokumentów, stawka za dokument ponad limit, deklaracja roczna w cenie, kadry w cenie, reprezentacja przy kontroli, dostęp do doradcy, czas odpowiedzi, okres wypowiedzenia.

Po wypełnieniu takiej tabeli różnice między ofertami przestają być kwestią wrażenia z rozmowy. Zwykle okazuje się, że najtańsza oferta nie jest najtańsza.

Kiedy w ogóle szukać

Moment ma znaczenie, bo część decyzji jest nieodwracalna przez rok.

Przy zakładaniu firmy — najlepiej przed złożeniem wniosku do CEIDG. Forma opodatkowania wybierana jest przy rejestracji, a zmiana w trakcie roku jest możliwa tylko w wąskich przypadkach. Rozmowa z księgowością po rejestracji oznacza, że pierwszy rok już jest rozstrzygnięty.

Przy zmianie biura — najwygodniej z początkiem roku albo z początkiem kwartału, bo wtedy nie trzeba dzielić okresu między dwa biura. Ale jeżeli obecne biuro nie działa, czekanie do stycznia jest droższe niż przeniesienie w środku roku.

Przy przekroczeniu progu — przejście na pełne księgi, rejestracja do VAT, pierwszy pracownik. Każda z tych trzech rzeczy zmienia zakres pracy tak, że biuro dobre dla poprzedniego etapu nie musi być dobre dla następnego.

Pytanie, które warto zadać na końcu

„Czego Państwo NIE robią?”

Dobre biuro odpowie konkretnie: nie robimy audytu, nie prowadzimy spraw sądowych, nie zajmujemy się rozliczeniami w innych krajach. Biuro, które twierdzi, że robi wszystko, albo nie rozumie pytania, albo nie chce odpowiedzieć — a w obu przypadkach dowiesz się tego w najmniej wygodnym momencie.

Druga wersja tego samego pytania: „jaki typ klienta nie jest dla Państwa dobry?”. Odpowiedź pokazuje, czy ktoś myśli o dopasowaniu, czy tylko o pozyskaniu.

W M&B prowadzimy księgowość jednoosobowych działalności i spółek z o.o., a kancelaria i doradca podatkowy są w tej samej firmie — więc pytanie o umowę albo o spór z urzędem nie wymaga szukania nikogo na zewnątrz. Zakres i to, co wchodzi w abonament, rozpisaliśmy na stronie z cennikiem. Jeżeli przenosisz księgowość z innego biura, zajmujemy się tym od strony formalnej — razem z odbiorem dokumentów.