Zmiana biura rachunkowego

Przeniesienie księgowości bez zajmowania się przeprowadzką

Zmiana biura to operacja logistyczna, nie prawna. Trzeba tylko zrobić rzeczy w dobrej kolejności. Od Ciebie potrzebujemy jednej decyzji: od którego miesiąca zaczynamy. Wypowiedzenie, odbiór dokumentów, pełnomocnictwa i ustalenia z poprzednim biurem bierzemy na siebie.

Przemysław Bednarski, menedżer Biura Obsługi Klienta w M&B
Kto to prowadzi

Jestem Przemysław Bednarski, prowadzę Biuro Obsługi Klienta. Jeśli podczas przenosin coś Cię zaniepokoi, odzywasz się do mojego zespołu, i to my odpowiadamy za odpowiedź, a nie za kolejne przekierowanie.

Prawie nikt nie zmienia biura z powodu ceny. Zmienia, bo miesiącami nie mógł się doprosić odpowiedzi. Dlatego mówimy wprost, co robimy my, co Ty i kiedy. A po przenosinach księgowość, podatki, kadry i sprawy prawne masz pod jednym numerem.

Zastanawiasz się nad zmianą biura? Zostaw numer, oddzwonimy i przejdziemy przez to, co realnie Cię czeka.

Przemysław Bednarski Menedżer Biura Obsługi Klienta

Zasada nr 1

Zmiana biura nie uruchamia kontroli.

Przejście organizujemy my

Jak to ułatwiamy

Co bierzemy na siebie.

Nie „zajmiemy się wszystkim”. Poniżej jest rozpisane, co dokładnie robimy i w jakiej kolejności. Każdy z tych kroków ma swój moment i swojego właściciela po naszej stronie.

  1. Czytamy Twoją umowę z obecnym biurem

    To krok, który najczęściej się pomija, i który najczęściej kosztuje. Sprawdzamy okres i formę wypowiedzenia, zapisy o rozliczeniu końcowym oraz to, co biuro ma przekazać. Z tego wychodzi realna data przejęcia, a nie życzeniowa.

    • Okres wypowiedzenia wyznacza całą oś czasu, i forma: „pisemnie” to nie mail
    • Co jest płatne po zakończeniu i czy jest opłata za wydanie dokumentacji

  2. Wyznaczamy jedną datę graniczną

    Przenosiny robimy na przełomie miesiąca, po tym jak poprzednie biuro zamknęło i rozliczyło miesiąc poprzedni. Wtedy widać jak na dłoni, kto za co odpowiada, i nie zostaje okres, za który formalnie nie odpowiada nikt.

  3. Dostajesz gotowe wypowiedzenie

    Nie musisz się zastanawiać, jak je napisać ani czy trzeba się tłumaczyć. Dajemy Ci wzór do podpisania: dane stron, numer i data umowy, oświadczenie, ostatni dzień obsługi i prośba o wskazanie terminu wydania dokumentacji. Uzasadnienie nie jest potrzebne.

  4. Odbieramy dokumentację i spisujemy protokół

    Dostajesz wykaz tego, co ma do Ciebie wrócić, a odbiór możemy przeprowadzić za Ciebie. Przy przekazaniu spisujemy protokół: jedna kartka, dwa podpisy, żeby miesiąc później nikt nie musiał pamiętać, czy segregatorów było jedenaście, czy dwanaście.

    • Faktury za nieprzedawnione okresy oraz księgi i ewidencje, ze środkami trwałymi
    • Deklaracje i pliki JPK z urzędowymi poświadczeniami odbioru
    • Dokumentacja kadrowo-płacowa i eksport danych, który da się wczytać

  5. Pełnomocnictwa składamy w bezpiecznej kolejności

    Najpierw ustanawiamy nowe: UPL-1 do e-deklaracji i pełnomocnictwo do ZUS, a dopiero potem odwołujemy stare. Odwrotna kolejność tworzy okno, w którym nikt nie może nic wysłać, a terminy nie czekają. Przy spółce pilnujemy też, żeby pełnomocnictwo podpisał zarząd zgodnie ze sposobem reprezentacji z KRS.

  6. Stan otwarcia uzgadniamy z poprzednim biurem

    Bezpośrednio, bez przekazywania wiadomości przez Ciebie. Ustalamy bilans otwarcia, stany rozrachunków z podziałem na kontrahentów, środki trwałe z dotychczasowymi odpisami oraz sprawy w toku: czynne żale, wnioski, korespondencję. O postępowaniu w toku musimy wiedzieć przed przejęciem, nie z pisma, które przyjdzie w listopadzie.

  7. Miesiąc przejściowy prowadzimy z kalendarzem na piśmie

    Pierwszy miesiąc to wdrożenie, nie zwykła obsługa. Sprawdzamy, czy przejęte dane spinają się z ostatnimi złożonymi deklaracjami, ustalamy stałe terminy i jedno miejsce, w którym zadajesz pytania. Sprawy, które wymagają człowieka, przejmuje Biuro Obsługi Klienta w godzinach 8:00–16:00; na pozostałe odpowiadamy z reguły w jeden dzień roboczy, najpóźniej w 24 godziny.

Tyle po naszej stronie. Po Twojej zostaje jedno: numer telefonu.

Zasada nr 2

Dokumenty odbieramy my, nie Ty.

Kontakt z poprzednim biurem

Pierwszy krok

Zacznijmy od przeczytania Twojej umowy.

Powiedz, jak wygląda Twoja obecna współpraca, a my powiemy, od kiedy realnie możemy przejąć rozliczenia i co po drodze musi się wydarzyć. Pierwsza rozmowa jest bezpłatna i do niczego nie zobowiązuje.

Wolę zobaczyć dane kontaktowe

Biuro Obsługi Klienta · poniedziałek–piątek, 8:00–16:00

Najczęstsze pytania

Zanim zapytasz — odpowiadamy tu.

Pytania, które przy zmianie biura wracają najczęściej. Nie ma tu Twojego? Zadzwoń, odpowiemy bez zobowiązań.

Czy zmiana biura rachunkowego ściągnie na mnie kontrolę?

Nie. Zmiana biura to zwykła zmiana usługodawcy. Urząd skarbowy nie dostaje sygnału „firma zmienia księgową”. Zmienia się pełnomocnik do podpisywania deklaracji, a nie podatnik. Ryzyko powstaje gdzie indziej: w luce, w której jedno biuro już przestało składać deklaracje, a drugie jeszcze nie zaczęło. Właśnie dlatego pilnujemy jednej daty granicznej i kolejności pełnomocnictw.

Co, jeśli poprzednie biuro nie odda dokumentów?

Dokumenty źródłowe, czyli faktury, umowy i wyciągi, są własnością Twojej firmy, nie biura. Biuro przechowuje je w Twoim imieniu i przy zakończeniu współpracy powinno je wydać; spór o wynagrodzenie rozlicza się osobno i nie jest podstawą do zatrzymania dokumentacji. Dostajesz od nas wykaz tego, co ma wrócić, i wzór protokołu przekazania. Sam odbiór też możemy wziąć na siebie.

Czy będzie przerwa w rozliczeniach?

Nie. Ustalamy z Tobą jedną rzecz, od którego miesiąca zaczynamy, i to, kto rozlicza miesiąc przejściowy, żeby nic nie wypadło z rytmu. Stare pełnomocnictwa się odwołuje, nowe składamy my, i robimy to w tej kolejności, żeby nie powstało okno, w którym nikt nie może niczego wysłać.

Czy mogę zmienić biuro w środku roku?

Tak, nie ma przepisu, który kazałby czekać do stycznia. O terminie decyduje okres wypowiedzenia z Twojej umowy. Najspokojniej wychodzi przejęcie od pierwszego dnia miesiąca, po tym jak poprzednie biuro rozliczyło miesiąc poprzedni. Wtedy granica odpowiedzialności jest ostra i nie ma okresu, za który formalnie nie odpowiada nikt.

Czy muszę sam rozmawiać z poprzednim biurem?

Nie musisz. Najzdrowszy model jest taki, że sprawy techniczne, czyli bilans otwarcia, stany rozrachunków, środki trwałe i sprawy w toku, ustalamy z poprzednim biurem bezpośrednio. Ty zatwierdzasz zakres, ale nie jesteś tłumaczem między dwoma zespołami, które mówią tym samym językiem.

Co, jeśli w moich księgach są zaległości?

Powiedz o tym na pierwszej rozmowie. Najpierw ustalamy skalę: za jakie okresy brakuje zapisów, deklaracji albo plików JPK, i dopiero na tej podstawie układamy plan nadrabiania. Zaległości i tak zobaczymy przy przejmowaniu dokumentacji; wcześniej znaczy taniej i spokojniej.

Ile trwa całe przeniesienie?

Samo przekazanie danych między biurami to zwykle kilka dni roboczych. Realny czas wyznacza okres wypowiedzenia w Twojej dotychczasowej umowie oraz to, czy dokumentacja jest kompletna. Po przeczytaniu Twojej umowy podajemy konkretną datę, od której przejmujemy rozliczenia.