KSeF bez kupowania nowego programu

Nie musisz. Jeżeli wystawiasz faktury w programie, sprawdzamy, czy ma połączenie z KSeF, i jeśli ma, konfigurujemy je. Jeżeli wystawiasz w Excelu albo w edytorze tekstu, pokazujemy Ci bezpłatne narzędzie Ministerstwa Finansów i uczymy, jak z niego korzystać. Do zmiany programu namawiamy tylko wtedy, gdy obecny naprawdę nie da się podpiąć.

Największe firmy weszły do KSeF 1 lutego 2026, pozostali przedsiębiorcy 1 kwietnia 2026. Najmniejsi podatnicy, czyli ci, u których miesięczna sprzedaż nie przekracza 10 000 zł brutto, dołączają 1 stycznia 2027. Jeżeli nie wiesz, do której grupy należysz, powiedz nam, ile mniej więcej fakturujesz, a odpowiemy w trakcie rozmowy.

Taka faktura nie jest uznawana za wystawioną w wymaganej formie, a od 1 stycznia 2027 grożą za to kary pieniężne. W praktyce problem pojawia się wcześniej: kontrahent, który rozlicza VAT, i tak upomni się o fakturę w KSeF, bo bez niej ma kłopot z odliczeniem.

Właściciel albo osoba uprawniona do reprezentowania firmy. My przygotowujemy zgłoszenie i mówimy dokładnie, co kliknąć, a przy spółkach robimy to na pełnomocnictwie. Uprawnienia dla biura rachunkowego nadaje się osobno od uprawnień dla pracowników. Pilnujemy, żeby nikt nie dostał szerszego dostępu, niż potrzebuje.

Widzimy to, do czego nadasz nam uprawnienia, i o to właśnie chodzi. Faktury kosztowe, które kontrahenci wystawiają na Twoją firmę, trafiają do KSeF automatycznie, więc przestajesz je nam wysyłać mailem. To jest największa zmiana na co dzień: koniec zbierania faktur z trzech skrzynek na koniec miesiąca.

Sprzedaż dla konsumentów nie idzie przez KSeF na tych samych zasadach co sprzedaż dla firm. Jeżeli masz klientów indywidualnych, przy wdrożeniu ustalamy osobno, jak wystawiasz im dokumenty, żeby nie okazało się, że połowa sprzedaży jest obsługiwana inaczej, niż myślisz.

Paragony z NIP do 450 zł nadal działają jak dotąd, a dla dokumentów z kas obowiązuje okres przejściowy. Przy wdrożeniu przechodzimy przez to, co realnie wystawiasz, i mówimy, co zostaje bez zmian, a co trzeba przestawić.

Przepisy przewidują tryb awaryjny: fakturę wystawia się poza systemem i przesyła do KSeF po przywróceniu działania, w wyznaczonym terminie. To jest dokładnie ta sytuacja, w której nie chcesz szukać odpowiedzi w internecie. Dzwonisz do nas i mówimy, co zrobić.

Minimalnie. Po naszej stronie jest konfiguracja, uprawnienia, odbieranie faktur kosztowych i pilnowanie, czy wszystko dochodzi. Po Twojej zostaje wystawianie faktur sprzedaży, tak jak dotąd, tylko w innym miejscu. Pokazujemy, jak to robić, i zostajemy pod telefonem przez pierwszy miesiąc.