Spółka cywilna nie jest podmiotem prawa. Przedsiębiorcami są wspólnicy, a odpowiedzialność za zobowiązania jest solidarna i obejmuje ich majątki osobiste, bez żadnego ograniczenia kwotowego. To jedno zdanie powinno przesądzić, czy to dla Ciebie właściwa forma — bo wszystkie zalety spółki cywilnej są wygodą organizacyjną, a ta jedna wada jest realnym ryzykiem finansowym.
Czym to właściwie jest
Spółka cywilna to umowa, w której co najmniej dwie osoby zobowiązują się dążyć do osiągnięcia wspólnego celu gospodarczego. Jest uregulowana w Kodeksie cywilnym, nie w Kodeksie spółek handlowych — i to tłumaczy większość jej właściwości.
Co z tego wynika:
- nie ma osobowości prawnej ani zdolności prawnej — spółka nie zawiera umów, nie pozywa i nie jest pozywana; robią to wspólnicy,
- nie ma własnego majątku — jest majątek wspólny wspólników, objęty współwłasnością łączną,
- przedsiębiorcą jest każdy wspólnik osobno i każdy ma własny wpis w CEIDG,
- ma jednak własny numer NIP i bywa podatnikiem VAT — bo prawo podatkowe traktuje ją jako odrębną jednostkę organizacyjną.
Ta dwoistość jest źródłem większości nieporozumień: w prawie cywilnym spółki „nie ma”, w prawie podatkowym jest.
Zakładanie — pięć kroków
1. Umowa spółki. Forma pisemna pod rygorem nieważności. Co musi zawierać: wspólników, wspólny cel gospodarczy, wkłady każdego wspólnika. Co warto zawierać — niżej, bo to tam zapada najwięcej.
2. Wpis wspólników do CEIDG. Każdy wspólnik rejestruje się jako przedsiębiorca i zaznacza, że prowadzi działalność w formie spółki cywilnej. Osoba, która już prowadzi działalność, aktualizuje wpis.
3. Numer NIP spółki. Zgłoszenie NIP-2 do urzędu skarbowego. Spółka dostaje własny numer, odrębny od numerów wspólników.
4. VAT, jeżeli potrzebny. Zgłoszenie VAT-R na spółkę, nie na wspólników. Zasady opisaliśmy przy rejestracji do VAT.
5. ZUS. Każdy wspólnik zgłasza się sam, jako osoba prowadząca działalność gospodarczą. Spółka nie jest płatnikiem składek wspólników — jest nim przy pracownikach, jeżeli ich zatrudnia.
Do tego dochodzi PCC: umowa spółki podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych w stawce 0,5% od wartości wkładów. Deklarację PCC-3 składa się w terminie 14 dni od zawarcia umowy. Przy wkładach 100 000 zł to 500 zł — i jest to opłata, o której najczęściej się zapomina.
Kapitał i wkłady
Nie ma kapitału minimalnego. Wspólnicy wnoszą wkłady, którymi może być:
- pieniądze,
- rzeczy — sprzęt, samochód, towar,
- prawa — licencja, znak towarowy,
- świadczenie usług albo praca — i to jest wkład, którego spółka z o.o. nie zna.
Wkład w postaci pracy brzmi wygodnie, ale wymaga uwagi: wspólnik wnoszący tylko pracę ma taki sam udział w stratach i taką samą odpowiedzialność jak ten, który wniósł pieniądze, chyba że umowa stanowi inaczej.
Odpowiedzialność — najważniejsza rzecz w tym tekście
Wspólnicy odpowiadają za zobowiązania spółki solidarnie, całym majątkiem osobistym.
Co to znaczy w praktyce:
- wierzyciel wybiera, od kogo żąda zapłaty, i może żądać całości od jednego wspólnika,
- udział w zyskach nie ogranicza odpowiedzialności — wspólnik z udziałem 10% może zapłacić 100% długu,
- majątek osobisty odpowiada — mieszkanie, oszczędności, samochód prywatny,
- przy wspólności majątkowej małżeńskiej egzekucja może dosięgnąć majątku wspólnego małżonków,
- wspólnik, który zapłacił, ma roszczenie zwrotne do pozostałych — ale to już jego sprawa i jego ryzyko, że ich nie ma z czego odzyskać.
Mechanizm opisaliśmy szerzej przy odpowiedzialności solidarnej.
Dodatkowo: odpowiedzialność trwa po wystąpieniu ze spółki za zobowiązania powstałe w czasie członkostwa. Wyjście ze spółki nie zamyka sprawy.
To jest ten punkt, w którym wiele wspólnych działalności powinno wybrać spółkę z o.o., a wybiera cywilną — bo jest prostsza w założeniu. Porównanie form opisaliśmy przy rodzajach spółek i przy JDG kontra spółka z o.o..
Podatki — spółka nie płaci, wspólnicy płacą
Podatek dochodowy: spółka cywilna nie jest podatnikiem. Przychody i koszty przypisuje się wspólnikom proporcjonalnie do udziału w zysku, a każdy rozlicza swoją część we własnym zeznaniu.
Co z tego wynika — i co jest zaletą tej formy:
Każdy wspólnik wybiera formę opodatkowania osobno. Jeden może być na ryczałcie, drugi na podatku liniowym, trzeci na skali. Opisaliśmy je przy formach opodatkowania JDG.
Nie ma podwójnego opodatkowania znanego ze spółki z o.o. — zysk jest opodatkowany raz, u wspólnika.
Zaliczki wpłaca każdy wspólnik od swojej części dochodu, nie spółka.
VAT: tutaj odwrotnie — podatnikiem jest spółka. Ona wystawia faktury swoim numerem NIP, ona składa plik JPK_V7, ona odlicza podatek.
Składka zdrowotna liczy się u każdego wspólnika od jego dochodu, według zasad formy, którą wybrał.
Księgi — co trzeba prowadzić
Spółka prowadzi jedną ewidencję wspólną:
- księgę przychodów i rozchodów przy skali i podatku liniowym — pisaliśmy o niej przy KPiR,
- ewidencję przychodów przy ryczałcie u wszystkich wspólników,
- księgi rachunkowe, gdy przychody przekroczą ustawowy limit zobowiązujący do pełnej księgowości.
Komplikacja pojawia się przy różnych formach opodatkowania wspólników: ewidencja musi pozwalać przypisać każdemu jego część przychodu i kosztu w sposób zgodny z jego formą. Jest to wykonalne, ale wymaga ustawienia na starcie — dopisywanie tego w trakcie roku oznacza przeliczanie wszystkiego od początku.
Co napisać w umowie, żeby nie wracać do tego w sądzie
Minimum ustawowe to wspólnicy, cel i wkłady. Praktyka mówi, żeby dołożyć:
Udział w zyskach i stratach. Bez zapisu udziały są równe, niezależnie od wkładów. Wspólnik, który wniósł 90% kapitału, ma wtedy 50% zysku.
Zasady prowadzenia spraw i reprezentacji — kto może sam zawierać umowy, a co wymaga zgody wszystkich, i od jakiej kwoty.
Wystąpienie wspólnika — termin wypowiedzenia, sposób rozliczenia jego udziału, wycena wkładu.
Śmierć wspólnika — czy spółka trwa dalej z pozostałymi, czy wchodzą spadkobiercy. Bez zapisu spółka dwuosobowa po prostu się rozwiązuje.
Zakaz konkurencji — czy wspólnik może prowadzić tę samą działalność na własny rachunek.
Zasady podziału majątku przy rozwiązaniu spółki.
Te sześć punktów to różnica między spółką, która da się zakończyć, i spółką, którą kończy się przez sąd.
Rozwiązanie i przekształcenie
Rozwiązanie następuje przez: upływ czasu, osiągnięcie celu, zgodną uchwałę wspólników, wypowiedzenie przy spółce dwuosobowej, śmierć wspólnika (gdy umowa nie przewiduje trwania), orzeczenie sądu.
Po rozwiązaniu dzieli się majątek: najpierw zwraca się wkłady, potem nadwyżkę w stosunku do udziałów w zyskach.
Przekształcenie w spółkę z o.o. jest możliwe i często wybierane. Powód bywa jeden: skala działalności przewyższyła poziom ryzyka, jaki ktokolwiek chce ponosić majątkiem osobistym. Przekształcenie zachowuje ciągłość umów i koncesji, czego nie daje zamknięcie spółki cywilnej i założenie nowej spółki z o.o. od zera.
Najczęstsze błędy
Umowa ustna albo na jedną stronę. Pisemna forma jest wymagana, a zakres minimalny to za mało.
Brak deklaracji PCC-3 w czternastu dniach od zawarcia umowy.
Brak zapisu o udziałach — domyślnie równe, niezależnie od wkładów.
Rejestracja VAT na wspólników zamiast na spółkę.
Założenie, że odpowiedzialność jest proporcjonalna do udziału. Jest solidarna i pełna.
Brak zapisu o śmierci wspólnika przy spółce dwuosobowej — spółka rozwiązuje się z mocy prawa.
Wybór spółki cywilnej przy działalności z realnym ryzykiem (budownictwo, handel na kredyt kupiecki, transport) tylko dlatego, że jest prostsza w założeniu.
Spółka cywilna a zatrudnianie
Tu dwoistość formy wychodzi najwyraźniej, więc warto rozdzielić dwie role.
Przy pracownikach płatnikiem jest spółka. Ona zgłasza się do ZUS jako płatnik, ona prowadzi dokumentację pracowniczą, ona odprowadza składki i zaliczki na podatek. Pracownik jest zatrudniony przez spółkę, a nie przez poszczególnych wspólników.
Przy wspólnikach płatnikiem jest każdy sam. Składki własne wspólnika idą z jego własnego zgłoszenia jako osoby prowadzącej działalność.
Z tego wynika praktyczna uwaga: spółka ma dwa odrębne rozliczenia w ZUS i trzeba o nich pamiętać osobno. Zgłoszenie spółki jako płatnika nie zgłasza wspólników, a zgłoszenie wspólnika nie czyni spółki płatnikiem.
Osobna kwestia: wspólnik nie może być pracownikiem własnej spółki cywilnej w zakresie prowadzenia jej spraw — to wynika z samej umowy spółki, a nie ze stosunku pracy. Umowa o pracę ze wspólnikiem na stanowisko związane z prowadzeniem spraw spółki jest konstrukcją, która przy kontroli się nie obroni.
W M&B zakładamy firmy i spółki i przy wspólnej działalności zawsze zaczynamy od pytania o ryzyko — bo prostota spółki cywilnej kosztuje odpowiedzialność majątkiem osobistym i nie każdemu to pasuje. Księgowość spółki cywilnej prowadzimy razem z rozliczeniem każdego wspólnika osobno, także przy różnych formach opodatkowania; umowę i ewentualne przekształcenie w spółkę z o.o. prowadzimy przy wsparciu prawników i doradcy podatkowego.