Ryczałt, skala czy liniowy: jak wybrać formę opodatkowania dla JDG

Nie ma formy opodatkowania, która jest najlepsza dla wszystkich. Jest forma najlepsza dla Twoich liczb: struktury przychodów, poziomu kosztów, sytuacji rodzinnej i tego, co planujesz w najbliższym roku. Ten sam przedsiębiorca w dwóch kolejnych latach może potrzebować dwóch różnych odpowiedzi.

Poniżej trzy formy dostępne dla jednoosobowej działalności, bez żargonu, z wyjaśnieniem każdego pojęcia i z listą pytań, które trzeba sobie zadać, zanim się zdecydujesz.

Trzy formy w jednym zdaniu

• Skala podatkowa (zasady ogólne), podatek od dochodu, czyli od przychodu pomniejszonego o koszty, według dwóch stawek: niższej do progu i wyższej powyżej. Jest kwota wolna od podatku, są ulgi, jest wspólne rozliczenie z małżonkiem.
• Podatek liniowy, podatek od dochodu według jednej stawki, niezależnie od tego, ile zarobisz. Bez kwoty wolnej, bez wspólnego rozliczenia, z bardzo ograniczonym katalogiem ulg.
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, podatek od przychodu, bez odliczania kosztów, według stawki zależnej od rodzaju wykonywanej działalności. Prostsza ewidencja, ale koszty nie mają znaczenia.

Dalej rozbieramy każdą z nich i pokazujemy, kiedy która wygrywa.

Skala podatkowa: forma domyślna, nie gorsza

Skala jest formą, która przypisuje się automatycznie, jeśli nie wybierzesz innej. To nie znaczy, że jest wyborem gorszym. Dla wielu firm to po prostu wybór właściwy.

Charakterystyka:

• Podatek płacisz od dochodu: przychód minus koszty uzyskania przychodu.
• Obowiązują dwie stawki: 12% do progu i 32% od nadwyżki ponad próg. Wyższa stawka dotyczy wyłącznie nadwyżki, a nie całego dochodu. To najczęściej mylone miejsce w całym systemie.
• Działa kwota wolna od podatku, która realnie zeruje podatek przy niskich dochodach.
• Możesz rozliczyć się wspólnie z małżonkiem i skorzystać z ulg: na dzieci, rehabilitacyjnej, termomodernizacyjnej i pozostałych z katalogu.
• Składka zdrowotna liczona jest od dochodu i, w odróżnieniu od poprzedniego stanu prawnego, nie pomniejsza podatku w dowolnym zakresie. To trzeba wliczyć w rachunek.

Kiedy skala wygrywa: gdy dochód mieści się w niższym progu, gdy masz dzieci albo małżonka o niskich dochodach, gdy korzystasz z ulg, gdy firma dopiero rusza i pierwszy rok jest inwestycyjny. Skala jest też bezpiecznym wyborem, kiedy nie wiesz, jak potoczy się rok, nie karze za niski dochód.

Podatek liniowy: jedna stawka, żadnych przywilejów

Liniowy to forma dla tych, którzy dużo zarabiają i mało odliczają.

• Jedna stawka 19% niezależnie od wysokości dochodu.
• Podatek liczony od dochodu, więc koszty w pełni działają.
• Brak kwoty wolnej. Podatek płacisz od pierwszej złotówki dochodu.
• Brak wspólnego rozliczenia z małżonkiem i brak większości ulg, w tym ulgi na dzieci.
• Składka zdrowotna liczona jest procentowo od dochodu, według niższej stawki niż na skali, z możliwością zaliczenia jej części do kosztów w limicie ustalanym na dany rok.

Kiedy liniowy wygrywa: gdy dochód wyraźnie przekracza próg skali i utrzyma się tam przez cały rok, gdy nie korzystasz z ulg i nie rozliczasz się wspólnie, gdy zależy Ci na przewidywalności: 19% to 19% niezależnie od tego, czy rok był świetny, czy rekordowy.

Ryczałt: prosto, ale bez kosztów

Ryczałt jest formą o zupełnie innej logice: podatek liczysz od przychodu, koszty w ogóle się nie liczą. Nie odliczysz laptopa, paliwa, biura ani wynagrodzeń.

• Stawki są zróżnicowane według rodzaju działalności i sięgają od kilku do kilkunastu procent. To, jaka stawka Ci przysługuje, wynika z faktycznie wykonywanych czynności, nie z tego, co wpisałeś do CEIDG.
• Obowiązuje limit przychodów, powyżej którego prawo do ryczałtu przepada od kolejnego roku.
• Część rodzajów działalności jest z ryczałtu wyłączona, trzeba to sprawdzić przed wyborem, nie po.
• Ewidencja jest prostsza: prowadzisz ewidencję przychodów, nie księgę przychodów i rozchodów.
• Składka zdrowotna jest zryczałtowana: jej wysokość zależy od progu rocznego przychodu, a nie od dochodu. To bywa dużą zaletą przy wysokiej marży.

Kiedy ryczałt wygrywa: w usługach, w których największym kosztem jest Twój czas: programowanie, doradztwo, projektowanie, usługi zdalne. Im mniejszy udział kosztów w przychodzie, tym mocniejszy argument za ryczałtem.

Kiedy ryczałt przegrywa: handel, produkcja, budowlanka, gastronomia, wszystko z zatowarowaniem, sprzętem i zatrudnieniem. Przy 70% kosztów w przychodzie płacenie podatku od całego przychodu jest po prostu drogie.

Porównanie w tabeli

Składka zdrowotna: element, który często decyduje

Największy błąd przy wyborze formy to porównanie samych stawek podatku. Składka zdrowotna liczy się inaczej w każdej z trzech form i przy części scenariuszy waży więcej niż sam podatek.

Trzy różne mechanizmy:

1. Skala, składka procentowa od dochodu, w najwyższej z trzech stawek procentowych. Im wyższy dochód, tym mocniej boli.
2. Liniowy, składka procentowa od dochodu, ale według niższej stawki, z możliwością zaliczenia części zapłaconych składek do kosztów w rocznym limicie.
3. Ryczałt, składka w stałej kwocie przypisanej do progu rocznego przychodu. Przy wysokim przychodzie i wysokiej marży zatrzymuje się na poziomie, którego nie przekroczy.

To dlatego dwie firmy o identycznym dochodzie mogą mieć bardzo różne rozliczenie: przy przychodzie 400 000 zł i kosztach 40 000 zł ryczałt policzy podatek od 400 000 zł, ale składkę zdrowotną według progu. Przy przychodzie 400 000 zł i kosztach 300 000 zł liniowy policzy podatek od 100 000 zł i składkę od tej samej kwoty. Bez policzenia obu ścieżek nie da się zgadnąć, która wygrywa.

Jak policzyć to na własnych liczbach

Nie potrzebujesz arkusza z pięćdziesięcioma polami. Potrzebujesz sześciu liczb.

1. Przychód roczny, realistyczny, na podstawie zamkniętego roku lub podpisanych umów, nie najlepszego kwartału pomnożonego przez cztery.
2. Koszty roczne, faktyczne, udokumentowane fakturami, a nie „mniej więcej”.
3. Udział kosztów w przychodzie, punkt drugi podzielony przez pierwszy. To jest liczba, która najsilniej przesądza o wyborze.
4. Stawka ryczałtu dla Twoich czynności, potwierdzona, nie założona. Przy kilku rodzajach usług możesz mieć kilka stawek naraz i trzeba wtedy rozdzielić przychody.
5. Sytuacja rodzinna, małżonek i jego dochody, liczba dzieci, ulgi, z których korzystasz.
6. Plany na rok, duża inwestycja, zatrudnienie pierwszego pracownika, wejście na rynki zagraniczne. Każda z tych rzeczy zmienia strukturę kosztów.

Mając te sześć liczb, policz łączne obciążenie w trzech wariantach: podatek plus składka zdrowotna, po ulgach. Wynik podaj w złotówkach rocznie, nie w procentach, bo procenty w tej analizie zwodzą.

Praktyczna wskazówka: jeśli różnica między wariantami wychodzi mniejsza niż kilka procent rocznego obciążenia, wybierz formę prostszą w obsłudze i bezpieczniejszą przy zmianie sytuacji. Kilkaset złotych różnicy nie jest warte formy, która przy pierwszym gorszym kwartale okaże się kosztowna.

Forma opodatkowania to nie to samo co VAT

To rozróżnienie warto mieć w głowie, bo mylenie tych dwóch rzeczy prowadzi do złych decyzji. Forma opodatkowania dotyczy podatku dochodowego, tego, który płacisz od swojego zarobku. VAT to zupełnie osobny podatek, rozliczany według innych zasad i w innych terminach.

Możesz być na ryczałcie i być czynnym podatnikiem VAT. Możesz być na skali i korzystać ze zwolnienia podmiotowego z VAT. Te dwie decyzje podejmuje się niezależnie i z innych powodów: o formie opodatkowania decyduje struktura Twoich kosztów i sytuacja rodzinna, o VAT, czyli o to, komu sprzedajesz i co kupujesz.

Praktyczna konsekwencja: przejście na ryczałt nie zwalnia Cię z obowiązku wystawiania faktur VAT ani z wysyłki plików JPK_V7, jeśli jesteś czynnym podatnikiem. Ewidencja przychodów na potrzeby ryczałtu i ewidencja VAT to dwa różne zestawy zapisów, prowadzone równolegle. Prostota ryczałtu dotyczy podatku dochodowego, nie całej księgowości.

Podobnie działa to przy zatrudnieniu. Forma opodatkowania Twojej działalności nie wpływa na to, jak rozliczasz pracowników: obowiązki płatnika, listy płac i deklaracje ZUS wyglądają tak samo na skali, liniowym i ryczałcie. Zmienia się tylko to, że przy ryczałcie wynagrodzenia nie zmniejszą Twojego podatku, bo koszty nie wchodzą do rachunku. To jeden z najważniejszych argumentów przeciwko ryczałtowi w firmach z zespołem.

Terminy, o których trzeba pamiętać

• Wybór formy na dany rok deklarujesz do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszego przychodu w tym roku. Przy działalności prowadzonej od stycznia oznacza to praktycznie 20 lutego.
• Nowa firma wybiera formę przy rejestracji w CEIDG albo w tym samym terminie liczonym od pierwszego przychodu.
• Zmiana formy w trakcie roku co do zasady nie jest możliwa, bo wybór wiąże do końca roku.
• Utrata prawa do ryczałtu przez przekroczenie limitu lub wykonanie czynności wyłączonej działa według własnych zasad i wymaga natychmiastowej reakcji.

Brak decyzji też jest decyzją: milczenie oznacza skalę podatkową.

Najczęstsze błędy

• Wybór na podstawie kodu PKD zamiast faktycznych czynności. O stawce ryczałtu decyduje to, co realnie robisz dla klienta, a nie to, co masz wpisane w rejestrze.
• Zapomnienie o składce zdrowotnej. Analiza samych stawek podatku daje wynik oderwany od rzeczywistości.
• Przenoszenie zeszłorocznej decyzji bez sprawdzenia. Firma z jednym pracownikiem to inne liczby niż firma jednoosobowa.
• Pominięcie sytuacji rodzinnej. Wspólne rozliczenie i ulga na dzieci potrafią przesunąć wynik o kilka tysięcy złotych rocznie.
• Liczenie na optymistycznym scenariuszu. Formę wybiera się w lutym, a przychód poznaje w grudniu. Wariant ostrożny bywa bezpieczniejszy niż ten policzony na najlepszym możliwym roku.
• Wybór bez rozmowy z księgową. To piętnaście minut rozmowy raz w roku wobec dwunastu miesięcy skutków.

Co dalej

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność i chcesz, żeby ktoś przeliczył wszystkie trzy warianty na Twoich danych, opisaliśmy zakres takiej obsługi na stronie księgowości dla JDG. Jeśli dopiero zakładasz firmę, wybór formy jest jedną z decyzji podejmowanych już przy rejestracji. O tym piszemy przy zakładaniu firmy.

Rozważasz przejście na spółkę, bo obciążenia na działalności zaczynają boleć? To osobna analiza z innym zestawem zmiennych. Punkt wyjścia znajdziesz przy księgowości spółki z o.o.. A jeśli powodem do zmian jest to, że obecne biuro nie odpowiada na takie pytania, zacznij od tekstu jak zmienić biuro rachunkowe.