Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to podatek liczony od przychodu, bez odliczania kosztów. Ta jedna cecha wyjaśnia wszystko inne: dlaczego jest tani dla usług, w których kosztów prawie nie ma, i dlaczego bywa katastrofalny dla handlu, gdzie marża jest wąska, a obrót duży.
Przykład, który pokazuje skalę: firma handlowa z przychodem 1 000 000 zł i kosztem towaru 900 000 zł osiąga dochód 100 000 zł. Na skali podatkowej zapłaci podatek od tych 100 000 zł. Na ryczałcie 3% — od całego miliona, czyli 30 000 zł, co jest niemal jedną trzecią jej dochodu.
Odwrotnie przy usługach: programista z przychodem 300 000 zł i kosztami 10 000 zł płaci 12% od 300 000 zł, a na skali płaciłby 12% i 32% od 290 000 zł. Różnica idzie w dziesiątki tysięcy na korzyść ryczałtu.
Stawki według rodzaju działalności
Stawka nie zależy od wysokości przychodu, a od tego, co robisz. Zakres od 2% do 17%.
| Stawka | Czego dotyczy (przykłady) |
|---|---|
| 17% | wolne zawody wymienione w ustawie |
| 15% | wiele usług wymienionych wprost: pośrednictwo, reklama, część doradztwa, usługi prawne poza wolnym zawodem |
| 14% | usługi w ochronie zdrowia, architektoniczne i inżynierskie, badania techniczne |
| 12% | część usług związanych z oprogramowaniem i IT, w tym doradztwo w zakresie oprogramowania |
| 10% | kupno i sprzedaż nieruchomości na własny rachunek |
| 8,5% | większość pozostałych usług, w tym najem do określonego progu, działalność edukacyjna, gastronomia bez alkoholu |
| 5,5% | roboty budowlane, przewozy ładunków powyżej określonej masy, część działalności wytwórczej |
| 3% | handel, gastronomia z alkoholem, część usług transportowych |
| 2% | sprzedaż przetworzonych produktów roślinnych i zwierzęcych z własnej uprawy |
Dwie rzeczy, na które warto uważać:
Jedna działalność, kilka stawek. Jeżeli prowadzisz różne rodzaje działalności, każdy przychód rozliczasz według swojej stawki. Trzeba wtedy prowadzić ewidencję, która pozwala je rozdzielić — a jeżeli nie da się tego zrobić, przepisy przewidują stawkę najwyższą z występujących.
Kwalifikacja usługi bywa sporna. Najczęstszy spór dotyczy granicy 8,5% / 12% / 15% przy usługach IT i doradztwie. To nie jest obszar, w którym warto zgadywać — przy większych przychodach różnica jednej stawki to kilkadziesiąt tysięcy rocznie, a interpretacja indywidualna kosztuje kilkaset złotych.
Limit przychodów
Ryczałt można stosować, dopóki przychód za poprzedni rok nie przekroczył równowartości 2 milionów euro. Kwotę przelicza się na złote według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego, więc złotowa wartość zmienia się co roku.
Po przekroczeniu limitu od kolejnego roku przechodzisz na skalę albo podatek liniowy. Nie wypadasz z ryczałtu w trakcie roku.
Osobny, niższy limit dotyczy możliwości rozliczania się kwartalnie — tu progiem jest równowartość 200 tysięcy euro.
Składka zdrowotna — kwota stała, nie procent
To druga istotna różnica wobec pozostałych form.
Na skali i na liniowym składka zdrowotna jest procentem dochodu. Na ryczałcie jest kwotą stałą, zależną od progu rocznego przychodu. W 2026 roku progi dają trzy wysokości składki miesięcznej: 498,35 zł, 830,58 zł oraz 1 495,04 zł.
Praktyczne konsekwencje:
- przy wysokim przychodzie składka przestaje rosnąć, co przy dużych kwotach działa na korzyść ryczałtu,
- przy przychodzie blisko progu warto policzyć, czy opłaca się go nie przekraczać,
- połowę zapłaconej składki można odliczyć od przychodu — to jedyne odliczenie dostępne na tej formie.
Jaką ewidencję trzeba prowadzić
Mniej niż przy innych formach i to jest realna zaleta.
Ewidencja przychodów — zapis przychodu z podziałem na stawki. To wszystko, jeżeli chodzi o podatek dochodowy.
Wykaz środków trwałych i wartości niematerialnych — mimo że amortyzacji się nie rozlicza, wykaz jest wymagany.
Ewidencja wyposażenia — w zakresie przewidzianym przepisami.
Czego nie prowadzi się: księgi przychodów i rozchodów, bo nie ma czego w niej zapisywać po stronie kosztów.
Przy czynnym podatniku VAT dochodzą rejestry VAT i plik JPK_V7 — ale to obowiązek wynikający z VAT, nie z ryczałtu, i dotyczy każdej formy opodatkowania.
Kto nie może wybrać ryczałtu
Ustawa wymienia wyłączenia. Najważniejsze w praktyce:
- aptekarstwo,
- handel częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych,
- obrót wartościami dewizowymi oraz część działalności finansowej i ubezpieczeniowej,
- wytwarzanie wyrobów objętych akcyzą, z wyjątkami,
- świadczenie usług na rzecz byłego pracodawcy — jeżeli odpowiadają czynnościom wykonywanym na etacie w tym samym albo poprzednim roku.
Ostatnie wyłączenie jest tym, które zaskakuje najczęściej — przy przejściu z etatu na współpracę B2B z tą samą firmą. Pisaliśmy o tym przy przejściu na umowę B2B.
Czego tracisz, wybierając ryczałt
Lista, która często przeważa o wyborze bardziej niż sama stawka:
Brak wspólnego rozliczenia z małżonkiem. Przy jednym dochodzie wysokim i drugim niskim albo zerowym to bywa różnica kilku tysięcy złotych rocznie.
Brak rozliczenia jako osoba samotnie wychowująca dziecko.
Brak ulgi na dzieci z tego źródła.
Brak kosztów. Oczywiste, ale warto wyobrazić sobie rok nietypowy: zakup samochodu, remont lokalu, duża inwestycja. Na ryczałcie żadna z tych kwot nie zmniejszy podatku.
Brak rozliczenia straty. Strata w działalności na ryczałcie nie istnieje jako kategoria, bo nie liczy się dochodu.
Kiedy ryczałt wygrywa, a kiedy przegrywa
Wygrywa przy:
- usługach z niskimi kosztami — IT, doradztwo, marketing, szkolenia, tłumaczenia,
- stabilnym, wysokim przychodzie i braku planów inwestycyjnych,
- najmie nieruchomości,
- jednej osobie bez rodziny do rozliczenia wspólnie.
Przegrywa przy:
- handlu i każdej działalności z dużym udziałem kosztu towaru,
- produkcji z zakupem materiałów,
- planowanych dużych inwestycjach,
- działalności z dużymi, zmiennymi kosztami,
- rodzinie, w której wspólne rozliczenie daje realną korzyść,
- pierwszym roku, gdy koszty rozruchu przewyższają przychód.
Jak to policzyć zamiast zgadywać
Rachunek jest prosty i warto go zrobić na własnych liczbach, a nie na średnich z internetu:
- weź przychód z ostatnich dwunastu miesięcy,
- weź koszty z tego samego okresu,
- policz podatek: na ryczałcie — przychód razy stawka; na skali — dochód według progów; na liniowym — dochód razy 19%,
- do każdego wariantu dodaj składkę zdrowotną liczoną według właściwych zasad,
- odejmij to, co w danym wariancie wolno odliczyć,
- porównaj trzy kwoty.
Punkt 4 bywa pomijany i potrafi odwrócić wynik, bo przy ryczałcie składka jest stała, a przy skali rośnie z dochodem. Pełne porównanie trzech form rozpisaliśmy przy wyborze między ryczałtem, skalą i liniowym.
Ryczałt przy najmie — osobna sprawa
Najem nieruchomości poza działalnością gospodarczą rozlicza się dziś obowiązkowo ryczałtem i nie jest to wybór. Stawki są dwie: 8,5% przychodu do określonego progu i 12,5% od nadwyżki ponad ten próg.
Dwie rzeczy, które odróżniają ten przypadek od ryczałtu w działalności:
Nie ma możliwości rozliczania kosztów — ani remontu, ani odsetek od kredytu, ani amortyzacji. To zmiana wobec stanu sprzed kilku lat i dla części właścicieli oznacza istotnie wyższy podatek niż wcześniej.
Limit progu liczy się odrębnie dla małżonków, a przy wspólnej własności można złożyć oświadczenie o opodatkowaniu całości przez jednego z nich.
Najem w ramach działalności gospodarczej rządzi się innymi zasadami i tam wybór formy nadal istnieje — to jest pierwsza rzecz do ustalenia, zanim policzy się podatek.
W M&B prowadzimy księgowość jednoosobowych działalności i formę opodatkowania liczymy na konkretnych liczbach, a nie na tym, co najczęściej wybierają inni. Przy wątpliwej kwalifikacji stawki — a przy usługach IT i doradztwie jest to częste — sprawę prowadzi doradca podatkowy. Jeżeli dopiero zakładasz firmę, robimy to razem z klientem i formę ustawiamy od razu, zanim zamknie się termin na jej wybór.