Formę opodatkowania zmienia się raz w roku, a termin liczy się od pierwszego przychodu, nie od stycznia. To rozróżnienie jest źródłem większości spóźnień: ludzie zakładają, że mają czas do końca stycznia albo do rozliczenia rocznego, a termin bywa krótszy i bywa dłuższy.
Termin — dokładnie
Oświadczenie składa się do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym uzyskałeś pierwszy przychód w danym roku podatkowym.
W praktyce:
| Pierwszy przychód w roku | Termin na oświadczenie |
|---|---|
| styczeń | 20 lutego |
| luty | 20 marca |
| marzec | 20 kwietnia |
| … | 20. dzień kolejnego miesiąca |
| grudzień | do końca roku podatkowego |
Dwie konsekwencje, które warto zauważyć:
Większość firm ma czas do 20 lutego, bo przychód w styczniu jest regułą. Stąd potoczne „do 20 lutego” — prawdziwe, ale tylko dla nich.
Firma, która zaczyna później, ma więcej czasu. Jeżeli pierwszy przychód pojawi się w maju, oświadczenie można złożyć do 20 czerwca — i wtedy wybór obejmuje cały rok, w tym miesiące bez przychodu.
Zmiana działa za cały rok — także wstecz
To jest mechanizm, który zaskakuje pozytywnie.
Wybór dokonany w terminie obowiązuje dla całego roku podatkowego, również dla miesięcy, które już minęły. Jeżeli w styczniu i lutym płaciłeś zaliczki według skali, a w lutym wybrałeś ryczałt, to cały rok rozliczasz ryczałtem — a zapłacone zaliczki rozliczysz w zeznaniu rocznym.
Praktyczny wniosek: styczeń nie przesądza niczego. Masz czas policzyć, jak wyglądał poprzedni rok, i podjąć decyzję na danych, a nie na prognozie.
Jak złożyć oświadczenie
Droga pierwsza, najprostsza: zmiana wpisu w CEIDG. Wniosek o zmianę wpisu zawiera pole formy opodatkowania i jego złożenie jest jednocześnie zawiadomieniem urzędu skarbowego. Da się zrobić online, z potwierdzeniem.
Droga druga: pisemne oświadczenie do naczelnika urzędu skarbowego właściwego według miejsca zamieszkania.
Niezależnie od drogi — zachowaj potwierdzenie. Przy sporze o to, czy oświadczenie wpłynęło w terminie, to jedyny dowód, a termin jest zawity.
Czego nie trzeba robić
Nie trzeba potwierdzać wyboru każdego roku. Raz wybrana forma obowiązuje do odwołania. Jeżeli w zeszłym roku miałeś liniowy i nic nie zgłaszasz, w tym roku dalej masz liniowy.
Nie trzeba składać oświadczenia, zostając przy skali po roku na skali.
Jedna rzecz, którą trzeba zrobić, a łatwo przeoczyć: powrót do skali też jest zmianą formy i wymaga oświadczenia, jeżeli poprzednio miałeś liniowy albo ryczałt.
Co jeśli nie złożysz nic
Obowiązuje forma z poprzedniego roku. Przy pierwszym roku działalności — skala podatkowa, bo jest formą domyślną.
Brak decyzji jest więc decyzją: zostanie to, co było. Przy firmie, która w ciągu roku mocno urosła, może to oznaczać kolejnych dwanaście miesięcy na formie, która przestała być korzystna.
Czego nie da się zmienić w trakcie roku
Poza terminem na oświadczenie — niczego. Przepisy nie przewidują zmiany formy w połowie roku.
Jedyne wyjątki, które kiedykolwiek istniały, wynikały z przepisów przejściowych przy konkretnych nowelizacjach i pozwalały zmienić wybór wyjątkowo, po zmianie zasad w trakcie roku. Dziś takiej możliwości nie ma i nie warto na nią liczyć.
To ma jedną praktyczną konsekwencję: decyzja z lutego obowiązuje też wtedy, gdy wrzesień okaże się dwa razy lepszy od planu. Dlatego przy dochodach zmiennych warto liczyć wariant pesymistyczny i optymistyczny, a nie tylko średni.
Co jeszcze wypada z wyborem formy
Zmiana formy pociąga za sobą rzeczy, o których się nie myśli:
Zmiana ewidencji. Przejście na ryczałt oznacza ewidencję przychodów zamiast księgi przychodów i rozchodów. Przejście z ryczałtu na skalę albo liniowy — odwrotnie, i wtedy trzeba odtworzyć ewidencję kosztów od początku roku, bo wybór działa wstecz.
Zmiana składki zdrowotnej. Inna zasada liczenia i inna kwota. Przy przejściu ze skali na liniowy składka spada z 9% na 4,9% dochodu i pojawia się odliczenie do 14 100 zł rocznie. Przy przejściu na ryczałt składka staje się kwotą stałą.
Utrata albo odzyskanie ulg. Wspólne rozliczenie, ulga na dzieci i rozliczenie jako osoba samotnie wychowująca dziecko są dostępne wyłącznie przy skali. Przejście na liniowy albo ryczałt zamyka je dla całego roku.
Zmiana terminu i formularza zeznania rocznego. PIT-36 przy skali, PIT-36L przy liniowym, PIT-28 przy ryczałcie.
Pięć rzeczy do policzenia przed zmianą
Rachunek, który warto zrobić w styczniu na danych z poprzedniego roku:
- przychód i koszty za cały poprzedni rok,
- podatek w każdym z trzech wariantów,
- składka zdrowotna w każdym z trzech wariantów — ta pozycja odwraca wynik najczęściej,
- ulgi i wspólne rozliczenie, jeżeli Cię dotyczą,
- plany na ten rok — duża inwestycja przemawia za skalą lub liniowym, bo na ryczałcie kosztów nie ma.
Dopiero suma z punktów 2 i 3, pomniejszona o punkt 4, jest liczbą do porównania. Samo porównanie stawek prowadzi do złych decyzji i opisaliśmy to szerzej przy wyborze między ryczałtem, skalą i liniowym.
Najczęstsze błędy
Liczenie terminu od stycznia. Termin biegnie od miesiąca pierwszego przychodu.
Założenie, że zmiana działa od miesiąca złożenia. Działa od początku roku.
Porównywanie samych stawek podatku. Bez składki zdrowotnej rachunek jest niepełny, a przy wyższych dochodach różnica w składce bywa większa niż różnica w podatku.
Zmiana na ryczałt bez sprawdzenia wyłączeń. Część działalności nie może z niego korzystać, a osobne wyłączenie dotyczy usług dla byłego pracodawcy.
Brak potwierdzenia złożenia. Termin jest zawity; bez dowodu nie da się wykazać, że oświadczenie wpłynęło na czas.
Zmiana formy a bieżące zaliczki
Rzecz, która w praktyce rodzi najwięcej pytań: co zrobić z zaliczkami zapłaconymi według poprzedniej formy.
Nie trzeba ich korygować w trakcie roku. Zapłacone zaliczki są wpłatami na podatek za ten rok i rozlicza się je w zeznaniu rocznym — niezależnie od tego, według jakiej formy zostały wyliczone.
Konsekwencje bywają dwie:
Nadpłata. Jeżeli nowa forma daje niższy podatek, zaliczki zapłacone wcześniej będą wyższe niż należne. Nadwyżka wróci jako nadpłata w rozliczeniu rocznym — albo można ją uwzględnić, obniżając kolejne zaliczki.
Dopłata. Przy odwrotnym kierunku trzeba liczyć się z dopłatą przy zeznaniu. Warto wtedy przeliczyć zaliczki narastająco od stycznia według nowej formy i zacząć płacić właściwe kwoty od najbliższego terminu, żeby cała różnica nie wypadła w kwietniu.
Od miesiąca złożenia oświadczenia zaliczki liczy się już według nowej formy, licząc narastająco od początku roku.
Kalendarz na styczeń
Prosta kolejność, która mieści się w jednym popołudniu:
Krok 1 — zamknij poprzedni rok liczbowo. Przychód, koszty, dochód. Nie potrzebujesz jeszcze zeznania, wystarczą sumy.
Krok 2 — policz trzy warianty podatku razem ze składką zdrowotną.
Krok 3 — dodaj plany na ten rok. Inwestycja, zatrudnienie pierwszej osoby, wejście w sprzedaż zagraniczną. Każda z tych rzeczy zmienia rachunek.
Krok 4 — sprawdź wyłączenia, jeżeli rozważasz ryczałt albo liniowy. Usługi dla byłego pracodawcy zamykają obie te formy.
Krok 5 — złóż oświadczenie i zachowaj potwierdzenie. Przez CEIDG albo pisemnie do urzędu.
Całość przed 20. dniem miesiąca następującego po miesiącu pierwszego przychodu. Przy przychodzie w styczniu to 20 lutego.
Co z ewidencją po zmianie formy
Rzecz, o której myśli się dopiero wtedy, gdy zmiana już nastąpiła.
Przejście na ryczałt — zamiast księgi przychodów i rozchodów prowadzisz ewidencję przychodów. Koszty przestają mieć znaczenie podatkowe, ale wykaz środków trwałych zostaje.
Przejście z ryczałtu na skalę albo liniowy — tu jest więcej pracy, bo wybór działa wstecz za cały rok. Trzeba odtworzyć ewidencję kosztów od 1 stycznia: zebrać faktury kosztowe, które przy ryczałcie nie były nikomu potrzebne, i ująć je w księdze. Dlatego przy planowanej zmianie w tym kierunku warto zbierać dokumenty kosztowe od stycznia, nawet jeszcze na ryczałcie — inaczej część kosztów przepadnie bezpowrotnie.
Przejście między skalą i liniowym nie zmienia ewidencji wcale — jedna i druga forma prowadzi księgę przychodów i rozchodów.
W M&B przegląd formy opodatkowania robimy raz w roku w abonamencie przy księgowości jednoosobowych działalności — na danych z poprzedniego roku i przed upływem terminu, a nie przy rozliczeniu rocznym, gdy nic już nie da się zmienić. Przy JDG zakładanej od zera wybór formy przeprowadza doradca podatkowy: normalnie 400 zł netto, w ramach rozpoczęcia współpracy bezpłatnie.