Księgowa zamienia dokumenty w rozliczenia i pilnuje, żeby wyszły w terminie. To jest sedno, ale sedno nie wystarcza do tego, żeby wiedzieć, o co można poprosić — a to jest najdroższa luka w relacji z księgowością.
Poniżej zakres pracy rozpisany na rytm: co dzieje się co miesiąc, co raz w roku i co tylko wtedy, gdy coś się wydarzy.
Co miesiąc
1. Przyjęcie i sprawdzenie dokumentów. Czy faktura dotyczy tej firmy, czy jest kompletna, czy kwoty się zgadzają, czy nie jest duplikatem. Od momentu obowiązkowego KSeF faktury sprzedaży i zakupu docierają systemowo, więc ten etap zmienił charakter: mniej dopytywania o brakujące dokumenty, więcej weryfikacji tego, co już jest w systemie.
2. Dekretacja. Zakwalifikowanie każdego dokumentu: na jakie konto, w jakim okresie, czy wchodzi do VAT, czy jest kosztem. To moment, w którym zapada większość rozstrzygnięć podatkowych — i dlatego to etap, który wymaga od Ciebie opisu wydatku, jeżeli nie jest oczywisty. Pisaliśmy o tym przy pieczątkach księgowych.
3. Prowadzenie ewidencji. W zależności od formy: księga przychodów i rozchodów, ewidencja przychodów przy ryczałcie albo pełne księgi rachunkowe. Do tego rejestry VAT sprzedaży i zakupów oraz ewidencja środków trwałych.
4. Uzgodnienia. Czy rejestr VAT zgadza się z księgą, czy saldo rozrachunków z kontrahentami ma sens, czy nie ma dokumentów zaksięgowanych dwa razy. Ten etap jest niewidoczny dla klienta i jest tym, co odróżnia rozliczenie od wprowadzania danych.
5. Wyliczenie zobowiązań. Zaliczka na podatek dochodowy, VAT do zapłaty albo do przeniesienia, składki ZUS przedsiębiorcy. Dobre biuro podaje te kwoty z wyprzedzeniem, nie w dniu płatności.
6. Wysyłka. Plik JPK_V7, deklaracje, dokumenty rozliczeniowe do ZUS. Z potwierdzeniem odbioru, które warto zachować.
7. Przy kadrach: lista płac, wyliczenie wynagrodzeń od brutto do netto, PPK, zgłoszenia i wyrejestrowania w ZUS, dokumenty rozliczeniowe. Opisaliśmy ten proces przy liście płac.
Raz w roku
Rozliczenie roczne — PIT przedsiębiorcy albo CIT spółki. Przy skali podatkowej dochodzi policzenie ulg i ewentualnego wspólnego rozliczenia.
Sprawozdanie finansowe — przy pełnych księgach. Bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa, złożenie do Krajowego Rejestru Sądowego.
PIT-11 dla pracowników i informacje dla ZUS.
Inwentaryzacja i remanent — spis z natury przy KPiR, pełna inwentaryzacja przy księgach rachunkowych.
Decyzje na nowy rok — forma opodatkowania, sposób rozliczania (miesięcznie czy kwartalnie), zaliczki uproszczone. To jedyny moment w roku, gdy część z tych rzeczy można zmienić, i dlatego grudzień i styczeń są u księgowych najgorętsze.
Tylko wtedy, gdy coś się wydarzy
Tu zaczyna się część, o której przedsiębiorcy najczęściej nie wiedzą, że można o nią poprosić:
- rejestracja do VAT i do VAT-UE, wyrejestrowanie,
- wyliczenie skutków zakupu samochodu, maszyny, nieruchomości,
- porównanie form opodatkowania na Twoich liczbach,
- zaświadczenia o niezaleganiu — potrzebne przy kredycie, leasingu, przetargu,
- wnioski o raty albo odroczenie terminu płatności podatku,
- odpowiedzi na pisma z urzędu i reprezentacja przy kontroli, na pełnomocnictwie,
- korekty za okresy wcześniejsze,
- przygotowanie danych do kredytu albo do rozmowy z inwestorem,
- zawieszenie i wznowienie działalności,
- likwidacja firmy i rozliczenie końcowe.
Większość tych rzeczy nie dzieje się sama. Trzeba o nie poprosić — i dlatego warto wiedzieć, że istnieją.
Księgowa a doradca podatkowy
Dwa różne zawody, czasem jedna osoba.
Księgowa prowadzi ewidencje, liczy, składa. Usługowe prowadzenie księgowości jest dziś działalnością nieregulowaną — certyfikat księgowy wydawany przez Ministerstwo Finansów został zniesiony. Pozostał obowiązek ubezpieczenia OC przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych.
Doradca podatkowy to zawód regulowany: egzamin państwowy, wpis na listę prowadzoną przez Krajową Izbę Doradców Podatkowych, obowiązkowe ubezpieczenie i odpowiedzialność dyscyplinarna. Może reprezentować podatnika przed organem i przed sądem administracyjnym, wydawać opinie i podpisywać stanowisko w sporze.
Kiedy ta różnica staje się widoczna: przy pierwszym piśmie z urzędu i przy decyzji, która kosztuje. W bieżącym rozliczaniu nie widać jej wcale.
Czego księgowa nie zrobi
Lista równie ważna jak poprzednie, bo zapobiega rozczarowaniu:
Nie podejmie decyzji biznesowych. Może policzyć skutki trzech wariantów. Wybór jest Twój i to nie jest unik — przy formie opodatkowania czy inwestycji wchodzą czynniki, których nie ma w dokumentach.
Nie rozliczy dokumentu, którego nie dostała. Faktura kosztowa w szufladzie to nie koszt. Brzmi banalnie, a jest najczęstszą stratą pieniędzy w małych firmach.
Nie wychwyci transakcji, o której nie wie. Jeżeli podpisałeś umowę z zagranicznym kontrahentem i nikt o tym nie powiedział, obowiązki z niej wynikające pojawią się dopiero przy rozliczeniu — czyli po terminie.
Nie pilnuje Twoich terminów handlowych. Zapłaty od kontrahentów, wypowiedzenia, terminy umowne. To nie jest w zakresie.
Nie prowadzi spraw sądowych ani nie bada sprawozdania finansowego — to kompetencje radcy prawnego, adwokata i biegłego rewidenta.
Kiedy dzwonić — zasada jednego słowa
Zasada brzmi: przed.
Przed zakupem samochodu, nie po. Przed zatrudnieniem pierwszej osoby, nie w dniu rozpoczęcia pracy. Przed wejściem w sprzedaż do innego kraju. Przed sprzedażą majątku firmy. Przed zmianą formy opodatkowania. Przed wypłatą z zysku spółki.
Po fakcie księgowa może już tylko zaksięgować skutek — a skutek bywał do wyboru, zanim decyzja zapadła. Różnica między telefonem przed i po bywa czterocyfrowa i jest to najtańsza rzecz, jaką można zrobić dla swoich podatków.
Co możesz zrobić, żeby ta praca działała lepiej
Cztery rzeczy, każda po Twojej stronie:
- przekazuj dokumenty jednym kanałem, który zostawia datę,
- opisuj nietypowe wydatki — jednym zdaniem, czego dotyczyły,
- mów o planach, nie tylko o zdarzeniach,
- pytaj o kwoty z wyprzedzeniem, zamiast czekać na informację w dniu płatności.
Żadna z nich nie jest uprzejmością wobec księgowości. Każda z nich zmniejsza Twój własny rachunek albo ryzyko.
Czego nie widać, a kosztuje najwięcej pracy
Trzy rzeczy, które zajmują księgowej najwięcej czasu i których klient nie widzi wcale:
Uzgadnianie rozrachunków. Czy saldo z kontrahentem zgadza się z tym, co faktycznie zostało zapłacone. Rozjazdy wychodzą przy nadpłatach, zapłatach częściowych i przy fakturach zapłaconych z prywatnego konta.
Pilnowanie spójności VAT z księgą. Ta sama transakcja wchodzi do dwóch różnych ewidencji w różnych momentach — data wystawienia faktury, data dostawy, data powstania obowiązku podatkowego. Rozjazd między nimi jest najczęstszą przyczyną korekt.
Śledzenie progów. Limit zwolnienia z VAT, limit pełnych ksiąg, limit ryczałtu, progi składki zdrowotnej. Każdy liczy się inaczej i każdy ma inny skutek po przekroczeniu. To praca, która polega na tym, żeby nic się nie stało — i dlatego jest niewidoczna dopóki się nie stanie.
W skrócie
- co miesiąc: przyjęcie i sprawdzenie dokumentów, dekretacja, ewidencje, uzgodnienia, wyliczenie podatku i składek, wysyłka JPK_V7 i deklaracji,
- raz w roku: zeznanie roczne, sprawozdanie finansowe przy pełnych księgach, PIT-11 dla pracowników, remanent, decyzje o formie opodatkowania na nowy rok,
- na żądanie: rejestracje i wyrejestrowania, wyliczenia przed decyzją, zaświadczenia, wnioski o raty, odpowiedzi na pisma, korekty, zawieszenie i likwidacja,
- czego nie zrobi: nie podejmie decyzji biznesowych, nie rozliczy dokumentu, którego nie ma, nie wychwyci transakcji, o której nie wie, nie pilnuje terminów handlowych,
- najtańszy telefon w roku: ten wykonany przed decyzją, nie po niej.
W M&B prowadzimy księgowość i obsługujemy spółki z o.o. razem z kadrami i płacami, a doradca podatkowy jest w tej samej firmie — więc telefon „przed decyzją” nie wymaga szukania nikogo na zewnątrz. Jak wygląda współpraca i co wchodzi w zakres, opisaliśmy w cenniku; osoby, które za to odpowiadają, przedstawiamy z nazwiskami na stronie o nas.