Biuro rachunkowe prowadzi księgi Twojej firmy, wylicza podatki i składki, składa deklaracje i rozmawia za Ciebie z urzędem. To cztery rzeczy i każda z nich ma swoją cenę, swój termin i swoją odpowiedzialność.

Poniżej rozpisane są po kolei, razem z tym, czego biuro zrobić nie może — bo to drugie bywa odkrywane dopiero w momencie, w którym jest potrzebne.

Obsługa księgowa — rdzeń usługi

To, co biuro prowadzi, zależy od Twojej formy opodatkowania i formy prawnej.

Jednoosobowa działalność i spółki osobowe:

  • KPiR — książka przychodów i rozchodów, przy skali podatkowej i podatku liniowym,
  • ewidencja przychodów — przy ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych; nie ujmuje się w niej kosztów,
  • ewidencje VAT i pliki JPK_V7,
  • ewidencja środków trwałych i odpisy amortyzacyjne,
  • rozliczenia roczne PIT.

Spółki z o.o. i inne podmioty prowadzące pełną rachunkowość:

  • księgi rachunkowe według ustawy o rachunkowości,
  • rozliczenia CIT,
  • sprawozdanie finansowe i jego złożenie do KRS,
  • polityka rachunkowości i plan kont.

Różnica w pracochłonności między ewidencją ryczałtu a pełnymi księgami jest wielokrotna — i to ona, nie wielkość firmy, najmocniej wpływa na cenę.

Kadry i płace — osobny obszar, często osobna osoba

Zatrudnienie choćby jednej osoby otwiera drugi zestaw obowiązków, zupełnie niezależny od księgowości:

  • umowy o pracę, zlecenia i o dzieło,
  • listy płac i przelewy wynagrodzeń,
  • zgłoszenia i wyrejestrowania w ZUS, deklaracje rozliczeniowe,
  • akta osobowe i ich przechowywanie,
  • PPK,
  • ewidencja czasu pracy, urlopy, zwolnienia lekarskie,
  • pilnowanie terminów badań okresowych i szkoleń BHP,
  • PIT-11 i roczne rozliczenia pracowników.

W praktyce kadrami zajmuje się inna osoba niż księgowością, bo to inna dziedzina przepisów. Warto wiedzieć, kto u Ciebie będzie prowadził którą część — i czy przy pierwszym etacie nie trzeba będzie szukać tego osobno.

Reprezentacja przed urzędami

Biuro może działać w Twoim imieniu, jeżeli dostanie pełnomocnictwo. Trzy druki, które się do tego wykorzystuje:

  • UPL-1 — pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji podatkowych drogą elektroniczną,
  • ZUS-PEL — pełnomocnictwo w sprawach ZUS,
  • PPO-1 — pełnomocnictwo ogólne w sprawach podatkowych.

Bez nich biuro przygotuje dokumenty, ale podpisać je musisz Ty — i Ty będziesz odbierał telefony z urzędu.

Zakres pełnomocnictwa ma granicę. W postępowaniu podatkowym pełnomocnikiem może być osoba fizyczna mająca pełną zdolność do czynności prawnych, ale rolę profesjonalnego pełnomocnika pełnią doradca podatkowy, radca prawny i adwokat. To jest moment, w którym zwykłe biuro bez takich uprawnień w zespole nie wystarczy.

Czego biuro rachunkowe nie zrobi

Lista jest krótka, ale ważna:

  • nie zastąpi doradcy podatkowego w sporze z urzędem, w postępowaniu i przed sądem administracyjnym,
  • nie wyda wiążącej opinii podatkowej — to inna usługa i inna odpowiedzialność,
  • nie odpowiada za Twoje decyzje biznesowe, tylko za ich prawidłowe ujęcie w księgach,
  • nie podejmie decyzji za Ciebie co do formy opodatkowania — może policzyć warianty, wybór zostaje Twój,
  • nie naprawi braku dokumentów. Jeżeli faktury nie ma, nie ma kosztu.

Ostatni punkt brzmi banalnie, a jest najczęstszym źródłem rozczarowania we współpracy.

Odpowiedzialność — część, o którą pyta się najrzadziej

To jest najważniejszy akapit w całym tekście.

Wobec urzędu podatnikiem jesteś Ty. Jeżeli w deklaracji jest błąd, zaległy podatek wraz z odsetkami zapłacisz Ty, nie biuro. Urząd nie prowadzi rozliczeń z Twoim księgowym.

Biuro odpowiada wobec Ciebie. Na dwa sposoby: kontraktowo, na zasadach z umowy, oraz z obowiązkowego ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej, które musi posiadać każdy podmiot prowadzący usługowo księgi rachunkowe.

Z tego wynikają trzy pytania, które warto zadać przed podpisaniem umowy:

  1. Jaka jest suma gwarancyjna polisy OC i czy obejmuje też usługi kadrowo-płacowe?
  2. Co mówi umowa o odpowiedzialności za odsetki i kary wynikające z błędu biura?
  3. Kto konkretnie prowadzi moją firmę i co się dzieje, gdy ta osoba jest na urlopie?

Trzecie pytanie jest prozaiczne, ale rozstrzyga o tym, czy w sierpniu ktokolwiek odbierze telefon.

Wymogi ustawowe wobec biura

Obowiązek posiadania certyfikatu księgowego zniesiono w 2014 roku. Deregulacja bywa przedstawiana jako całkowity brak wymagań, co nie jest prawdą. Ustawa o rachunkowości wymaga, by osoba prowadząca usługowo księgi:

  • miała pełną zdolność do czynności prawnych,
  • nie była skazana prawomocnie za przestępstwa przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu i pieniędzmi, za przestępstwa skarbowe oraz za czyny z przepisów o rachunkowości,
  • posiadała obowiązkowe ubezpieczenie OC.

Certyfikatu nie ma, odpowiedzialność została. Dlatego zamiast pytać o dokumenty, warto pytać o polisę, o zespół i o to, kto odpowiada za co.

Biuro, własna księgowa czy samodzielnie

Trzy drogi i każda ma punkt, w którym przestaje się opłacać.

Samodzielnie. Realne przy ryczałcie, niewielkiej liczbie faktur i braku zatrudnienia. Koszt to Twój czas plus ryzyko pomyłki. Przestaje działać w momencie rejestracji do VAT albo pierwszego pracownika.

Własna księgowa na etacie. Sensowna przy dużej skali, gdy koszt etatu jest niższy niż abonament za setki dokumentów. Ryzyko: jedna osoba to jeden punkt awarii — urlop, choroba, odejście.

Biuro rachunkowe. Zespół zamiast jednej osoby, odpowiedzialność z polisy, zwykle dostęp do kadr i doradcy w tym samym miejscu. Koszt stały, niezależny od tego, czy w danym miesiącu dużo się dzieje.

Jak wybrać — siedem pytań

Zamiast porównywać ceny z ofert, zadaj te same pytania wszystkim kandydatom:

  1. Kto będzie prowadził moją firmę i kto go zastępuje?
  2. Jaka jest suma gwarancyjna OC i co obejmuje?
  3. Czy w zespole jest doradca podatkowy i czy mam do niego dostęp bez dodatkowej umowy?
  4. Jak dostarczam dokumenty i do kiedy w miesiącu?
  5. Kiedy dowiem się, ile mam zapłacić podatku — przed terminem płatności czy w dniu terminu?
  6. Co dokładnie zawiera abonament, a co jest płatne osobno? Sprawozdanie finansowe, rozliczenie roczne, korekty, pismo z urzędu.
  7. Co się stanie, jeśli odejdę — w jakiej formie dostanę swoje dane?

Odpowiedź na piąte pytanie mówi o biurze więcej niż cała oferta. Informacja o podatku dzień przed terminem jest formalnie poprawna i praktycznie bezużyteczna.

Ile to kosztuje

Cena zależy od czterech rzeczy, w tej kolejności: forma prawna, liczba dokumentów w miesiącu, liczba zatrudnionych i status w VAT. Spółka z pełnymi księgami kosztuje wielokrotnie więcej niż jednoosobowa działalność na ryczałcie, przy tej samej liczbie faktur.

Dlatego sensowna wycena nie bierze się z tabelki, a z kilku pytań o Twoją firmę. Policzysz ją na naszej stronie z cennikiem — na własnych danych, bez rozmowy.

Jeśli masz już biuro i się zastanawiasz

Najczęstsze powody zmiany, które słyszymy, to nie cena. To brak kontaktu, informacja o podatku w ostatniej chwili i poprawianie błędów, których nie było widać przez rok.

Zmiana biura w trakcie roku jest możliwa i nie wymaga zgody urzędu — rozpisaliśmy całą operację w tekście o tym, jak zmienić biuro rachunkowe krok po kroku.

W M&B prowadzimy księgowość jednoosobowych działalności i spółek z o.o., razem z kadrami i płacami. Doradca podatkowy jest u nas, w tej samej firmie, pod tym samym numerem — nie trzeba go szukać osobno, gdy przychodzi pismo z urzędu.