Pieczątka księgowa nie jest wymogiem prawnym. To narzędzie, które przyspiesza czynność rzeczywiście wymaganą: sprawdzenie dowodu księgowego i opisanie go przed ujęciem w księgach.

Różnica wydaje się akademicka, dopóki nie przychodzi kontrola. Wtedy okazuje się, że nikt nie pyta o stempel — pytają o to, czy z dokumentu wynika, kiedy i jak został zaksięgowany.

Co mówi ustawa

Dowód księgowy przed ujęciem w księgach podlega sprawdzeniu i opisaniu. Ustawa o rachunkowości wymaga, by dokument zawierał wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia w księgach rachunkowych — to jest właśnie dekretacja — wraz z podpisem osoby odpowiedzialnej.

Przy księgach prowadzonych w systemie informatycznym część tych elementów może wynikać z samego programu, pod warunkiem że zapewnia on trwałe powiązanie opisu z zapisem księgowym i możliwość jego odtworzenia.

Nigdzie nie pada słowo „pieczątka”. Pada słowo „opis”.

Trzy rodzaje pieczątek, które spotkasz

Pieczątka dekretacyjna, nazywana też tabelaryczną. Największa z nich: tabelka z polami na numer dowodu, konto Wn i Ma, kwotę, miesiąc ujęcia, datę i podpis. To ona wykonuje właściwą pracę i to jej brakuje najczęściej.

Pieczątka zatwierdzająca. Potwierdza, że dokument sprawdzono pod względem merytorycznym oraz formalno-rachunkowym. Zwykle ma dwa osobne pola na podpisy, bo są to dwie różne czynności wykonywane często przez dwie różne osoby: kto potwierdza, że usługa została wykonana, i kto potwierdza, że rachunek się zgadza.

Pieczątka imienna głównego księgowego. Imię, nazwisko, stanowisko, miejsce na podpis. Używana tam, gdzie wymagany jest podpis osoby odpowiedzialnej za prowadzenie ksiąg.

Jakie dokumenty się opisuje

Opisowi podlegają wszystkie dowody księgowe, a dzielą się one na trzy grupy:

  • zewnętrzne obce — to, co dostajesz od kontrahentów: faktury zakupu, rachunki, wyciągi bankowe, noty obciążeniowe,
  • zewnętrzne własne — to, co wystawiasz: faktury sprzedaży, noty, duplikaty,
  • wewnętrzne — dokumenty krążące wyłącznie wewnątrz firmy: polecenia księgowania, listy płac, dowody przesunięć magazynowych, protokoły likwidacji.

W praktyce najwięcej uwagi wymaga pierwsza grupa, bo to w niej zdarzają się dokumenty, z których nie wynika, czego dotyczy wydatek.

Opis merytoryczny — ta część należy do Ciebie

To jest miejsce, w którym podział pracy między firmą a biurem rachunkowym bywa niejasny.

Dekretacja należy do księgowego. To on decyduje, na jakie konto trafia dokument i w którym miesiącu.

Opis merytoryczny należy do Ciebie. Księgowy nie wie, czego dotyczyła faktura za „usługę doradczą” na 4 000 zł ani po co kupiono dwadzieścia monitorów. Jeżeli z samego dokumentu nie wynika związek z działalnością, trzeba to dopisać — bo przy kontroli to właśnie ten związek jest badany.

Wystarczy jedno zdanie na dokumencie albo w wiadomości przesyłanej razem z nim: czego dotyczy, dla jakiego projektu lub klienta, dlaczego firma poniosła ten wydatek.

Przy projektach dofinansowanych opis jest jeszcze bardziej rozbudowany i rządzi się własnymi wymaganiami — pisaliśmy o tym przy wyodrębnionej księgowości projektu.

Czego nie robić

Naklejek i zszywanych kartek. Bywają kwestionowane ze względu na brak trwałości. Naklejka odpada, dokument zostaje bez opisu, a dowodu na to, że opis kiedykolwiek istniał, nie ma.

Opisu ołówkiem. Z tego samego powodu.

Opisu na kopii. Opisuje się ten egzemplarz, który trafia do dokumentacji.

Zbiorczego opisu na okładce segregatora. Opis dotyczy dowodu, nie zbioru dowodów.

Czy kupować pieczątkę

Zależy od tego, kto prowadzi Twoje księgi.

Prowadzisz samodzielnie → pieczątka dekretacyjna zwraca się po kilkudziesięciu dokumentach. Przepisywanie tej samej tabelki odręcznie przy stu fakturach miesięcznie jest zwyczajną stratą czasu.

Księgi prowadzi biuro → własna pieczątka nie jest Ci potrzebna. Opis i dekretację wykonuje biuro. Twoja rola kończy się na opisie merytorycznym, a do tego wystarczy długopis.

Rozliczasz projekty dofinansowane → pieczątka z numerem i nazwą projektu oszczędza mnóstwo pracy i, co ważniejsze, eliminuje pomyłki w numerze przy kilkuset dokumentach.

A faktury w KSeF

Przy fakturze ustrukturyzowanej nie ma czego stemplować — nie istnieje papierowy egzemplarz, na którym dałoby się postawić pieczątkę.

Opis i dekretacja przenoszą się w całości do systemu księgowego, a wymóg pozostaje ten sam: musi być trwale powiązany z konkretnym dokumentem i możliwy do odtworzenia.

Dla firm oznacza to jedno: opis merytoryczny, który dotąd dopisywano długopisem na fakturze, trzeba przekazywać inaczej — w polu opisu w systemie albo w uzgodniony sposób razem z dokumentem. Warto ustalić to z biurem, zanim zrobi to za Ciebie przypadek. Więcej o samym systemie piszemy na stronie poświęconej KSeF.

W skrócie

  • Pieczątka: nie jest obowiązkowa.
  • Opis i dekretacja dowodu: są obowiązkowe.
  • Kontrola sprawdza treść opisu, nie narzędzie.
  • Opis merytoryczny to Twoja część pracy, nawet przy pełnej obsłudze księgowej.
  • Przy fakturach elektronicznych opis żyje w systemie i musi być trwale powiązany z dokumentem.

Dekretacja — co to znaczy i kto to robi

Słowo pojawia się w rozmowach z księgowością i rzadko bywa wyjaśnione, a to ono stoi za całą sprawą pieczątek.

Dekretacja to przygotowanie dokumentu do zapisania w księgach. Składa się z trzech czynności:

  1. sprawdzenie dokumentu — czy jest kompletny, czy dotyczy tej firmy, czy kwoty się zgadzają,
  2. zakwalifikowanie — ustalenie, w którym okresie i na jakich kontach dokument ma być ujęty,
  3. zatwierdzenie do ujęcia — wskazanie, że dokument może wejść do księgi.

Pieczątka jest wyłącznie nośnikiem tych informacji. Można je równie dobrze napisać odręcznie albo dołączyć w systemie — przepisy nie wymagają tuszu.

Podział pracy wygląda zwykle tak: sprawdzenie merytoryczne należy do firmy (czy ten wydatek dotyczy działalności, czego konkretnie dotyczy, kto go zlecił), a kwalifikacja księgowa do księgowości (konto, okres, ujęcie w VAT). To rozdzielenie ma sens, bo każda strona wie to, czego druga wiedzieć nie może.

Pieczątka firmowa a dane na dokumentach

Osobna sprawa, mylona z poprzednią: pieczątka z danymi firmy nie jest wymagana przez żadne przepisy — ani na fakturze, ani na umowie, ani na pismach do urzędu.

Dane firmy muszą być na dokumencie jako treść, nie jako odbicie pieczątki. Wydrukowane w nagłówku faktury spełniają wymóg w pełni.

Gdzie pieczątka bywa wymagana w praktyce, mimo braku podstawy w przepisach:

  • w niektórych bankach — przy dokumentach składanych w oddziale, na podstawie wewnętrznych procedur, nie prawa,
  • w części zamówień publicznych i przetargów — gdy wymaga tego dokumentacja postępowania,
  • u części kontrahentów — z przyzwyczajenia, przy dokumentach odbiorowych.

To są wymogi cudzych procedur. Warto je znać, żeby nie dyskutować o nich w okienku, ale nie są one argumentem na to, że pieczątka jest obowiązkowa.

Dokumenty, których nie da się opisać standardowo

Trzy przypadki wracają najczęściej:

Paragon bez danych firmy. Sam paragon przy zakupie firmowym nie wystarcza jako podstawa odliczenia VAT i przy większości wydatków nie wystarcza też jako koszt. Trzeba poprosić o fakturę — i zrobić to od razu, bo po fakcie sprzedawca nie zawsze jest do tego zobowiązany. Wyjątki (autostrady, bilety) są wąskie i warto je ustalić z księgowością raz, a nie przy każdym wydatku.

Dokument w obcym języku. Nie wymaga tłumaczenia przysięgłego, ale przy kontroli trzeba umieć wyjaśnić, czego dotyczy. Opis po polsku na dokumencie albo w załączniku rozwiązuje sprawę.

Wydatek bez dokumentu. Zdarza się przy drobnych płatnościach i nie da się go „opisać” na dokumencie, którego nie ma. Część takich sytuacji pokrywają dowody wewnętrzne, ale ich zakres jest ograniczony i trzeba go ustalić z księgowością, zanim wydatek się powtórzy.

Jeżeli chcesz mieć pewność, że dokumenty Twojej firmy są opisane tak, jak trzeba, prowadzimy księgowość razem z dekretacją i porządkiem w dokumentacji — także dla spółek z o.o..