Zaliczka wraca zawsze, zadatek nie. Ta jedna różnica decyduje o kilku, kilkunastu albo kilkudziesięciu tysiącach złotych przy każdej zerwanej umowie. A w podatkach — i to jest druga połowa tego tekstu — obie formy rozlicza się identycznie, co regularnie zaskakuje obie strony transakcji.
Zaliczka — zwykła część ceny
Zaliczka to po prostu wcześniejsza wpłata na poczet ceny. Nie ma własnej regulacji w Kodeksie cywilnym, bo jej nie potrzebuje: jest spełnieniem części świadczenia.
Gdy umowa dochodzi do skutku — zaliczka zalicza się na cenę.
Gdy umowa nie dochodzi do skutku — zaliczka podlega zwrotowi w całości, bez względu na to, kto zawinił. Strona, która poniosła szkodę, może dochodzić odszkodowania, ale to osobne roszczenie, które trzeba udowodnić.
Praktyczny skutek: zaliczka nie zabezpiecza niczego. Kupujący może się wycofać i odzyskać pieniądze; sprzedawca, który odmówił sprzedaży, oddaje tyle, ile dostał.
Zadatek — zabezpieczenie wykonania umowy
Zadatek ma własną regulację i własny mechanizm. Zasada jest symetryczna:
Umowa wykonana — zadatek zalicza się na cenę.
Niewykonanie z winy kupującego — sprzedający zatrzymuje zadatek.
Niewykonanie z winy sprzedającego — kupujący może żądać zwrotu zadatku w podwójnej wysokości.
Rozwiązanie umowy za zgodą stron — zadatek podlega zwrotowi, a obowiązek zapłaty sumy dwukrotnie wyższej odpada.
Niewykonanie z przyczyn niezależnych od obu stron albo z winy obu — to samo: zwrot pojedynczej kwoty.
Ostatnie dwa punkty są najczęściej pomijane w rozmowach o zadatku. Zadatek nie przepada automatycznie przy każdym niedoszłym kontrakcie — przepada tylko przy winie jednej strony.
Jak to zapisać w umowie
Trzeba użyć słowa „zadatek” wprost. To najważniejsze zdanie w tym tekście od strony praktycznej.
Bez tego słowa wpłatę uznaje się zwykle za zaliczkę, bo zadatek jest konstrukcją szczególną i nie domniemywa się go z samego faktu przedpłaty. Zapis „wpłata na poczet ceny” albo „przedpłata” to zaliczka, choćby strony myślały inaczej.
Co jeszcze warto zapisać:
- kwotę i termin wpłaty,
- czego dotyczy — konkretnej umowy, konkretnego przedmiotu,
- termin wykonania umowy — bez niego trudno ustalić, kiedy nastąpiło niewykonanie,
- co strony uznają za niewykonanie — zwłaszcza przy umowach etapowych,
- sposób zwrotu — rachunek, termin.
Co bywa zapisywane, a działa inaczej niż strony sądzą: „zadatek bezzwrotny”. Przy niewykonaniu z winy sprzedającego albo za zgodą stron kodeksowy mechanizm zwrotu działa i taki zapis nie zdejmuje go automatycznie — przy sporze bywa oceniany jako postanowienie niedozwolone, zwłaszcza w umowie z konsumentem.
Ile może wynosić
Przepisy nie określają wysokości. Praktyka: 10–20% ceny.
Granica jest jednak realna: sąd może uznać rażąco wysoki zadatek za sprzeczny z zasadami współżycia społecznego, zwłaszcza w stosunkach z konsumentem. Zadatek w wysokości 50% ceny przy umowie, w której sprzedawca nie poniósł jeszcze żadnych kosztów, jest w takiej ocenie trudny do obrony.
Drugi kierunek jest równie ważny: zadatek zbyt niski nie zabezpiecza. Przy zadatku 2% kupującemu taniej jest odejść niż dotrzymać umowy — a sprzedawca zostaje z kosztami przygotowania i bez rekompensaty.
Kiedy co wybrać
Zadatek, gdy:
- zamawiasz materiał albo towar pod konkretne zlecenie i nie sprzedasz go komu innemu,
- rezerwujesz termin i odmawiasz innym klientom,
- umowa dotyczy nieruchomości — tu zadatek jest standardem,
- klient jest nowy i nie masz historii współpracy.
Zaliczka, gdy:
- chcesz sfinansować start pracy, a nie zabezpieczyć umowę,
- pracujesz ze stałym klientem, z którym zabezpieczenie nie jest potrzebne,
- umowa przewiduje etapowe płatności i każda z nich jest po prostu częścią ceny,
- sam nie chcesz ryzykować zwrotu w podwójnej wysokości — bo zadatek działa w obie strony i przy opóźnieniu po Twojej stronie kosztuje Cię dwukrotnie.
Ostatni punkt bywa niedoceniany przez sprzedawców, którzy proszą o zadatek dla bezpieczeństwa: to zabezpieczenie jest symetryczne.
W podatkach — bez różnicy
Tu kończy się prawo cywilne i zaczyna rozliczenie, w którym nazwa wpłaty nie ma znaczenia.
VAT: obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty przed dokonaniem dostawy albo wykonaniem usługi. Nie ma przepisu różnicującego zadatek i zaliczkę. Fakturę zaliczkową wystawia się w obu przypadkach, w terminie do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wpłaty. Mechanizm opisaliśmy przy fakturze zaliczkowej i końcowej.
Podatek dochodowy: ani zadatek, ani zaliczka na poczet przyszłej dostawy nie są przychodem w chwili otrzymania. Przychód powstaje przy wykonaniu usługi albo wydaniu towaru.
Jedna różnica pojawia się dopiero wtedy, gdy umowa nie dojdzie do skutku — i o niej niżej.
Zerwana umowa — jak to rozliczyć
Zwrot wpłaty (zaliczka albo zadatek zwracany):
- faktura korygująca do zera,
- zwrot pieniędzy,
- korekta zmniejszająca podatek rozliczana w okresie, w którym spełniono warunki uzgodnienia i jego udokumentowania. Opisaliśmy to przy fakturze korygującej.
Zatrzymany zadatek:
- faktura korygująca do zera — bo dostawy nie było, więc nie ma czego opodatkowywać jako sprzedaż,
- zatrzymana kwota zmienia charakter: przestaje być zapłatą za dostawę i staje się świadczeniem o charakterze odszkodowawczym, poza zakresem VAT,
- w podatku dochodowym zatrzymany zadatek jest przychodem — i to jest ta jedna realna różnica podatkowa między zadatkiem a zaliczką.
Zadatek zwracany w podwójnej wysokości:
- korekta faktury zaliczkowej do zera i zwrot wpłaconej kwoty,
- dodatkowa kwota jest odszkodowaniem — poza VAT po Twojej stronie,
- po Twojej stronie nie jest kosztem uzyskania przychodu w zakresie, w jakim stanowi karę umowną albo odszkodowanie wyłączone z kosztów. Ten punkt warto sprawdzić dla konkretnego przypadku, bo wyłączenia z kosztów dotyczą wymienionych rodzajów kar i odszkodowań, a nie każdego świadczenia.
Co z tego wynika dla umów w firmie
Trzy decyzje, które warto podjąć raz i wpisać do wzoru umowy:
1. Kiedy prosimy o zadatek, a kiedy o zaliczkę. Reguła, nie każdorazowa improwizacja.
2. Jaka wysokość. Procent ceny, z kwotą minimalną i maksymalną.
3. Co uznajemy za niewykonanie umowy i w jakim terminie. To ten zapis decyduje w sporze, kto zawinił — a przy jego braku sprawa sprowadza się do korespondencji i dobrej pamięci.
Przy sprzedaży do konsumentów dochodzi czwarta rzecz: prawo odstąpienia przy umowach na odległość działa niezależnie od zadatku. Konsument, który odstępuje w ustawowym terminie, odzyskuje wpłatę w całości — i żaden zapis o zadatku tego nie zmienia.
Najczęstsze błędy
Brak słowa „zadatek” w umowie przy intencji zabezpieczenia. Wpłata jest wtedy zaliczką.
Założenie, że zadatek przepada zawsze. Przepada przy winie kupującego, nie przy rozwiązaniu za zgodą stron.
Pominięcie faktury zaliczkowej przy zadatku — w VAT nazwa nie ma znaczenia, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wpłaty.
Doliczenie zadatku do przychodu w podatku dochodowym w miesiącu wpłaty.
Brak korekty faktury przy zatrzymanym zadatku — zostaje wtedy w rejestrach sprzedaż, której nie było.
Pominięcie przychodu z zatrzymanego zadatku w podatku dochodowym.
„Zadatek bezzwrotny” w umowie z konsumentem.
Zadatek przy umowie przedwstępnej na nieruchomość
Najczęstszy przypadek, w którym zadatek dotyczy dużych kwot — i w którym warto znać kilka szczegółów.
Forma umowy przedwstępnej. Zwykła forma pisemna wystarcza do zabezpieczenia zadatkiem, ale nie daje prawa do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej przed sądem. Takie prawo daje tylko forma aktu notarialnego. Przy zwykłej umowie zostaje Ci zadatek, a nie nieruchomość.
Podatek od czynności cywilnoprawnych przy umowie przedwstępnej nie występuje — powstaje przy umowie przyrzeczonej, od całej ceny.
Zadatek a kredyt kupującego. Przy odmowie kredytu sprawa zależy od tego, co stoi w umowie: bez zapisu o warunku kredytowym odmowa banku jest zwykle traktowana jako niewykonanie umowy z winy kupującego, czyli zadatek przepada. Z zapisem przewidującym zwrot przy odmowie — wraca. To jedno zdanie w umowie przedwstępnej jest warte całej kwoty zadatku.
Termin przedawnienia roszczeń z umowy przedwstępnej jest krótki — roszczenia przedawniają się z upływem roku od dnia, w którym umowa przyrzeczona miała być zawarta.
W M&B prowadzimy księgowość firmom pracującym na przedpłatach i przy pierwszej takiej transakcji ustalamy z klientem dwie rzeczy naraz: jak zapisać wpłatę w umowie i jak ją zafakturować — bo w VAT nazwa nie zmienia nic, a w sporze cywilnym zmienia wszystko. Przy zerwanych umowach i zatrzymanych zadatkach rozliczamy korektę razem ze skutkiem w podatku dochodowym; sprawy sporne prowadzimy z prawnikami.