Fakturę koryguje sprzedawca. Dane opisowe poprawia nabywca notą. Niektórych rzeczy nie da się poprawić żadnym z tych dokumentów. Te trzy zdania rozstrzygają niemal każdą sytuację i pomylenie ich jest najczęstszym źródłem problemów.
Kto, czym i co poprawia
| Co jest błędne | Czym się to poprawia | Kto wystawia |
|---|---|---|
| cena, stawka, kwota podatku, ilość | faktura korygująca | sprzedawca |
| rabat, zwrot towaru, zwrot zapłaty | faktura korygująca | sprzedawca |
| nazwa, adres, numer zamówienia, data | nota korygująca | nabywca |
| pomyłka w zapisie NIP nabywcy | nota korygująca | nabywca |
| faktura na zupełnie inny podmiot | korekta do zera i nowa faktura | sprzedawca |
| faktura wystawiona omyłkowo, nieprzekazana | anulowanie | sprzedawca |
Dwie linie w tej tabeli warto rozwinąć, bo to na nich najczęściej się potyka.
Nota korygująca — co można, a czego nie
Notę wystawia nabywca i służy wyłącznie do danych opisowych.
Można nią poprawić: nazwę i adres stron, numer zamówienia, datę sprzedaży zapisaną błędnie, pomyłkę w zapisie numeru identyfikacyjnego.
Nie można nią poprawić: ceny, stawki podatku, kwoty podatku, wartości sprzedaży, ilości, nazwy towaru lub usługi, jeżeli zmienia ona przedmiot transakcji.
Nota nie zmienia kwot, więc jej waga podatkowa jest niewielka — i dlatego historyczny wymóg akceptacji przez wystawcę faktury przestał mieć znaczenie praktyczne. Dziś wystarczy, że druga strona notę otrzyma i nie zgłosi zastrzeżeń.
Granica, o którą toczą się spory: pomyłka w zapisie NIP (literówka, przestawiona cyfra) to przypadek dla noty. Faktura wystawiona na zupełnie inny podmiot to nie pomyłka w danych, tylko dokument wystawiony na niewłaściwego nabywcę — i tam właściwą drogą jest korekta do zera przez sprzedawcę oraz wystawienie faktury na właściwy podmiot.
Anulowanie — wąski przypadek
Przepisy nie regulują anulowania wprost; dopuszcza je praktyka i orzecznictwo w jednej sytuacji: faktura nie weszła do obrotu prawnego.
Oznacza to łącznie:
- nie trafiła do nabywcy,
- nie została ujęta w rozliczeniu podatkowym żadnej ze stron.
W praktyce dotyczy to faktur wystawionych omyłkowo i od razu wycofanych. Po przekazaniu nabywcy anulowanie nie wchodzi w grę — zostaje korekta.
Anulowaną fakturę zachowuje się w dokumentacji, z adnotacją i obu egzemplarzami, żeby numeracja pozostała ciągła.
W systemie KSeF sytuacja jest prostsza i trudniejsza zarazem: faktura przesłana do systemu i opatrzona numerem jest wystawiona, więc pole do anulowania praktycznie znika.
Co musi zawierać faktura korygująca
Elementy obowiązkowe:
- wyraz „FAKTURA KORYGUJĄCA” albo „KOREKTA”,
- numer kolejny i data wystawienia,
- dane identyfikujące fakturę pierwotną — jej numer, data wystawienia oraz dane stron i pozycje, których korekta dotyczy,
- nazwa towaru lub usługi objętych korektą,
- kwota korekty podstawy opodatkowania i podatku, w rozbiciu na stawki,
- przy korekcie niezmieniającej podstawy — prawidłowa treść korygowanych pozycji.
Przyczyna korekty nie jest dziś elementem obowiązkowym, ale warto ją wskazywać: to ona rozstrzyga, w którym okresie ująć korektę zwiększającą.
W którym okresie ująć korektę
To jest część, w której najłatwiej się pomylić, i rządzi się różnymi zasadami zależnie od kierunku.
Korekta zmniejszająca (in minus). Obniżenia podstawy i podatku należnego dokonuje się w okresie wystawienia korekty — pod warunkiem posiadania dokumentacji, z której wynika uzgodnienie z nabywcą warunków obniżenia, i spełnienia tych warunków. Bez dokumentacji — w okresie jej uzyskania. Rozpisaliśmy to przy korekcie zawyżonej stawki VAT.
Korekta zwiększająca (in plus). Decyduje przyczyna:
- powstała po transakcji (podwyżka ceny, dodatkowe prace) — ujęcie na bieżąco, w okresie zaistnienia przyczyny,
- istniała od początku (błąd w cenie, zaniżona stawka) — ujęcie wstecz, w okresie pierwotnej transakcji, co oznacza korektę pliku JPK_V7 i ewentualne odsetki.
Dlatego warto wskazywać przyczynę korekty na dokumencie: po roku nikt nie pamięta, czy cena wzrosła na skutek aneksu, czy została pierwotnie policzona błędnie.
Po stronie nabywcy
Przy korekcie zmniejszającej nabywca obniża podatek naliczony w okresie, w którym uzgodniono warunki korekty i zostały one spełnione — nie czekając na sam dokument, jeżeli uzgodnienie już nastąpiło.
Przy korekcie zwiększającej prawo do zwiększenia odliczenia powstaje na zasadach ogólnych, po otrzymaniu korekty.
Czego nabywca nie robi: nie koryguje samodzielnie zapisów w księgach bez dokumentu. Zapis bez podstawy wygląda przy kontroli gorzej niż pierwotna pomyłka.
Korekty w podatku dochodowym — inna zasada
Warto rozdzielić, bo VAT i podatek dochodowy mają tu różne reguły.
W podatku dochodowym korektę przychodów i kosztów ujmuje się na bieżąco — w okresie wystawienia faktury korygującej albo innego dokumentu potwierdzającego przyczyny korekty.
Wyjątek: gdy korekta wynika z błędu rachunkowego albo innej oczywistej omyłki — wtedy wstecz, do okresu pierwotnego.
Czyli: rabat udzielony po transakcji koryguje przychód na bieżąco. Pomyłka w cenie — wstecz. Ta sama logika co przy VAT in plus, ale sformułowana inaczej.
Faktury korygujące w KSeF
Korekty również przechodzą przez Krajowy System e-Faktur i dotyczy ich ten sam obowiązek co faktur pierwotnych.
Co to zmienia na lepsze: znika problem dowodowy doręczenia. Data otrzymania korekty przez nabywcę jest systemowa, więc nie trzeba wykazywać, że dokument do niego dotarł.
Co się nie zmienia: moment obniżenia podatku należnego przy korekcie in minus nadal zależy od uzgodnienia warunków z nabywcą i ich spełnienia. KSeF ułatwia udokumentowanie doręczenia, ale nie zastępuje uzgodnienia.
Nota korygująca pozostaje poza systemem — wystawia ją nabywca i dotyczy wyłącznie danych opisowych.
Pięć błędów, które wracają
1. Nota korygująca do zmiany stawki. Nie działa; potrzebna faktura korygująca od sprzedawcy.
2. Anulowanie faktury, która trafiła do nabywcy. Nie wchodzi w grę; zostaje korekta.
3. Brak dokumentacji uzgodnienia przy korekcie in minus. Obniżenie przesuwa się na okres, w którym dokumentacja powstanie.
4. Ujęcie korekty in plus na bieżąco, choć wynikała z pierwotnego błędu. Powstaje zaległość z odsetkami.
5. Kilka korekt do jednej faktury bez pilnowania kolejności. Każda kolejna odnosi się do stanu po poprzednich — przy trzech korektach łatwo skorygować coś dwa razy.
Korekta zbiorcza — jedna faktura do wielu
Przy rabacie udzielonym za okres (na przykład za kwartał albo za cały rok) nie trzeba wystawiać osobnej korekty do każdej faktury.
Zbiorcza faktura korygująca może obejmować wszystkie dostawy dla jednego nabywcy w danym okresie. Warunek jest jeden: musi wskazywać okres, do którego odnosi się rabat.
Dwie zalety praktyczne: zamiast czterdziestu dokumentów powstaje jeden, a przy uzgodnieniu warunków rabatu okresowego łatwiej o dokumentację, bo wynika ona wprost z umowy albo z aneksu.
Czego zbiorcza korekta nie załatwi: pomyłek w pojedynczych fakturach. Rabat to zmiana ceny po transakcji, a błąd w stawce czy w ilości wymaga korekty odnoszącej się do konkretnego dokumentu.
Co zrobić, gdy kontrahent nie przyjmuje korekty
Zdarza się przy sporze o zakres wykonanej usługi.
Przy korekcie in minus (zmniejszasz swoją sprzedaż) brak reakcji kontrahenta nie blokuje Cię całkowicie — liczy się dokumentacja uzgodnienia warunków, a nie jego podpis. Wystarczy korespondencja, aneks, zapis w umowie albo dowód zwrotu różnicy.
Przy korekcie in plus (zwiększasz) sytuacja jest trudniejsza, bo kontrahent ma zapłacić więcej. Korektę wystawiasz i rozliczasz niezależnie od jego zgody — ale samo dochodzenie zapłaty to już sprawa cywilna, nie podatkowa.
Praktyczna rada: uzgodnienie na piśmie przed wystawieniem korekty rozwiązuje oba przypadki i zajmuje jedną wiadomość.
W M&B prowadzimy księgowość i obsługujemy spółki z o.o. razem z rozliczeniem korekt i pilnowaniem okresu, w którym mają zostać ujęte — bo to on, a nie sam dokument, decyduje o kwocie podatku. Przy sporze z kontrahentem albo z organem o moment ujęcia korekty sprawę prowadzi doradca podatkowy; szczegóły systemu zebraliśmy na stronie o KSeF.