SLIM VAT to nie jedna zmiana, tylko kilka pakietów rozłożonych na lata. Część z nich realnie uprościła rozliczenia, część przeniosła ciężar dowodu na podatnika — i to drugie trzeba znać, bo w codziennej pracy kosztuje więcej niż pierwsze. Ten tekst nie jest kroniką zmian; opisuje stan, który z nich wyszedł.
Korekty zmniejszające — największa zmiana
Jak było: obniżenie podstawy opodatkowania wymagało potwierdzenia odbioru faktury korygującej przez nabywcę. Firmy zbierały podpisy, zwrotki i maile, a przy braku odpowiedzi klienta korekta czekała miesiącami.
Jak jest: obniżenia dokonuje się za okres, w którym podatnik:
- uzgodnił z nabywcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania,
- posiada dokumentację potwierdzającą to uzgodnienie,
- a warunki te zostały spełnione,
przy czym faktura korygująca musi być zgodna z posiadaną dokumentacją.
Co to znaczy w praktyce. Potwierdzenie odbioru przestało być warunkiem, ale pojawił się warunek trudniejszy: udokumentowane uzgodnienie. I tu jest sedno — uzgodnienie trzeba mieć przed wystawieniem korekty, a nie po.
Co zwykle wystarcza jako dokumentacja:
- aneks do umowy zmieniający cenę,
- korespondencja mailowa z akceptacją rabatu albo zwrotu,
- protokół reklamacyjny z decyzją o uznaniu,
- zapis w umowie ramowej o rabatach za obrót, z wyliczeniem,
- dokument zwrotu towaru podpisany przez obie strony.
Czego nie wystarcza: samej faktury korygującej i samego przelewu zwrotnego, bez śladu uzgodnienia.
Po stronie nabywcy obowiązek zmniejszenia podatku naliczonego powstaje w okresie, w którym warunki obniżenia zostały uzgodnione — niezależnie od tego, kiedy dostał korektę. To realna zmiana w obowiązkach kupującego: nie można czekać na dokument.
Mechanizm korekty opisaliśmy szerzej przy fakturze korygującej.
Korekty zwiększające
Tu zasada została uporządkowana wprost: zwiększenia podstawy opodatkowania dokonuje się w okresie, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia.
Co z tego wynika:
Przyczyna istniejąca od początku (błąd w cenie, pomyłka w ilości) — korekta wstecz, do okresu pierwotnej faktury, razem z odsetkami od zaległości.
Przyczyna powstała później (podwyżka ceny po dostawie, dodatkowe świadczenie) — korekta na bieżąco, w okresie zdarzenia.
To rozróżnienie decyduje o odsetkach i jest sprawdzane przy kontrolach. Praktyczna rada: opisać przyczynę korekty na dokumencie, bo po roku nikt nie będzie pamiętał, czy cena była błędna od początku, czy zmieniła się później.
Kursy walut
Zasada ogólna: do przeliczenia kwot w walucie obcej stosuje się kurs średni Narodowego Banku Polskiego z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień powstania obowiązku podatkowego (albo odpowiednio dzień wystawienia faktury).
Uproszczenie z pakietów SLIM VAT: podatnik może stosować do przeliczeń w VAT te same zasady, co w podatku dochodowym — pod warunkiem stosowania ich konsekwentnie przez określony czas.
Po co to komu: bo wcześniej ta sama transakcja bywała przeliczana dwoma różnymi kursami — jednym do VAT, drugim do podatku dochodowego. Przy obrocie zagranicznym oznaczało to podwójne liczenie i różnice, które trzeba było tłumaczyć.
Przy korektach: co do zasady stosuje się kurs z rozliczenia pierwotnego. Przy korektach zbiorczych dopuszczalny jest kurs z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury korygującej — co przy rabacie rocznym na kilkaset faktur oszczędza kilkaset przeliczeń.
Limit małego podatnika
Podniesiony z równowartości 1,2 mln euro do 2 mln euro w ramach pakietu SLIM VAT 3.
Dlaczego to ma znaczenie: status małego podatnika decyduje o prawie do kwartalnego rozliczenia VAT i do metody kasowej. Podniesienie limitu objęło tym prawem znacznie szerszą grupę firm.
Limit przelicza się według kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku, w zaokrągleniu do 1 000 zł.
Kiedy kwartał się opłaca, a kiedy nie, opisaliśmy przy rozliczeniu kwartalnym.
Metoda kasowa
Przy metodzie kasowej obowiązek podatkowy powstaje z dniem otrzymania zapłaty (przy sprzedaży dla podatników), a nie z dniem dostawy.
Dla kogo: małych podatników, którzy ją wybiorą, zgłaszając to naczelnikowi urzędu skarbowego.
Dla kogo ma sens: firm sprzedających z długimi terminami płatności i do kontrahentów, którzy płacą nieregularnie. Bez metody kasowej VAT od faktury z terminem 60 dni trzeba zapłacić, zanim pieniądze wpłyną.
Co jest kosztem tej metody: odliczenie podatku naliczonego również wiąże się z zapłatą — nie odliczysz podatku z faktury zakupowej, dopóki jej nie zapłacisz. Przy firmie, która sama płaci z opóźnieniem, przewaga znika.
Nabycie wewnątrzwspólnotowe
Zniesiono warunek otrzymania faktury w terminie trzech miesięcy dla odliczenia podatku naliczonego przy wewnątrzwspólnotowym nabyciu towarów.
Jak było: przy braku faktury w tym terminie trzeba było wykazać podatek należny i cofnąć odliczenie, a potem przywracać je po otrzymaniu dokumentu. Przy dostawcach spóźniających się z fakturami oznaczało to korekty wstecz.
Jak jest: podatek naliczony rozlicza się w tym samym okresie co należny, bez względu na moment otrzymania faktury.
Co pozostało bez zmian: obowiązek rejestracji do VAT-UE przed pierwszą transakcją oraz informacje podsumowujące. Opisaliśmy to przy VAT-UE.
Sankcja VAT — z ryczałtu na uznaniową
Dodatkowe zobowiązanie podatkowe, ustalane przy zaniżeniu podatku należnego albo zawyżeniu naliczonego, przestało być sztywnym procentem.
Organ ustala je w granicach do określonego procentu, biorąc pod uwagę okoliczności: rodzaj i stopień naruszenia, częstotliwość, kwotę, działania podjęte przez podatnika w celu usunięcia nieprawidłowości, a także czy nieprawidłowość wynikała z oszustwa.
Co to znaczy praktycznie: szybka korekta i współpraca z organem realnie obniżają sankcję. Wcześniej procent był ten sam niezależnie od postawy podatnika.
Zmiana wynikła z orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, które uznało sztywne sankcje za nieproporcjonalne w sytuacjach bez oszustwa.
Czego SLIM VAT nie zmienił
Warto to powiedzieć, bo nazwa sugeruje więcej, niż pakiety przyniosły:
Stawek VAT. 23%, 8%, 5%, 0% — bez zmian.
Zasad odliczania przy samochodach osobowych. Nadal 50% bez ewidencji przebiegu.
Wyłączenia odliczenia przy usługach noclegowych i gastronomicznych — poza wąskim wyjątkiem dla odsprzedaży noclegów. Opisaliśmy to przy VAT za hotel.
Terminu składania pliku JPK_V7 — nadal 25. dzień.
Obowiązku podzielonej płatności przy towarach z załącznika nr 15 powyżej progu.
Co z tego wynika dla firmy
Trzy rzeczy do sprawdzenia w swoich procedurach:
1. Czy przy każdej korekcie zmniejszającej zbieracie dokumentację uzgodnienia — przed wystawieniem korekty, nie po.
2. Czy opisujecie przyczynę korekty zwiększającej — od niej zależy, czy korekta idzie wstecz z odsetkami, czy na bieżąco.
3. Czy sprawdziliście status małego podatnika po podniesieniu limitu — kwartał i metoda kasowa bywają dostępne firmom, które wcześniej ich nie miały.
Najczęstsze błędy
Korekta zmniejszająca bez dokumentacji uzgodnienia — potwierdzenie odbioru przestało wystarczać, bo przestało być warunkiem.
Uzgodnienie udokumentowane po wystawieniu korekty.
Korekta zwiększająca na bieżąco przy błędzie istniejącym od początku — powinna iść wstecz.
Dwa różne kursy do VAT i do podatku dochodowego przy tej samej transakcji, mimo możliwości ujednolicenia.
Nieprzeliczenie limitu małego podatnika po jego podniesieniu.
Metoda kasowa wybrana bez policzenia skutku po stronie zakupów.
Jak udokumentować uzgodnienie w praktyce
Skoro dokumentacja uzgodnienia zastąpiła potwierdzenie odbioru, warto mieć gotowe wzorce dla trzech najczęstszych sytuacji.
Rabat potransakcyjny za obrót. Najwygodniej zapisać zasadę w umowie ramowej: próg obrotu, wysokość rabatu, termin rozliczenia. Wtedy uzgodnieniem jest sama umowa, a dokumentacją — zestawienie obrotu za okres. Nie trzeba uzgadniać każdego rabatu osobno.
Zwrot towaru. Dokumentem jest protokół zwrotu albo potwierdzenie przyjęcia zwrotu, z datą i wykazem pozycji. Przy sprzedaży internetowej rolę tę pełni zwykle zgłoszenie odstąpienia i potwierdzenie przyjęcia przesyłki zwrotnej.
Reklamacja uznana. Protokół reklamacyjny z decyzją o obniżeniu ceny, podpisany albo potwierdzony mailem przez klienta.
Zasada, która porządkuje wszystkie trzy przypadki: dokumentacja ma pokazywać, że obie strony wiedziały o obniżeniu i je przyjęły, zanim powstała korekta. Faktura korygująca jest skutkiem uzgodnienia, nie jego dowodem.
W M&B prowadzimy księgowość i przy korektach pilnujemy przede wszystkim dokumentacji uzgodnienia, bo to ona zastąpiła potwierdzenie odbioru — a bywa trudniejsza do zebrania po fakcie. Przy spółkach z obrotem zagranicznym ujednolicamy kursy do VAT i do podatku dochodowego, żeby ta sama transakcja nie była liczona dwa razy; status małego podatnika sprawdzamy co roku w październiku.