Kwartalne rozliczenie nie zmniejsza podatku. Zmienia moment, w którym go płacisz — i właśnie dlatego bywa korzystne, a bywa szkodliwe. Decyduje jedna rzecz: czy w Twojej firmie regularnie wychodzi podatek do zapłaty, czy do zwrotu.

Dwa różne kwartały

Najpierw trzeba rozdzielić dwie rzeczy, które często się mylą, bo mają różne warunki i różne terminy.

Kwartalne zaliczki na podatek dochodowy — płacisz zaliczki cztery razy w roku zamiast dwunastu.

Kwartalne rozliczenie VAT — składasz plik JPK_V7 cztery razy w roku zamiast dwunastu.

Można mieć jedno bez drugiego. Można mieć oba. Warunki są podobne, ale nie identyczne.

Kwartalne zaliczki na podatek dochodowy

Kto może:

  • mali podatnicy — u których przychód ze sprzedaży za poprzedni rok nie przekroczył ustawowego limitu (2 mln euro w przeliczeniu na złote według kursu ogłaszanego na dany rok),
  • podatnicy rozpoczynający działalność — w roku jej rozpoczęcia, przy spełnieniu warunków dotyczących wcześniejszego prowadzenia działalności przez podatnika i osoby bliskie.

Dotyczy to zarówno podatku dochodowego od osób fizycznych (skala, podatek liniowy, ryczałt), jak i podatku dochodowego od osób prawnych.

Terminy: do 20. dnia miesiąca następującego po kwartale:

  • I kwartał — 20 kwietnia,
  • II kwartał — 20 lipca,
  • III kwartał — 20 października,
  • IV kwartał — 20 stycznia następnego roku.

Jak się wybiera: nie ma osobnego wniosku. Wybór metody zgłasza się w zeznaniu rocznym składanym za rok, w którym stosowano daną metodę wpłacania zaliczek. W praktyce oznacza to, że decyzję podejmujesz na początku roku i stosujesz ją konsekwentnie, a formalnie potwierdzasz w zeznaniu.

Kwartalne rozliczenie VAT

Kto może: mali podatnicy VAT — u których wartość sprzedaży za poprzedni rok nie przekroczyła 2 mln euro w przeliczeniu na złote.

Czego nie da się obejść: przez pierwszy okres po rejestracji do VAT obowiązuje rozliczenie miesięczne. Kwartał można wybrać dopiero potem. Opisaliśmy to przy rejestracji do VAT.

Wyłączenia. Kwartalne rozliczenie jest niedostępne między innymi dla podatników dokonujących dostaw towarów wymienionych w załączniku nr 15 do ustawy (towary objęte mechanizmem podzielonej płatności), gdy ich wartość przekracza ustawowe progi, oraz w innych przypadkach wskazanych w ustawie. Przy handlu towarami wrażliwymi trzeba to sprawdzić dla swojej konkretnej sprzedaży.

Jak się wybiera: aktualizacją formularza VAT-R, złożoną przed początkiem okresu, od którego ma działać.

Termin: do 25. dnia miesiąca następującego po kwartale — 25 kwietnia, 25 lipca, 25 października, 25 stycznia.

Kiedy kwartał się opłaca

Gdy regularnie wychodzi podatek do zapłaty. Pieniądze zostają w firmie dłużej — przy VAT za styczeń zamiast 25 lutego płacisz 25 kwietnia. To dwa miesiące darmowego kredytu na własnym podatku.

Gdy przychody są nieregularne. Przy sprzedaży skupionej w jednym miesiącu kwartału zaliczka liczona od całego kwartału bywa łatwiejsza do zapłacenia niż zaliczka od miesiąca rekordowego.

Gdy dokumenty docierają z opóźnieniem. Przy kwartale masz więcej czasu na zebranie faktur zakupowych — a każda niewprowadzona faktura to podatek zapłacony za wcześnie.

Gdy chcesz mniej obsługi. Cztery pliki zamiast dwunastu to mniej pracy i mniej okazji do pomyłki.

Kiedy kwartał szkodzi

Gdy regularnie wychodzi zwrot VAT. To najważniejszy przypadek. Przy rozliczeniu miesięcznym występujesz o zwrot dwanaście razy w roku, przy kwartalnym cztery. Pieniądze leżą w urzędzie o kilka miesięcy dłużej.

Dotyczy to firm, które: dużo inwestują, eksportują (stawka 0% przy pełnym odliczeniu zakupów), sprzedają w stawkach obniżonych przy zakupach w stawce 23%, albo dopiero startują i zatowarowują się przed sprzedażą.

Gdy płatność jednorazowa jest za duża. Trzymiesięczny podatek w jednej kwocie wymaga dyscypliny. Firma, która nie odkłada pieniędzy na podatek, przy kwartale ma trzykrotnie większy problem w jednym dniu.

Gdy chcesz widzieć wynik na bieżąco. Comiesięczne rozliczenie jest też comiesięcznym sprawdzeniem, czy firma zarabia. Przy kwartale pierwsza informacja o wyniku stycznia przychodzi w kwietniu.

Czego kwartał nie obejmuje

Składki ZUS — zawsze miesięcznie, do 20. dnia następnego miesiąca. Kwartalnego ZUS nie ma.

Zaliczki na podatek od wynagrodzeń pracowników — zawsze miesięcznie, do 20. dnia.

Informacja podsumowująca VAT-UE — zawsze miesięcznie, niezależnie od tego, jak rozliczasz plik JPK_V7. To częste zdziwienie u firm, które wybrały kwartał i założyły, że dotyczy wszystkiego. Opisaliśmy to przy VAT-UE.

Przekazywanie dokumentów do biura rachunkowego — w praktyce nadal co miesiąc, bo księgowanie i tak odbywa się na bieżąco. Kwartał zmienia termin płatności i składania pliku, a nie tempo pracy z papierami.

Utrata prawa w trakcie roku

Przy przekroczeniu limitu małego podatnika tracisz prawo do kwartału — ale nie od razu i nie wstecz.

W VAT: utrata prawa następuje od kolejnego okresu, zgodnie z zasadami ustawy. W praktyce oznacza to przejście na rozliczenie miesięczne i aktualizację VAT-R.

W podatku dochodowym: status małego podatnika ustala się na podstawie przychodu za poprzedni rok, więc przekroczenie limitu w bieżącym roku skutkuje utratą prawa do kwartalnych zaliczek od następnego roku.

Praktyczna uwaga: przy przychodach zbliżających się do limitu warto policzyć to w listopadzie, a nie dowiedzieć się w styczniu — bo zmiana wymaga zgłoszenia i ustawienia terminów płatności od nowa.

Jak to policzyć dla swojej firmy

Trzy pytania, które zwykle rozstrzygają:

1. Czy w ostatnich dwunastu miesiącach VAT wychodził do zapłaty, czy do zwrotu? Do zapłaty w większości miesięcy — kwartał na plus. Do zwrotu — kwartał na minus.

2. Czy jednorazowa płatność trzymiesięcznego podatku jest do udźwignięcia? Jeżeli firma nie odkłada na podatek, kwartał zwiększa ryzyko, a nie komfort.

3. Czy planujesz dużą inwestycję w najbliższym roku? Jeżeli tak, miesięczne rozliczenie przyspiesza zwrot podatku z tej inwestycji o dwa miesiące.

Do tego dochodzi rzecz nieoczywista: przy kwartalnym VAT i miesięcznych zaliczkach na podatek dochodowy terminy się rozjeżdżają, a to bywa mylące przy planowaniu płatności. Czasem spójność dwóch rozliczeń jest warta więcej niż dwa miesiące różnicy w terminie.

Najczęstsze błędy

Wybór kwartału przy regularnych zwrotach VAT. Najkosztowniejszy błąd na tej liście.

Założenie, że kwartał działa od razu po rejestracji do VAT.

Przekonanie, że informacja VAT-UE też jest kwartalna.

Brak odkładania pieniędzy na podatek przy trzymiesięcznym cyklu.

Brak aktualizacji VAT-R przed początkiem okresu — wybór nie działa wtedy od zamierzonego kwartału.

Założenie, że dokumenty też można dostarczać raz na kwartał — księgowanie odbywa się na bieżąco, a termin dotyczy pliku i płatności.

Zaliczka uproszczona — trzecia droga

Przy podatku dochodowym jest jeszcze jedna możliwość, o której mało kto pamięta, a która bywa lepsza od obu powyższych.

Zaliczka uproszczona to wpłacanie przez cały rok równych kwot, obliczonych od dochodu wykazanego w zeznaniu za rok poprzedni (albo za rok jeszcze wcześniejszy, gdy w poprzednim dochodu nie było).

Kiedy się opłaca:

  • gdy dochód rośnie — płacisz od zeszłorocznego, niższego dochodu, a różnicę dopłacasz dopiero przy zeznaniu,
  • gdy przychody są sezonowe — równa kwota przez dwanaście miesięcy zamiast skoków,
  • gdy chcesz przewidywalności — wiesz w styczniu, ile zapłacisz w każdym miesiącu roku.

Kiedy szkodzi: gdy dochód spada. Płacisz wtedy od zeszłorocznego, wyższego dochodu, a nadpłatę odzyskujesz po zeznaniu.

Wybór zgłasza się w terminie ustawowym i obowiązuje przez cały rok — nie da się z niego wyjść w połowie, gdy okaże się nietrafiony. Dlatego decyzję podejmuje się na podstawie prognozy, a nie nadziei.

Co zrobić, gdy kwartał okazał się złym wyborem

Nie jest to decyzja na zawsze. W VAT wystarczy aktualizacja VAT-R przed początkiem okresu, od którego ma działać rozliczenie miesięczne. W podatku dochodowym metodę wpłacania zaliczek zgłasza się w zeznaniu rocznym, więc zmiana działa od nowego roku.

Praktyczna uwaga: przy przejściu z kwartału na miesiąc w VAT pierwszy miesiąc nowego okresu bywa pracochłonny, bo trzeba domknąć poprzedni kwartał i jednocześnie złożyć pierwszy plik miesięczny. Warto zaplanować to na początek roku, nie na szczyt sezonu.

W M&B prowadzimy księgowość i wybór między miesiącem a kwartałem liczymy na historii firmy, nie z zasady — bo przy eksporcie i inwestycjach kwartał kosztuje realne pieniądze, a przy stabilnej sprzedaży z podatkiem do zapłaty daje dwa miesiące oddechu. Przy spółkach zbliżających się do limitu małego podatnika sprawdzamy to w listopadzie, żeby zmiana od stycznia nie była zaskoczeniem.