Cena zakupu a cena nabycia w KPiR

Cena zakupu to kwota, jaką płacisz za sam towar. Cena nabycia to ta sama kwota plus wszystko, co poniosłeś, żeby ten towar do Ciebie dotarł. Na tym kończy się prosta część.

Trudniejsza zaczyna się wtedy, gdy trzeba zdecydować, której z nich użyć w konkretnej rubryce książki przychodów i rozchodów — bo od tego zależy wartość remanentu, a od wartości remanentu dochód, od którego płacisz podatek za cały rok.

Ten tekst rozkłada obie definicje na części, pokazuje je na liczbach i wymienia miejsca, w których najczęściej dochodzi do pomyłki.

Kogo to w ogóle dotyczy

Książkę przychodów i rozchodów prowadzą przedsiębiorcy rozliczający się według skali podatkowej albo podatku liniowego, a także spółki cywilne, jawne i partnerskie osób fizycznych. Warunkiem jest nieprzekroczenie progu przychodów, powyżej którego trzeba przejść na pełne księgi rachunkowe.

Ten próg to 2,5 mln euro przychodów netto za poprzedni rok obrotowy. Kwotę przelicza się na złote według średniego kursu Narodowego Banku Polskiego z pierwszego dnia roboczego października roku poprzedzającego. Jeżeli spotkałeś gdzieś wartość 2 mln euro — to stan sprzed 2025 roku, próg został podniesiony.

Jeśli rozliczasz się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, KPiR Cię nie dotyczy. Prowadzisz ewidencję przychodów i nie ujmujesz w niej kosztów, więc rozróżnienie ceny zakupu i nabycia nie ma dla Ciebie znaczenia podatkowego. Jeżeli wybór formy opodatkowania jest dla Ciebie wciąż otwarty, zajrzyj do tekstu o tym, jak wybrać między ryczałtem, skalą a liniowym.

Cena zakupu — kwota z faktury i nic więcej

Cena zakupu to kwota należna sprzedającemu za nabywane składniki majątku. W praktyce: to, co widzisz w pozycji „wartość towaru” na fakturze.

Czy netto, czy brutto — zależy od Twojego statusu w VAT:

• jesteś czynnym podatnikiem VAT → ujmujesz kwotę netto, bo VAT odliczasz osobno i nie jest on dla Ciebie kosztem,
• jesteś zwolniony z VAT → ujmujesz kwotę brutto, bo nieodliczony podatek realnie powiększa to, co zapłaciłeś za towar.

To rozróżnienie wraca przy każdej zmianie statusu. Przedsiębiorca, który w trakcie roku zarejestrował się do VAT, ma w jednej księdze pozycje liczone na dwa sposoby i to jest poprawne — liczy się stan na dzień zakupu.

Przy imporcie cenę zakupu powiększa się dodatkowo o:

• należne cło,
• podatek akcyzowy,
• opłaty celne dodatkowe.

Przy darowiźnie albo spadku nie ma faktury, więc za cenę zakupu przyjmuje się wartość odpowiadającą cenie zakupu takiego samego lub podobnego składnika.

Cena nabycia — zakup plus droga do magazynu

Cena nabycia to cena zakupu powiększona o koszty uboczne związane z zakupem. Rozporządzenie wymienia je wprost:

• transport,
• załadunek i wyładunek,
• ubezpieczenie towaru w drodze.

Lista nie jest zamknięta, ale rządzi nią jedna zasada, do której wrócimy niżej: kosztem ubocznym jest wydatek poniesiony po to, żeby doprowadzić towar do stanu i miejsca, w którym da się go sprzedać.

Różnica na liczbach

Firma kupuje towar do dalszej odsprzedaży. Na fakturze i w dokumentach przewozowych widnieją:

Cena zakupu: 10 000 zł. Sam towar, nic poza nim.

Cena nabycia: 10 800 zł. Towar plus 800 zł kosztów ubocznych.

Osiemset złotych różnicy na jednej dostawie wygląda niegroźnie. Przy dwudziestu takich dostawach w roku to już 16 000 zł, które albo zwiększą wartość remanentu końcowego, albo nie — a remanent końcowy wprost podwyższa dochód do opodatkowania.

Gdzie w KPiR używa się której

To jest sedno sprawy i miejsce, w którym najłatwiej się pomylić.

Cena zakupu służy do bieżącego księgowania. W kolumnie 10 księgi („Zakup towarów handlowych i materiałów według cen zakupu”) ujmujesz właśnie ją — samą wartość towaru.

Koszty uboczne nie trafiają do kolumny 10. Idą do kolumny 11 („Koszty uboczne zakupu”). To celowe rozdzielenie: księga pokazuje osobno, ile kosztował towar, a ile jego droga do Ciebie.

Cena nabycia pojawia się przede wszystkim przy:

• ustalaniu wartości początkowej środków trwałych i wartości niematerialnych,
• wycenie remanentu, jeżeli wybierzesz tę metodę.

Innymi słowy: w ciągu roku księgujesz według ceny zakupu, a cena nabycia wraca na koniec roku, przy spisie z natury.

Spis z natury — tu różnica robi się realna

Na koniec roku sporządzasz spis z natury towarów handlowych, materiałów, półwyrobów, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Towary i materiały wyceniasz według ceny zakupu albo ceny nabycia — wybierasz jedną metodę i trzymasz się jej.

Jeżeli cena rynkowa w dniu spisu jest niższa niż cena zakupu lub nabycia, wolno wycenić według ceny rynkowej. To ważne przy towarach, które straciły na wartości: sezonowych, przeterminowanych, uszkodzonych.

Wyroby gotowe i produkcję w toku wycenia się według kosztu wytworzenia, a braki i odpady — według wartości wynikającej z oszacowania z uwzględnieniem ich przydatności.

Dlaczego to ma znaczenie podatkowe. Różnica remanentów koryguje dochód: wyższy remanent końcowy niż początkowy podwyższa dochód, niższy — obniża. Wybór metody wyceny zmienia więc kwotę podatku za cały rok. Nie wolno zmieniać jej w trakcie ani stosować raz jednej, raz drugiej.

Wskaźnik kosztów ubocznych — jak go policzyć

Problem pojawia się wtedy, gdy wyceniasz remanent według ceny nabycia, ale kosztów ubocznych nie przypisywałeś do konkretnych dostaw. Masz je zaksięgowane zbiorczo w kolumnie 11 i nie wiesz, ile „przypada” na towar leżący w magazynie.

Służy do tego wskaźnik kosztów ubocznych:

wskaźnik = koszty uboczne zakupu ÷ wartość zakupu towarów według cen zakupu

Przykład na pełnym roku:

• zakup towarów według cen zakupu: 400 000 zł
• koszty uboczne zakupu: 24 000 zł
• wskaźnik: 24 000 ÷ 400 000 = 0,06, czyli 6%

Jeżeli w remanencie końcowym masz towar o wartości 50 000 zł w cenach zakupu, to jego wartość w cenie nabycia wynosi:

50 000 zł × 1,06 = 53 000 zł

Te 3 000 zł podwyższają wartość remanentu, a tym samym dochód do opodatkowania.

Czego do ceny nabycia nie wliczysz

Tu działa jedna reguła i warto ją zapamiętać w tym brzmieniu: kosztem ubocznym jest wydatek, który doprowadza towar do stanu i miejsca, w którym da się go sprzedać.

Wchodzi:

• transport od dostawcy do Twojego magazynu,
• ubezpieczenie przesyłki w drodze,
• rozładunek,
• przepakowanie, jeżeli bez niego nie da się rozpocząć sprzedaży.

Nie wchodzi:

• transport do klienta po sprzedaży — to koszt sprzedaży,
• magazynowanie po przyjęciu towaru,
• koszty reklamy i promocji,
• koszty administracyjne i ogólnego zarządu,
• odsetki od kredytu na zakup towaru.

Granica bywa cienka. Przepakowanie partii, bez którego towar nie nadaje się na półkę, jest kosztem ubocznym. Przepakowanie zrobione po to, żeby ładniej wyglądał w promocji, już nie.

Pięć błędów, które widzimy najczęściej

1. Wrzucenie transportu do kolumny 10. Księga przestaje pokazywać czystą wartość towaru, a wskaźnik kosztów ubocznych policzony z takich danych jest zawyżony.
2. Zmiana metody wyceny remanentu z roku na rok, żeby „wyszło korzystniej”. Metodę wybiera się raz i stosuje konsekwentnie.
3. Ujmowanie kwot brutto przez czynnego podatnika VAT. Zawyża koszty i prowadzi do zaniżenia podatku.
4. Pominięcie cła i akcyzy przy imporcie. Zaniża wartość towaru i remanentu.
5. Doliczanie kosztów transportu do klienta. Najczęstsza pomyłka w handlu internetowym, gdzie wysyłka jest codziennością.

Co z tym zrobić

Jeżeli prowadzisz KPiR samodzielnie, ustal dwie rzeczy przed końcem roku: którą metodą wyceniasz remanent i czy koszty uboczne przypisujesz do dostaw, czy księgujesz zbiorczo. Od tych dwóch decyzji zależy, czy spis z natury zajmie Ci popołudnie, czy tydzień.

Jeżeli księgowość prowadzi biuro, warto, żebyś znał samą zasadę — bo to Ty podajesz dane do spisu z natury i to Ty wiesz, który towar stracił na wartości.

W M&B prowadzimy księgowość jednoosobowych działalności razem z remanentem i pilnowaniem terminów. Jeśli rozważasz zmianę biura, opisaliśmy osobno, jak przenieść księgowość bez przerwy w rozliczeniach.