ORD-U to informacja o umowach zawartych z nierezydentami. Składa się ją do urzędu skarbowego na podstawie art. 82 Ordynacji podatkowej i na tym podobieństwa do deklaracji podatkowej się kończą: nie ma tu żadnej kwoty do zapłaty, żadnego systemu, który przypomni o terminie, i żadnej pozycji w księgach.

Dla administracji skarbowej jest to narzędzie do wychwytywania powiązań i przepływów z zagranicą. Dla przedsiębiorcy — obowiązek, o którym najłatwiej zapomnieć, bo nic go nie wymusza na co dzień.

Kogo to dotyczy

Obowiązek obejmuje:

  • osoby prawne — w tym spółki z o.o. i akcyjne,
  • jednostki organizacyjne bez osobowości prawnej,
  • osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą.

Czyli forma prawna nie decyduje. Decydują dwie rzeczy: czy w roku podatkowym zawierałeś umowy z nierezydentami i czy przekroczyłeś któryś z progów.

Kto jest nierezydentem

Nierezydent to podmiot, który nie ma miejsca zamieszkania ani siedziby na terytorium Polski — w rozumieniu przepisów prawa dewizowego.

W praktyce: zagraniczny kontrahent, zagraniczna spółka matka, zagraniczny wspólnik, zagraniczny usługodawca.

Progi, od których zależy obowiązek

Tu jest sedno sprawy, bo samo zawarcie umowy z zagranicznym kontrahentem obowiązku jeszcze nie tworzy.

Próg pierwszy — powiązanie kapitałowe. Gdy jedna ze stron umowy ma bezpośrednio lub pośrednio co najmniej 5% praw głosu w drugiej, obowiązek powstaje po przekroczeniu 300 000 EUR — liczonych jako suma należności albo zobowiązań z umów z tym podmiotem w roku podatkowym.

Próg drugi — nierezydent obecny w Polsce. Gdy nierezydent ma na terytorium Polski przedsiębiorstwo, oddział lub przedstawicielstwo, próg jest znacznie niższy: 5 000 EUR dla jednej umowy.

Ta druga sytuacja zaskakuje najczęściej, bo kwota jest niewielka, a warunek dotyczy czegoś, o czym nie zawsze się wie — czy zagraniczny kontrahent ma w Polsce oddział.

Kwoty przelicza się na euro

Progi są wyrażone w euro, a umowy zwykle w złotych albo w innej walucie. Przeliczenie robi się według kursu wskazanego w przepisach — i to jest moment, w którym warto nie liczyć na pamięć, bo przy kwocie blisko progu różnica kursowa decyduje o istnieniu obowiązku.

Kto jest zwolniony

Najważniejsza zmiana ostatnich lat.

Podmioty obowiązane do złożenia informacji o cenach transferowych (TPR) nie składają ORD-U — z jednym wyjątkiem: gdy w roku podatkowym realizowały transakcje z podmiotami z krajów stosujących szkodliwą konkurencję podatkową, czyli z tak zwanych rajów podatkowych. Wtedy ORD-U składa się mimo wszystko.

Logika jest prosta: dane o transakcjach z podmiotami powiązanymi administracja ma już z TPR, więc dublowanie raportowania nie wnosiło nic poza pracą. Przy rajach podatkowych zakres informacji jest inny i dlatego wyjątek został utrzymany.

Praktyczny wniosek: jeżeli Twoja firma składa TPR, w pierwszej kolejności sprawdź, czy ORD-U w ogóle Cię dotyczy. Wiele firm składa oba dokumenty z przyzwyczajenia.

Termin — miejsce, w którym najłatwiej się pomylić

Termin liczy się od zakończenia roku podatkowego, nie od daty umowy.

I tu potrzebne jest uczciwe zastrzeżenie: ten termin był zmieniany. Historycznie wynosił trzy miesiące po zakończeniu roku podatkowego i pod tą postacią wciąż krąży w starszych opracowaniach i poradnikach. Po zmianie przepisów jest wyraźnie dłuższy.

Nie podajemy tu konkretnej daty, bo przy obowiązku składanym raz w roku pomyłka o kilka miesięcy jest kosztowna, a stan przepisów trzeba sprawdzić dla danego roku. Datę potwierdź z księgowością — to jedno pytanie, a nie temat do wyszukiwania w internecie, gdzie obie wersje stoją obok siebie bez daty.

Co się dzieje, gdy ORD-U nie wyjdzie

Niezłożenie informacji podatkowej w terminie jest wykroczeniem skarbowym z art. 80 Kodeksu karnego skarbowego.

Sankcją jest grzywna — w prostszych sprawach w formie mandatu, w poważniejszych wymierzana przez sąd, do 120 stawek dziennych.

Czego nie ma: zaległości podatkowej i odsetek. ORD-U nie dotyczy żadnej wpłaty, więc budżet na tym nic nie traci i nie powstaje kwota do zapłaty. To realnie zmniejsza wagę sprawy, ale jej nie usuwa.

Czynny żal przy spóźnionym złożeniu działa tu tak samo jak przy innych obowiązkach — pod warunkiem że zostanie złożony, zanim organ sam wykryje nieprawidłowość.

Dlaczego ten obowiązek wypada z pamięci

Trzy powody, wszystkie z praktyki:

1. Nie ma go w rytmie miesięcznym. Deklaracje VAT i zaliczki wracają co miesiąc i wchodzą w nawyk. ORD-U wraca raz w roku i nawyku nie buduje.

2. Nic nie przypomina. Brak ORD-U nie zablokuje przelewu, nie pojawi się jako zaległość w e-Urzędzie Skarbowym i nie wywoła wezwania. Cisza po stronie urzędu nie znaczy, że obowiązku nie było.

3. Progi trzeba policzyć, żeby wiedzieć, czy obowiązek istnieje. Przy jednej umowie na 280 000 EUR obowiązku nie ma, przy dwóch po 160 000 EUR — jest. Nikt tego nie zauważy, jeżeli nikt nie zsumuje.

Co z tym zrobić praktycznie

Trzy ruchy, które wystarczą:

1. Raz w roku, po zamknięciu księgi, zsumuj obroty z zagranicznymi kontrahentami — osobno dla każdego podmiotu. To jedno zestawienie z systemu księgowego.

2. Sprawdź powiązania kapitałowe. Pięć procent praw głosu to niski próg i obejmuje także powiązania pośrednie, o których nie myśli się przy codziennej współpracy.

3. Sprawdź, czy firma składa TPR. Jeżeli tak, ORD-U może w ogóle nie być potrzebne — poza przypadkiem transakcji z rajami podatkowymi.

Co konkretnie trafia do informacji

Żeby wiedzieć, czego szukać w swoich dokumentach:

  • dane składającego — nazwa, NIP, adres,
  • dane nierezydenta — nazwa, kraj, numer identyfikacyjny, jeżeli jest znany,
  • informacja o powiązaniu między stronami, jeżeli występuje,
  • wartość umów albo suma należności i zobowiązań,
  • rodzaj powiązania i jego wielkość wyrażona udziałem w prawach głosu.

Dwie rzeczy, których w ORD-U nie ma: treści umów i opisu warunków transakcji. To informacja o istnieniu i skali powiązań, nie o tym, co strony ustaliły — i dlatego jej przygotowanie jest raczej zestawieniem niż analizą.

Umowy, o których łatwo zapomnieć

Zestawienie obrotów z systemu księgowego wyłapie faktury. Nie wyłapie natomiast kilku rzeczy, które też są umowami z nierezydentem:

  • pożyczka od zagranicznego wspólnika — często nieoprocentowana i przez to niewidoczna w przychodach,
  • umowa licencyjna albo o korzystanie ze znaku towarowego rozliczana rzadziej niż raz na kwartał,
  • umowa o zarządzanie albo wsparcie zawarta ze spółką matką,
  • gwarancja albo poręczenie udzielone przez zagraniczny podmiot powiązany,
  • cesja wierzytelności na rzecz zagranicznego podmiotu.

Wspólna cecha: nie generują regularnych faktur, więc nie pojawiają się w miesięcznym rytmie pracy księgowości. Pytanie o nie warto zadać raz w roku wprost, a nie liczyć, że wypłyną same.

Jedna informacja na rok, nie jedna na umowę

Warto to powiedzieć wprost, bo bywa rozumiane odwrotnie: ORD-U składa się raz za rok podatkowy i obejmuje wszystkie umowy objęte obowiązkiem, a nie osobno każdą z nich.

Z tego wynika praktyczna kolejność pracy: najpierw zestawienie wszystkich kontrahentów zagranicznych z sumami za cały rok, potem odsianie tych poniżej progów, a dopiero na końcu wypełnienie formularza. Odwrotna kolejność — formularz najpierw — prowadzi do pomijania umów, które same w sobie są niewielkie, ale razem przekraczają próg.

Przy obsłudze księgowej te trzy rzeczy są sprawdzane przy zamknięciu roku i nie wymagają od właściciela firmy pamiętania o niczym. Prowadzimy księgowość spółek z o.o. i jednoosobowych działalności razem z pilnowaniem obowiązków informacyjnych, a przy strukturach z udziałem zagranicznym — gdzie progi i powiązania bywają naprawdę zawiłe — sprawę prowadzi doradca podatkowy. Jeżeli Twoja firma ma rozbudowaną strukturę właścicielską albo działa w kilku krajach, zajmujemy się też obsługą klientów strategicznych.