Zgłoszenie do CRBR robi osoba uprawniona do reprezentacji — osobiście, własnym podpisem elektronicznym. Pełnomocnik nie może tego zrobić za nią, księgowa też nie. To pierwsza rzecz, która zaskakuje, i najczęstszy powód, dla którego czternastodniowy termin przepada: wszyscy czekali, że ktoś inny się tym zajmie.
Co to jest i po co
Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych to jawny rejestr osób fizycznych, które faktycznie kontrolują spółki i inne podmioty. Prowadzi go organ podatkowy, a podstawą są przepisy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.
Cel jest jeden: pokazać, kto stoi za podmiotem, także wtedy, gdy w KRS widnieje łańcuch spółek. Rejestr jest jawny i bezpłatny — dane dowolnego podmiotu sprawdzi każdy, bez logowania i bez podawania powodu.
Kto podlega zgłoszeniu
Podlegają:
- spółka z ograniczoną odpowiedzialnością,
- spółka akcyjna i prosta spółka akcyjna,
- spółka komandytowa i komandytowo-akcyjna,
- spółka jawna i partnerska,
- fundacje i stowarzyszenia wpisane do KRS,
- spółdzielnie,
- trusty, których powiernicy mają miejsce zamieszkania albo siedzibę w Polsce.
Nie podlegają:
- jednoosobowa działalność gospodarcza — nie ma tu kogo ustalać, bo przedsiębiorca jest widoczny w CEIDG,
- spółka cywilna — nie jest podmiotem prawa, a wspólnicy mają własne wpisy w CEIDG. Pisaliśmy o tym przy spółce cywilnej,
- spółki publiczne w rozumieniu przepisów o ofercie publicznej,
- stowarzyszenia zwykłe (niewpisane do KRS).
Terminy — dni robocze, nie kalendarzowe
14 dni roboczych od wpisu podmiotu do KRS przy pierwszym zgłoszeniu.
14 dni roboczych od dokonania zmiany przy aktualizacji.
Liczenie w dniach roboczych jest tu nietypowe i warto o tym pamiętać — przy długim weekendzie realny termin jest dłuższy, niż wygląda, ale przy liczeniu kalendarzowym łatwo go przeoczyć w drugą stronę.
Co uruchamia obowiązek aktualizacji:
- zmiana wspólników albo udziałów przekraczająca progi,
- zmiana zarządu, gdy zgłoszono członków zarządu jako beneficjentów,
- zmiana danych beneficjenta — nazwisko, obywatelstwo, numer PESEL albo dokumentu,
- zmiana struktury właścicielskiej w spółce matce, która zmienia, kto kontroluje pośrednio.
Ostatni punkt jest najczęściej pomijany: zmiana nastąpiła „u kogoś innego”, a obowiązek zgłoszenia jest tutaj.
Kto jest beneficjentem rzeczywistym — spółka z o.o.
Definicja ustawowa jest wielopiętrowa, więc rozłóżmy ją po kolei.
Krok 1. Udziały lub głosy ponad 25% — bezpośrednio. Osoba fizyczna mająca więcej niż 25% udziałów albo głosów w spółce. Przy czterech wspólnikach po 25% żaden nie przekracza progu — bo warunek to „więcej niż 25%”.
Krok 2. Udziały lub głosy ponad 25% — pośrednio. Osoba, która ma taki udział przez inne podmioty. Przy spółce matce należącej w 100% do jednej osoby fizycznej beneficjentem jest ta osoba, nie spółka matka. W CRBR zgłasza się wyłącznie osoby fizyczne — nigdy spółki.
Krok 3. Kontrola w inny sposób. Nawet bez progu udziałowego: uprawnienie do powoływania zarządu, prawo weta, dominujący wpływ wynikający z umowy.
Krok 4. Wyższe stanowisko kierownicze. Gdy nikogo z kroków 1–3 nie da się ustalić, zgłasza się osoby zajmujące wyższe stanowisko kierownicze — w praktyce zwykle członków zarządu. Dopiero wtedy, nie zamiast.
Czwarty krok jest nadużywany: przy czterech wspólnikach po 25% zgłoszenie samego zarządu bywa poprawne, ale najpierw trzeba sprawdzić krok 3 — czy któryś ze wspólników nie kontroluje spółki w inny sposób, na przykład umową wspólników.
Beneficjent w spółkach osobowych
Spółka jawna i partnerska — wspólnicy. Przy spółce dwuosobowej po 50% obaj przekraczają próg.
Spółka komandytowa — zarówno komplementariusz, jak i komandytariusze przekraczający progi. Przy komplementariuszu będącym spółką z o.o. trzeba przejść do jej beneficjentów, bo zgłasza się tylko osoby fizyczne. To typowa konstrukcja „spółka z o.o. spółka komandytowa” i wymaga przejścia dwóch poziomów.
Fundacja — fundator, członkowie zarządu, beneficjenci fundacji, jeżeli zostali określeni.
Jak to technicznie zrobić
Zgłoszenie składa się elektronicznie, na stronie rejestru. Nie ma formy papierowej.
Przebieg:
- Numer NIP i forma organizacyjna podmiotu — po nich system pobiera dane z KRS.
- Data zdarzenia — wpisu do KRS albo zmiany danych.
- Dane podmiotu — nazwa, numer KRS, NIP, siedziba.
- Dane beneficjentów — imię, nazwisko, obywatelstwo, państwo zamieszkania, PESEL (a przy jego braku data urodzenia), informacja o wielkości i charakterze udziału albo o uprawnieniach.
- Dane reprezentanta — osoby zgłaszającej.
- Oświadczenie o prawdziwości danych pod rygorem odpowiedzialności karnej.
- Podpis — kwalifikowany podpis elektroniczny albo profil zaufany.
Reprezentacja musi być zgodna z KRS. Przy reprezentacji łącznej dwóch członków zarządu oboje podpisują to samo zgłoszenie. Przy jednym podpisie zgłoszenie jest nieskuteczne, a termin nadal biegnie.
Po złożeniu dostajesz potwierdzenie z numerem — warto je zachować, bo jest dowodem terminu.
Obowiązek po stronie beneficjenta
O tym prawie nikt nie wie: beneficjent rzeczywisty ma własny obowiązek dostarczenia podmiotowi wszystkich informacji potrzebnych do zgłoszenia.
Za jego naruszenie przewidziana jest kara pieniężna do 50 000 zł — nakładana na beneficjenta, nie na spółkę.
Praktyczny wniosek dla spółek z zagranicznymi wspólnikami: brak danych od wspólnika nie usprawiedliwia braku zgłoszenia, a wspólnik, który ich nie przekazuje, naraża się sam. Warto mu to napisać wprost, bo zwykle o tym nie wie.
Kary
Do 1 000 000 zł dla podmiotu, który:
- nie zgłosił danych w terminie,
- zgłosił dane niezgodne z prawdą,
- nie zaktualizował danych po zmianie.
Do 50 000 zł dla beneficjenta, który nie przekazał informacji podmiotowi.
Do tego odpowiedzialność karna za fałszywe oświadczenie — zgłoszenie zawiera oświadczenie pod rygorem odpowiedzialności karnej i to nie jest formuła dekoracyjna.
W praktyce kary nie są nakładane automatycznie i rejestr nie wysyła przypomnień. Problem wychodzi zwykle przy banku: instytucje finansowe mają obowiązek weryfikować beneficjenta i rozbieżność między ich danymi a rejestrem uruchamia procedurę — bywa, że z zablokowanym rachunkiem w tle. Dlatego aktualność rejestru opłaca się pilnować niezależnie od ryzyka kary.
CRBR a inne rejestry
CRBR to nie KRS. Zmiana zgłoszona do KRS nie przenosi się do CRBR i wymaga osobnego zgłoszenia. To najczęstsze źródło nieaktualnych danych: zmiana zarządu przeszła w KRS, a w CRBR został poprzedni skład.
CRBR to nie CRPA. Centralny Rejestr Podmiotów Akcyzowych służy czemu innemu i obejmuje inne podmioty — pisaliśmy o nim przy CRPA.
CRBR nie zastępuje weryfikacji w banku ani przy umowach — jest źródłem danych, nie potwierdzeniem tożsamości.
Najczęstsze błędy
Zgłoszenie przez pełnomocnika albo księgową. Nieskuteczne — musi je złożyć reprezentant.
Jeden podpis przy reprezentacji łącznej.
Zgłoszenie spółki matki jako beneficjenta. Zgłasza się tylko osoby fizyczne.
Zgłoszenie samego zarządu przy czterech wspólnikach po 25% bez sprawdzenia, czy ktoś nie kontroluje spółki w inny sposób.
Brak aktualizacji po zmianie w KRS — dwa rejestry, dwa zgłoszenia.
Liczenie terminu w dniach kalendarzowych.
Pominięcie zmiany w spółce matce, która zmienia beneficjenta pośredniego.
Jak ustalić beneficjenta w strukturze wielopoziomowej
Przy łańcuchu spółek liczenie udziału pośredniego robi się nieoczywiste, a od wyniku zależy, kogo zgłaszasz. Dwie zasady, które to porządkują.
Przy kontroli — udziały się nie mnożą, przechodzą. Jeżeli osoba fizyczna kontroluje spółkę matkę (ponad 50% głosów), a ta ma 60% udziałów w Twojej spółce, osoba ta sprawuje kontrolę pośrednią nad całym tym pakietem. Nie liczy się iloczynu.
Przy samym udziale kapitałowym bez kontroli — liczy się proporcjonalnie. Osoba z 30% w spółce matce, która ma 60% w Twojej spółce, ma pośrednio 18% — poniżej progu.
Praktyczny sposób pracy: narysuj strukturę, zacznij od swojej spółki i idź w górę, na każdym poziomie pytając „kto tu ma kontrolę”. Dojedź do osób fizycznych i dopiero wtedy policz progi. Zgłoszenie z pamięci, bez narysowanej struktury, jest najczęstszą przyczyną błędnych danych w rejestrze.
Przy spółkach zagranicznych w łańcuchu trzeba dotrzeć do osób fizycznych tak samo, choćby rejestr danego kraju nie był jawny. Brak danych nie zwalnia z obowiązku — a beneficjent, który ich nie przekazuje, odpowiada sam.
W M&B obsługujemy spółki i przy każdej zmianie w KRS przypominamy o CRBR, bo te dwa rejestry nie wymieniają się danymi, a termin jest krótki. Przy zakładaniu spółki ustalamy beneficjenta razem ze strukturą właścicielską, zanim trzeba będzie go zgłaszać; strukturę wielopoziomową i przypadki kontroli sprawowanej w inny sposób prowadzimy razem z prawnikami.