Koszty stałe ponosisz niezależnie od tego, ile sprzedasz. Koszty zmienne rosną razem ze sprzedażą. Na tym kończy się definicja i zaczyna się rzecz, dla której ten podział w ogóle istnieje: liczenie, ile musisz sprzedać, żeby wyjść na zero.
Od razu jedno zastrzeżenie, bo oszczędza nieporozumień: to nie jest podział podatkowy. Dla urzędu liczy się, czy wydatek jest kosztem uzyskania przychodu i w którym okresie go ująć. Podział na stałe i zmienne jest narzędziem do zarządzania firmą, nie do rozliczenia.
Koszty stałe
Ponosisz je nawet wtedy, gdy w danym miesiącu nie sprzedasz nic:
- czynsz i opłaty za lokal,
- media w części niezależnej od produkcji,
- wynagrodzenia administracji i etaty niezwiązane z wielkością sprzedaży,
- ubezpieczenia,
- abonamenty: oprogramowanie, licencje, telefon, hosting,
- obsługa księgowa,
- amortyzacja,
- raty leasingowe i odsetki od kredytów.
Bezwzględnie stałe i skokowo stałe
Bezwzględnie stałe nie zmieniają się w całym przedziale, w którym działasz. Czynsz za lokal jest taki sam przy dziesięciu i przy stu zamówieniach.
Skokowo stałe trzymają poziom do pewnej granicy, a potem przeskakują wyżej i znów się stabilizują. Druga hala, drugi samochód dostawczy, kolejny brygadzista, wyższy pakiet w systemie po przekroczeniu liczby użytkowników.
To rozróżnienie jest ważne przy planowaniu wzrostu. Firma, która zwiększa sprzedaż o 30%, może nie zauważyć żadnej zmiany kosztów stałych — albo zobaczyć skok o kilkanaście tysięcy miesięcznie, jeżeli akurat przekroczy próg.
Koszty zmienne
Rosną i maleją razem ze skalą. Przy zerowej sprzedaży wynoszą zero:
- materiały i towar handlowy,
- surowce,
- wynagrodzenie akordowe i prowizyjne,
- prowizje od sprzedaży,
- transport do klienta,
- opakowania,
- energia zużywana bezpośrednio w produkcji.
Cztery typy, które warto rozróżniać
- proporcjonalne — koszt jednostkowy jest stały; dwa razy więcej sztuk to dwa razy więcej kosztu,
- progresywne — koszt jednostkowy rośnie wraz ze skalą; typowo nadgodziny i dopłaty za pilne realizacje,
- degresywne — koszt jednostkowy maleje; rabaty ilościowe, tańszy transport przy pełnym załadunku,
- regresywne — koszt jednostkowy spada gwałtownie; ogrzanie tej samej sali dla dziesięciu i dla stu osób kosztuje tyle samo.
Druga pozycja jest tą, o której firmy zapominają najczęściej przy wycenie dużych zleceń: koszt jednostkowy przy pracy w nadgodzinach nie jest taki sam jak w normalnym trybie.
Pozycje, które dzielą się na pół
Większość realnych kosztów nie jest czysto stała ani czysto zmienna.
Energia. Oświetlenie i ogrzewanie hali — stałe. Prąd pobierany przez maszyny — zmienny.
Wynagrodzenia. Podstawa — stała. Premia od wyników i nadgodziny — zmienne.
Reklama. Stały budżet miesięczny — koszt stały. Prowizja od sprzedaży albo kampania pod konkretne zamówienie — zmienny.
Transport. Leasing samochodu — stały. Paliwo i kurierzy — zmienny.
Przy takich pozycjach stosuje się podział według rozsądnego klucza: zużycia, roboczogodzin, procentu obrotu. Ważne, żeby klucz był jeden i stosowany konsekwentnie — inaczej wyniki z kolejnych miesięcy przestają być porównywalne.
Wzory, które naprawdę się przydają
Koszt całkowity:
KC = koszty stałe + koszty zmienne
Przeciętny koszt stały — ile kosztów stałych przypada na jedną sztukę:
KS ÷ liczba sztuk
Ta wielkość maleje wraz ze skalą i to jest cała tajemnica efektu skali.
Przeciętny koszt zmienny:
KZ ÷ liczba sztuk
Ta zwykle trzyma się blisko stałego poziomu.
Marża jednostkowa — ile zostaje z jednej sprzedaży na pokrycie kosztów stałych:
cena sprzedaży − jednostkowy koszt zmienny
Próg rentowności — ile sztuk musisz sprzedać, żeby wyjść na zero:
koszty stałe ÷ marża jednostkowa
Przykład na liczbach
Firma produkuje jeden wyrób.
| Pozycja | Kwota |
|---|---|
| koszty stałe miesięcznie | 24 000 zł |
| cena sprzedaży za sztukę | 180 zł |
| jednostkowy koszt zmienny | 120 zł |
Marża jednostkowa: 180 − 120 = 60 zł
Próg rentowności: 24 000 ÷ 60 = 400 sztuk miesięcznie
Poniżej czterystu sztuk firma dokłada. Powyżej — każda kolejna sztuka zostawia w firmie 60 zł, bo koszty stałe są już pokryte.
Co to zmienia w decyzjach. Przy sprzedaży 500 sztuk zysk wynosi 100 × 60 = 6 000 zł. Podniesienie ceny o 10 zł przy tej samej sprzedaży daje dodatkowe 5 000 zł — niemal podwojenie zysku. Obniżenie kosztu zmiennego o 10 zł daje dokładnie tyle samo.
To jest moment, w którym podział kosztów przestaje być ćwiczeniem rachunkowym, a zaczyna odpowiadać na pytanie, gdzie szukać pieniędzy.
A jeśli nie produkujesz sztuk
W usługach trzeba znaleźć jednostkę, która naprawdę skaluje się ze sprzedażą. Najczęściej jest to roboczogodzina albo zlecenie.
Dla firmy usługowej jednostkowy koszt zmienny to suma kosztów przypisanych bezpośrednio do zlecenia — praca wykonawcy, materiały, dojazd — podzielona przez liczbę zleceń. Reszta, czyli biuro, administracja, księgowość i marketing, jest kosztem stałym.
Próg rentowności liczy się tak samo. I bywa odkrywczy: wiele firm usługowych nie wie, ile zleceń miesięcznie potrzebuje na samo wyjście na zero.
Trzy błędy przy liczeniu
- Wrzucanie wszystkiego do kosztów stałych, bo tak prościej. Wtedy próg rentowności wychodzi zawyżony, a wycena pojedynczego zlecenia staje się zgadywanką.
- Pomijanie własnej pracy w kosztach jednoosobowej działalności. Jeżeli nie wliczysz wynagrodzenia dla siebie, każda wycena będzie zaniżona.
- Liczenie raz do roku. Koszty stałe pełzną w górę po cichu: podwyżka czynszu, nowy abonament, kolejna licencja. Przegląd raz na kwartał wystarczy, żeby tego nie przegapić.
Skąd wziąć dane
Wszystkie liczby potrzebne do tego rachunku są w Twojej księgowości — w zestawieniu kosztów rodzajowych albo w kolumnach księgi. Różnica polega wyłącznie na tym, że trzeba je pogrupować inaczej niż dla urzędu.
To jest też powód, dla którego warto raz usiąść do tego z księgową: ona wie, co kryje się w każdej pozycji, a Ty wiesz, które z nich rosną razem ze sprzedażą.
Margines bezpieczeństwa — druga liczba, którą warto znać
Próg rentowności mówi, gdzie jest zero. Margines bezpieczeństwa mówi, jak daleko od niego jesteś:
(sprzedaż rzeczywista − sprzedaż progowa) ÷ sprzedaż rzeczywista
Przy sprzedaży 500 sztuk i progu 400 sztuk margines wynosi 20%. Oznacza to, że sprzedaż może spaść o jedną piątą, zanim firma zacznie dokładać.
Ta liczba jest przydatniejsza od samego progu przy dwóch decyzjach: przy zatrudnieniu kolejnej osoby (koszt stały rośnie, więc margines maleje — o ile?) i przy rabacie dla dużego klienta (marża jednostkowa spada, więc próg rośnie — do jakiego poziomu?).
Czego ten rachunek nie obejmuje
Dwie granice, żeby nie przeceniać wyniku:
Próg rentowności jest rachunkiem wyniku, nie przepływów. Firma może być powyżej progu i nie mieć czym zapłacić faktur, bo klienci płacą z opóźnieniem. Przy terminach płatności dłuższych niż trzydzieści dni rachunek rentowności trzeba czytać razem z zestawieniem należności — inaczej pokazuje zysk w firmie, która właśnie traci płynność.
Nie obejmuje zmian w czasie. Koszty stałe liczone dla jednego miesiąca nie uwzględniają wydatków rocznych: ubezpieczenia, audytu, opłat licencyjnych, przeglądów. Warto rozbić je na dwunaste części i doliczyć do kosztów stałych miesięcznych, inaczej próg będzie systematycznie zaniżony.
Jak często to przeliczać
Raz na kwartał wystarczy w stabilnej firmie — i jest minimum, poniżej którego rachunek przestaje odpowiadać rzeczywistości.
Poza tym rytmem są cztery momenty, w których warto przeliczyć od razu: przed zmianą cennika, przed zatrudnieniem kolejnej osoby, przed podpisaniem umowy na większe zlecenie z rabatem i po każdej istotnej podwyżce kosztu stałego — czynszu, ubezpieczenia, abonamentu systemowego.
Prowadzimy księgowość jednoosobowych działalności i spółek z o.o., a przy większych decyzjach — zmianie cennika, inwestycji, rozszerzeniu zespołu — liczby warto przejrzeć razem z doradcą podatkowym, zanim decyzja zapadnie.