Czy faktura musi być podpisana

Faktura nie musi być podpisana. Ani przez wystawcę, ani przez nabywcę. Obowiązek podpisywania zniesiono w 2004 roku, przy dostosowywaniu polskich przepisów do prawa unijnego, i od tego czasu nie wrócił.

Faktura bez podpisu jest w pełni prawidłowa, stanowi podstawę do odliczenia VAT i do ujęcia kosztu. Nie ma potrzeby drukowania jej tylko po to, żeby ktoś się na niej podpisał.

Jest natomiast jedna sytuacja, w której podpis wciąż ma znaczenie — i nie ma ona nic wspólnego z podatkami. Wracamy do niej na końcu.

Co faktura musi zawierać

To jest właściwa lista obowiązkowa, wynikająca z ustawy o VAT:

• data wystawienia,
• kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, jednoznacznie identyfikujący fakturę,
• imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy oraz ich adresy,
• numery identyfikacyjne — NIP sprzedawcy i, w obrocie między firmami, NIP nabywcy,
• data dokonania lub zakończenia dostawy albo wykonania usługi, jeżeli różni się od daty wystawienia,
• nazwa towaru lub usługi,
• miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
• cena jednostkowa netto,
• kwoty rabatów i obniżek, jeżeli nie zostały uwzględnione w cenie jednostkowej,
• wartość netto sprzedaży,
• stawka podatku,
• suma wartości netto w podziale na stawki i sprzedaż zwolnioną,
• kwota podatku od sumy wartości netto, w podziale na stawki,
• kwota należności ogółem.

Czego na tej liście nie ma, choć bywa dopisywane z przyzwyczajenia:

• podpisu — od 2004 roku,
• pieczątki — nigdy nie była wymagana; pisaliśmy o tym przy pieczątkach księgowych,
• kwoty słownie,
• oznaczeń „oryginał” i „kopia”,
• nazwy „faktura VAT” — od 2013 roku wystarcza „faktura”.

Dodatkowe elementy można umieszczać swobodnie: numer zamówienia, termin płatności, numer rachunku, dane kontaktowe. Faktura jest katalogiem otwartym — nie wolno jedynie pominąć tego, co obowiązkowe.

Terminy wystawienia

Zasada ogólna: do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Terminy szczególne obejmują między innymi:

Fakturę można też wystawić przed dostawą lub wykonaniem usługi — nie wcześniej jednak niż 60 dni przed, z wyjątkami dla czynności rozliczanych okresowo.

Faktura elektroniczna

Faktura w formie elektronicznej jest równoprawna z papierową. Warunki są trzy:

• autentyczność pochodzenia — pewność co do tożsamości wystawcy,
• integralność treści — dane nie zostały zmienione,
• czytelność.

Do tego dochodzi akceptacja nabywcy co do takiej formy. Nie wymaga ona osobnego oświadczenia — wystarczy, że kontrahent przyjmuje i opłaca faktury przesyłane elektronicznie.

Format nie jest narzucony: PDF jest najpopularniejszy, ale dopuszczalny jest każdy, który spełnia powyższe warunki. Z praktyki: PDF jest bezpieczniejszy niż plik edytowalny, bo łatwiej uzasadnić integralność treści.

KSeF — gdzie nie ma już czego podpisywać

W Krajowym Systemie e-Faktur pytanie o podpis przestaje mieć sens. Faktura ustrukturyzowana to plik w ustalonej strukturze, przesyłany do systemu. Autentyczność zapewnia uwierzytelnienie wystawcy w systemie, a dowodem wystawienia jest numer nadany przez KSeF.

Nie ma papieru, nie ma miejsca na podpis, nie ma pieczątki. Zmienia się też to, co dotąd dopisywano odręcznie na fakturze — opis merytoryczny wydatku trzeba przekazywać inaczej. Szczegóły zebraliśmy na stronie o KSeF.

Kiedy podpis mimo wszystko warto mieć

Tu wracamy do wyjątku i jest on wyłącznie dowodowy, nie podatkowy.

Przy sporze o zapłatę faktura jest dokumentem wystawionym jednostronnie — sama nie dowodzi, że usługa została wykonana i przyjęta. Dłużnik potrafi twierdzić, że pracy nie wykonano albo wykonano ją wadliwie.

Co pomaga w takiej sytuacji:

• podpisany protokół odbioru — najmocniejszy dowód przy usługach,
• podpisany dokument WZ przy dostawie towaru,
• potwierdzenie przyjęcia zamówienia na piśmie lub e-mailem,
• korespondencja, w której kontrahent odnosi się do wykonanej pracy.

Podpis na samej fakturze też działa, ale protokół odbioru jest wygodniejszy, bo opisuje, co dokładnie zostało wykonane i przyjęte.

Praktyczny wniosek: nie zbieraj podpisów na wszystkich fakturach. Zbieraj protokoły odbioru przy zleceniach, które realnie mogłyby skończyć się sporem — większych, nowych kontrahentach, pracach etapowych. Przy niezapłaconych fakturach dokumenty decydują o tym, jak szybko sprawa się skończy; pisaliśmy o tym przy windykacji należności.

W skrócie

• Podpis na fakturze: niewymagany od 2004 roku.
• Pieczątka: nigdy nie była wymagana.
• Nazwa „faktura VAT”: niewymagana od 2013 roku.
• Kwota słownie, „oryginał” i „kopia”: niewymagane.
• Faktura elektroniczna: prawidłowa przy zachowaniu autentyczności, integralności i czytelności.
• Podpis ma wartość dowodową przy sporze, nie podatkową.

Korekta, nota i duplikat — kto co podpisuje

Skoro faktura nie wymaga podpisu, naturalne pytanie dotyczy jej pochodnych.

Faktura korygująca — podpisu nie wymaga. Wymóg potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę został zniesiony przy pakiecie SLIM VAT; w jego miejsce wszedł wymóg posiadania dokumentacji, z której wynika uzgodnienie warunków korekty. Taką dokumentacją bywa zwykła wiadomość e-mail — i to jest wygodniejsze od podpisu, bo nie wymaga papieru.

Nota korygująca — wystawia ją nabywca i służy wyłącznie do poprawienia danych opisowych: nazwy, adresu, numeru zamówienia, daty. Nie poprawia się nią stawki, kwoty ani przedmiotu transakcji. Historycznie nota wymagała akceptacji wystawcy faktury; dziś wystarczy, żeby druga strona ją otrzymała i nie zgłosiła zastrzeżeń. Ponieważ nota nie zmienia kwot, jej waga podatkowa jest niewielka.

Duplikat — wystawia go sprzedawca, gdy faktura zginęła albo uległa zniszczeniu. Jest pełnoprawnym dokumentem i nie wymaga podpisu. Jedna uwaga praktyczna: duplikat zachowuje pierwotną datę dokonania dostawy i wykonania usługi — nie tworzy nowego zdarzenia i nie przesuwa terminów.

Przechowywanie — część, o której zapomina się najczęściej

Przy pytaniu o podpis prawie zawsze kryje się obawa o to, co będzie przy kontroli. Tam decyduje nie podpis, a to, czy dokument da się okazać.

Faktury przechowuje się do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego — pięć lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. W praktyce oznacza to niemal sześć lat od samej transakcji.

Trzy warunki, które muszą być spełnione przez cały ten czas:

• podział na okresy rozliczeniowe — tak, żeby dokumenty z danego miesiąca dały się odnaleźć,
• łatwość odszukania konkretnej faktury,
• autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność — te same trzy warunki co przy fakturze elektronicznej.

Co z tego wynika praktycznie:

Papier można archiwizować elektronicznie. Zeskanowana faktura papierowa jest dopuszczalną formą przechowywania, jeżeli skan jest wierny i spełnia trzy warunki wyżej. Papierowego oryginału nie trzeba trzymać w pudle.

Odwrotnie już nie. Faktury, które powstały elektronicznie, przechowuje się elektronicznie — wydruk nie jest ich wersją archiwalną.

Faktury ustrukturyzowane z KSeF przechowuje sam system przez okres wskazany w przepisach. To jedna z realnych korzyści z KSeF, o której mówi się rzadziej niż o obowiązku.

Jedno zdanie na koniec o KSeF

Pytanie o podpis traci sens w systemie, w którym nie ma papieru. Warto jednak wiedzieć, że razem z nim znikają też inne przyzwyczajenia: dopisek odręczny na odwrocie, pieczątka opisowa i pakowanie dokumentów do segregatora. Opis merytoryczny wydatku trzeba będzie przekazywać inną drogą — i to jest realna zmiana organizacyjna w firmie, nie tylko techniczna.

Jeżeli chcesz mieć pewność, że faktury Twojej firmy zawierają wszystko, co trzeba, i nic zbędnego — prowadzimy księgowość razem ze sprawdzaniem dokumentów przychodzących i wychodzących, także dla spółek z o.o..