Wniosek CEIDG-1 to jeden formularz, który zastępuje cztery zgłoszenia. Trafia jednocześnie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, do urzędu skarbowego, do ZUS i do Głównego Urzędu Statystycznego.

Stąd bierze się jego główna pułapka: pola, które wyglądają na administracyjne, są w rzeczywistości decyzjami podatkowymi. Decyzje, które trzeba podjąć przed otwarciem formularza, zebraliśmy osobno przy zakładaniu firmy. Ten tekst jest o samym wniosku.

Czego potrzebujesz, żeby zacząć

  • profil zaufany albo podpis kwalifikowany — bez tego zostaje złożenie wniosku w urzędzie gminy,
  • numer PESEL,
  • dane adresowe — zamieszkania, do doręczeń i miejsca wykonywania działalności,
  • wybrane kody PKD,
  • decyzje o formie opodatkowania, o VAT i o ZUS.

Rejestracja jest bezpłatna. Każdy, kto proponuje odpłatne „załatwienie wpisu do rejestru przedsiębiorców”, sprzedaje coś, co jest darmowe — to klasyczna próba wyłudzenia, przychodząca zwykle listem wyglądającym na urzędowy, w pierwszych tygodniach po rejestracji.

Pola, w których najłatwiej się pomylić

Nazwa firmy

Musi zawierać Twoje imię i nazwisko. Można dodać człon opisowy albo fantazyjny — „Jan Kowalski NOVA Consulting” jest poprawne, „NOVA Consulting” nie.

Nazwa skrócona służy do kontaktów z ZUS i może być inna.

Data rozpoczęcia działalności

Może być późniejsza niż data złożenia wniosku i warto to wykorzystać. Od tej daty biegną:

  • termin na zgłoszenie do ubezpieczeń w ZUS,
  • obowiązek opłacania składek,
  • okresy ulg na start,
  • obowiązki podatkowe.

Ustawienie daty za tydzień albo dwa daje czas na założenie konta, przygotowanie pełnomocnictw i podpisanie umowy z księgowością — bez tego pierwsze terminy potrafią minąć, zanim cokolwiek działa.

Kody PKD

Jeden przewodni i dowolna liczba dodatkowych. Przewodni ma znaczenie: decyduje o klasyfikacji statystycznej i bywa brany pod uwagę przy ocenie, czym firma faktycznie się zajmuje.

Czego nie robić: dopisywania kodów na zapas. Część z nich uruchamia obowiązki, których nie planowałeś:

  • wyłączenie z ryczałtu dla niektórych rodzajów działalności,
  • wymóg koncesji, zezwolenia albo wpisu do rejestru,
  • obowiązki akcyzowe i rejestrację w CRPA — opisaliśmy to przy rejestracji w CRPA,
  • obowiązki sanitarne i odbiory lokalu.

Kody można dodać później, bezpłatnie, w ciągu siedmiu dni od faktycznej zmiany.

Forma opodatkowania

Pole z czterema opcjami, z których jedna — karta podatkowa — jest dla nowych podatników zamknięta.

Zostają trzy: skala podatkowa, podatek liniowy, ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Jeżeli nic nie wybierzesz, obowiązuje skala, bo jest formą domyślną.

To jest najdroższe pole w całym wniosku. Zmiana jest możliwa do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu pierwszego przychodu — potem obowiązuje do końca roku.

Rodzaj prowadzonych ksiąg

Wybór wynika z formy opodatkowania: księga przychodów i rozchodów przy skali i liniowym, ewidencja przychodów przy ryczałcie, księgi rachunkowe przy wyborze pełnej księgowości dobrowolnie albo po przekroczeniu progu.

Pole „kto prowadzi księgi” wypełnia się danymi biura rachunkowego, jeżeli już je masz — razem z adresem przechowywania dokumentacji.

Adresy — trzy różne pola

To bywa mylone, a różnice są istotne:

  • adres zamieszkania — Twój, nie jest publikowany w pełnym zakresie,
  • adres do doręczeń — tu przychodzi korespondencja urzędowa; jest publiczny,
  • stałe miejsce wykonywania działalności — jeżeli masz; jest publiczne. Przy działalności prowadzonej wyłącznie zdalnie albo u klienta tego pola można nie wypełniać.

Jeżeli nie chcesz, żeby Twój adres domowy był widoczny publicznie, to jest moment, w którym się o tym decyduje. Po rejestracji adres zostaje w kopiach i serwisach, które go zindeksowały.

Ubezpieczenie w ZUS

Pole wskazuje tytuł do ubezpieczeń i tu zaznacza się chęć korzystania z ulg. Warunki ulgi na start i preferencyjnych składek — zwłaszcza warunek braku pracy dla byłego pracodawcy — trzeba sprawdzić przed, nie po.

Ważne i najczęściej przegapiane: wniosek CEIDG-1 zgłasza firmę jako płatnika składek, ale nie zgłasza Ciebie do ubezpieczeń. To osobny formularz — ZUS ZUA albo ZUS ZZA — składany w ciągu siedmiu dni od rozpoczęcia działalności.

VAT

We wniosku można złożyć zgłoszenie rejestracyjne VAT-R. Jeżeli korzystasz ze zwolnienia, pola nie wypełniasz — ale jeżeli planujesz duży zakup na start, rejestracja przed tym zakupem jest warunkiem odliczenia podatku.

Rachunek bankowy

Pole nieobowiązkowe przy składaniu wniosku, ale ważne później: rachunek zgłoszony w CEIDG trafia na białą listę podatników VAT. Kontrahenci płacący Ci kwoty powyżej 15 000 zł sprawdzają tam Twój numer, a zapłata na rachunek spoza wykazu rodzi u nich odpowiedzialność solidarną i utratę kosztu.

Konta prywatne (ROR) nie wchodzą na białą listę. Dlatego mimo braku ustawowego obowiązku konto firmowe jest w praktyce potrzebne. Opisaliśmy ten mechanizm przy dodawaniu rachunku na białą listę.

Co się dzieje po złożeniu

Wniosek elektroniczny z podpisem jest rozpatrywany zwykle tego samego albo następnego dnia roboczego.

NIP i REGON nadawane są automatycznie — nie składa się na nie odrębnych wniosków. NIP zwykle pojawia się w ciągu jednego dnia, REGON bywa szybciej.

Co nie dzieje się automatycznie i trzeba zrobić samemu, zebraliśmy przy rejestracji firmy krok po kroku — to lista pierwszych trzydziestu dni.

Zmiany we wpisie

Zmianę zgłasza się w terminie siedmiu dni od jej zaistnienia. Dotyczy to:

  • adresów,
  • kodów PKD,
  • danych kontaktowych,
  • rachunku bankowego,
  • zawieszenia i wznowienia działalności,
  • danych biura rachunkowego i miejsca przechowywania dokumentacji.

Zmiana jest bezpłatna i składa się ją tą samą drogą co wniosek pierwotny.

Najczęstsze błędy we wniosku

Data rozpoczęcia ustawiona na dziś, bez przygotowania. Terminy zaczynają biec od razu, a zgłoszenie do ubezpieczeń ma siedem dni.

Pominięcie zgłoszenia ZUS ZUA/ZZA. Rejestracja w CEIDG tego nie zastępuje. Skutkiem jest brak ubezpieczenia i zaległość w składkach.

Nadmiarowe kody PKD. Uruchamiają obowiązki, których nikt nie planował.

Niewypełnione pole formy opodatkowania przy zamiarze wybrania ryczałtu. Brak wyboru oznacza skalę — i jeżeli termin minie, ryczałt będzie dostępny dopiero od kolejnego roku.

Adres domowy jako adres do doręczeń bez świadomości, że jest publiczny.

Zgłoszenie konta prywatnego jako firmowego. Nie wejdzie na białą listę, a kontrahenci będą mieli problem.

Rejestracja bez podpisu elektronicznego

Jeżeli nie masz profilu zaufanego ani podpisu kwalifikowanego, zostają dwie drogi:

Urząd gminy. Wniosek wypełnia się na miejscu albo przynosi wypełniony; urzędnik przekształca go w formę elektroniczną i przesyła do CEIDG. Wymagany jest dokument tożsamości.

Wniosek listem polecony — z podpisem poświadczonym notarialnie.

Obie drogi są bezpłatne i obie trwają dłużej niż złożenie online. Przy pierwszej warto zadzwonić i sprawdzić, czy w danym urzędzie potrzebna jest wizyta po umówieniu.

Profil zaufany zakłada się bezpłatnie — przez bankowość internetową w kilka minut albo w punkcie potwierdzającym. Warto to zrobić przed rejestracją niezależnie od drogi, bo potem będzie potrzebny do e-Urzędu Skarbowego, do platformy ZUS i do nadania uprawnień w KSeF.

Co po złożeniu wniosku warto zapisać

Trzy rzeczy, których szukanie potem zajmuje więcej czasu, niż zapisanie ich od razu:

  • numer wniosku i potwierdzenie złożenia — dowód daty, jeżeli pojawi się spór o termin wyboru formy opodatkowania,
  • NIP i REGON razem z datą nadania,
  • data rozpoczęcia działalności wpisana we wniosku, bo od niej liczą się terminy w ZUS i pierwsze obowiązki podatkowe.

W M&B zakładamy firmę razem z klientem: wniosek wypełniamy wspólnie na jednym spotkaniu, razem z pełnomocnictwami do urzędu skarbowego i ZUS, żeby od pierwszego dnia dało się za Ciebie składać deklaracje. Formę opodatkowania ustala wtedy doradca podatkowy — przy JDG zakładanej od zera bezpłatnie w ramach rozpoczęcia współpracy. Jeżeli potrzebujesz adresu, który nie będzie Twoim adresem domowym, mamy wirtualne biuro.