Rachunek nie trafia do wykazu dlatego, że jest firmowy. Trafia tam dlatego, że został zgłoszony do urzędu skarbowego — a założenie konta i jego zgłoszenie to dwie różne czynności, z których druga nie dzieje się sama.
To jest najczęstsza przyczyna sytuacji, w której przedsiębiorca ma konto firmowe od miesiąca, a kontrahent wstrzymuje mu płatność.
Jednoosobowa działalność — przez CEIDG
Krok 1. Zaloguj się do CEIDG i wybierz zmianę wpisu.
Krok 2. Znajdź sekcję dotyczącą rachunków bankowych i dodaj numer rachunku firmowego.
Krok 3. Wskaż, że to rachunek związany z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Krok 4. Podpisz wniosek profilem zaufanym albo podpisem kwalifikowanym i wyślij.
Krok 5. Po kilku dniach sprawdź w wykazie, czy numer tam jest.
Zmiana wpisu w CEIDG jest jednocześnie zgłoszeniem do urzędu skarbowego — nie trzeba składać nic osobno. Jest bezpłatna, a termin na zgłoszenie zmiany danych to siedem dni od jej zaistnienia.
Spółka — formularz NIP-8 albo NIP-2
Podmioty wpisane do KRS (spółka z o.o., akcyjna, komandytowa, jawna) zgłaszają dane uzupełniające — w tym rachunki — formularzem NIP-8, składanym do urzędu skarbowego.
Podmioty spoza KRS używają formularza NIP-2.
Spółka cywilna jest tu przypadkiem osobnym: ma własny NIP dla celów podatkowych i zgłasza rachunek formularzem NIP-2, a każdy ze wspólników osobno aktualizuje własny wpis w CEIDG.
Formularze można złożyć elektronicznie. Termin: siedem dni od zmiany danych.
Dlaczego konto osobiste nie wejdzie
Wykaz obejmuje:
- rachunki rozliczeniowe w rozumieniu prawa bankowego, czyli firmowe,
- imienne rachunki w SKOK otwarte w związku z prowadzoną działalnością.
Zwykły rachunek oszczędnościowo-rozliczeniowy (ROR) nie jest rachunkiem rozliczeniowym — i nie wejdzie do wykazu, nawet jeżeli używasz go wyłącznie do firmy.
Przy jednoosobowej działalności przepisy nie nakazują posiadania konta firmowego. Biała lista jest jednak powodem praktycznym, dla którego i tak jest potrzebne: bez niego Twoi klienci przy fakturach powyżej 15 000 zł ryzykują utratę kosztu i odpowiedzialność solidarną. Opisaliśmy to przy białej liście.
Ile to trwa i dlaczego warto sprawdzić
Dane przechodzą z rejestru do wykazu z opóźnieniem — zwykle kilka dni roboczych.
Dlatego kolejność przy nowej firmie albo przy zmianie banku wygląda tak:
- otwórz konto firmowe,
- zgłoś numer (CEIDG albo NIP-8),
- odczekaj kilka dni,
- sprawdź w wykazie, że numer tam jest,
- dopiero teraz podawaj go na fakturach.
Pominięcie kroku 4 jest tym, co kończy się wstrzymaną płatnością przy pierwszej dużej fakturze.
Zmiana banku — czego nie robić za szybko
Trzy rzeczy w odpowiedniej kolejności:
Zgłoś nowy rachunek i poczekaj na jego pojawienie się w wykazie.
Zmień numer na fakturach dopiero wtedy.
Starego rachunku nie zamykaj od razu. Płatności bywają w drodze, a kontrahenci mają swoje cykle — przelew zlecony na stary numer, który zniknął z wykazu, tworzy problem po ich stronie.
Z tego samego powodu warto poinformować stałych kontrahentów o zmianie numeru osobno, a nie tylko przez zmianę na fakturze. Przy płatnościach cyklicznych numer bywa zapisany w ich systemie raz na zawsze.
Kilka rachunków, rachunki walutowe, wirtualne
Kilka rachunków — można zgłosić więcej niż jeden. Zasada praktyczna: każdy numer, który podajesz na fakturze, musi być w wykazie. Rachunki, na które nie przyjmujesz płatności od kontrahentów (lokaty, rachunki pomocnicze), zgłaszać nie trzeba.
Rachunek walutowy wchodzi do wykazu, jeżeli jest firmowym rachunkiem rozliczeniowym i zostanie zgłoszony.
Rachunki wirtualne — indywidualne numery przypisane do rachunku głównego, używane przez firmy telekomunikacyjne, leasingowe i dostawców mediów — nie figurują w wykazie jako osobne pozycje. Wyszukiwarka pozwala jednak sprawdzić, do jakiego zgłoszonego rachunku są przypisane, i zapłata na taki numer jest traktowana jak zapłata na rachunek z wykazu.
Jak sprawdzić, czy się udało
W wyszukiwarce wykazu wpisz swój NIP i zobacz, czy numer jest na liście rachunków.
Dwie rzeczy, które warto przy okazji sprawdzić u siebie:
Status podatnika — czy wykaz pokazuje Cię jako czynnego podatnika VAT, jeżeli nim jesteś.
Dane adresowe — czy zgadzają się z rzeczywistością; rozbieżność nie jest sankcjonowana przez przepisy o białej liście, ale bywa pierwszym sygnałem, że jakaś aktualizacja nie przeszła.
Pięć najczęstszych błędów
1. Założenie konta firmowego bez zgłoszenia go do CEIDG albo NIP-8. Konto jest, w wykazie go nie ma.
2. Podanie numeru na fakturze zaraz po zgłoszeniu, zanim pojawił się w wykazie.
3. Zgłoszenie konta osobistego. Nie wejdzie do wykazu niezależnie od tego, jak jest używane.
4. Zmiana banku bez poinformowania stałych kontrahentów — numer na fakturze się zmienił, ale w ich systemie został stary.
5. Zamknięcie starego rachunku przed rozliczeniem płatności w drodze.
Co jeszcze warto zgłosić przy okazji
Zgłoszenie rachunku to zwykle część szerszej aktualizacji danych i warto zrobić ją za jednym razem.
W CEIDG przy jednoosobowej działalności:
- adres do doręczeń i stałe miejsce wykonywania działalności,
- kody PKD, jeżeli zakres się zmienił,
- dane biura rachunkowego i miejsce przechowywania dokumentacji,
- adres e-mail i telefon.
W NIP-8 przy spółce:
- rachunki bankowe,
- adresy miejsc prowadzenia działalności,
- dane kontaktowe,
- informacja o prowadzeniu dokumentacji rachunkowej przez podmiot zewnętrzny.
Wszystkie te dane mają ten sam termin: siedem dni od zmiany. Żadna z nich nie przypomina o sobie sama, a część ma skutki — adres do doręczeń decyduje o tym, gdzie trafia korespondencja z urzędu, a wskazanie biura rachunkowego o tym, czy urząd wie, kto prowadzi księgi.
Dwie rzeczy, o których warto pamiętać przy nowej firmie
Rachunek zgłoś od razu przy rejestracji, a nie przy pierwszej fakturze. Pole na numer jest już we wniosku CEIDG-1 — jeżeli konto jeszcze nie istnieje, dopisuje się je zmianą wpisu, gdy powstanie.
Sprawdź wykaz przed pierwszą dużą fakturą. To jest moment, w którym brak numeru w wykazie wychodzi najdroższej: klient wstrzymuje płatność, a Ty tłumaczysz coś, co da się załatwić wcześniej jednym wnioskiem.
Pełną listę rzeczy do zrobienia w pierwszych trzydziestu dniach zebraliśmy przy rejestracji firmy krok po kroku.
Checklist przed pierwszą fakturą powyżej 15 000 zł
Pięć punktów, które warto odhaczyć raz, a potem już o nich nie myśleć:
- konto firmowe (rozliczeniowe), nie ROR,
- numer zgłoszony — CEIDG przy JDG, NIP-8 przy spółce z KRS, NIP-2 poza KRS,
- sprawdzone w wykazie, że numer faktycznie tam jest,
- numer na fakturze zgadza się z tym z wykazu co do znaku,
- status czynnego podatnika VAT widoczny w wykazie, jeżeli wystawiasz faktury z VAT.
Czwarty punkt bywa pomijany, a wywołuje najwięcej zamieszania: numer na fakturze przepisany z pamięci albo ze starego wzoru dokumentu, różniący się od zgłoszonego, działa dokładnie tak samo jak brak zgłoszenia. Płacący sprawdza numer z faktury, nie Twoje intencje.
Ostatnia uwaga praktyczna: zapisz sobie, który numer jest zgłoszony. Przy kilku rachunkach w jednym banku łatwo podać na fakturze ten pomocniczy, którego w wykazie nie ma.
Kiedy zgłoszenie bywa odrzucone
Rzadko, ale się zdarza — i wtedy numer po prostu nie pojawia się w wykazie, bez żadnego powiadomienia.
Numer wpisany z błędem. Dwadzieścia sześć cyfr przepisanych ręcznie to miejsce na literówkę; suma kontrolna wyłapie część pomyłek, ale nie wszystkie układy cyfr.
Rachunek, który nie jest rozliczeniowy. Konto oszczędnościowe, lokata albo rachunek pomocniczy nieprzeznaczony do rozliczeń nie wejdzie do wykazu, choć bank nazywa go firmowym.
Rachunek prowadzony dla innego podmiotu. Konto spółki cywilnej zgłoszone we wpisie wspólnika, konto prywatne małżonka, konto starej firmy po przekształceniu — żadne z nich nie przejdzie, bo wykaz wiąże numer z konkretnym NIP-em.
Niedokończony wniosek. W CEIDG zdarza się zapisanie wersji roboczej bez podpisania i wysłania. Wniosek wygląda wtedy na złożony, a nie został.
Jedyny sposób, żeby się o tym dowiedzieć, to sprawdzić wykaz po kilku dniach. To jest ten sam krok 4, który w tym tekście powtarza się trzeci raz — i powtarza się dlatego, że jego pominięcie jest przyczyną praktycznie każdej sytuacji, w której firma odkrywa problem dopiero przy wstrzymanej płatności.
W M&B zakładamy firmę razem z klientem i zgłoszenie rachunku do wykazu robimy od razu przy rejestracji, razem z pełnomocnictwami — bo to jedna z tych rzeczy, które nie mają własnego terminu, więc łatwo o nich zapomnieć do pierwszej dużej faktury. Przy księgowości i obsłudze spółek pilnujemy tego także po zmianie banku.