Kontrola nie zaczyna się od wejścia urzędnika do firmy. Zaczyna się od zawiadomienia i upoważnienia — a bez nich przedsiębiorca ma prawo nie wpuścić kontrolujących. Ten tekst jest o tym, czego wolno wymagać, bo to jedyna wiedza, która w takiej sytuacji realnie pomaga.

Zawiadomienie

Zasada: organ zawiadamia przedsiębiorcę o zamiarze wszczęcia kontroli. Kontrolę wszczyna się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż przed upływem 30 dni od doręczenia zawiadomienia.

Wcześniejsze wszczęcie jest możliwe na wniosek przedsiębiorcy — i czasem się opłaca, gdy chce się mieć sprawę za sobą.

Po 30 dniach kontrola wymaga nowego zawiadomienia.

Kiedy zawiadomienia nie ma — ustawa wymienia przypadki, w tym między innymi: gdy kontrola ma być przeprowadzona na podstawie bezpośrednio stosowanych przepisów unijnych, gdy jest niezbędna dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia albo zabezpieczenia dowodów, gdy przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione bezpośrednim zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska, a także w przypadku kontroli doraźnych wskazanych w przepisach szczególnych.

W takich przypadkach kontrolujący musi podać przyczynę braku zawiadomienia, a uzasadnienie trafia do protokołu.

Upoważnienie — co musi zawierać

Czynności kontrolne mogą być wykonywane po okazaniu legitymacji służbowej i doręczeniu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli.

Upoważnienie zawiera między innymi:

  • oznaczenie organu,
  • datę i miejsce wystawienia,
  • podstawę prawną,
  • imię i nazwisko kontrolującego oraz numer legitymacji,
  • oznaczenie przedsiębiorcy,
  • zakres przedmiotowy kontroli,
  • datę rozpoczęcia i przewidywany termin zakończenia,
  • podpis osoby udzielającej upoważnienia,
  • pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego.

Zakres przedmiotowy jest najważniejszy. Kontrola dotyczy tego, co w nim napisano — i tylko tego. Upoważnienie na „rozliczenie VAT za II kwartał 2025” nie uprawnia do badania kosztów w podatku dochodowym za 2023 rok. Rozszerzenie zakresu wymaga nowego upoważnienia.

Dokument niezawierający wymaganych elementów nie stanowi podstawy do przeprowadzenia kontroli.

Limity czasu

Łączny czas trwania wszystkich kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:

  • 12 dni roboczych u mikroprzedsiębiorcy,
  • 18 dni roboczych u małego przedsiębiorcy,
  • 24 dni roboczych u średniego przedsiębiorcy,
  • 48 dni roboczych u pozostałych przedsiębiorców.

Limity liczy się w dniach faktycznego wykonywania czynności u przedsiębiorcy, nie w dniach kalendarzowych od wszczęcia do zakończenia.

Przepisy przewidują wyjątki od tych limitów — między innymi przy kontrolach prowadzonych na podstawie przepisów szczególnych, przy podejrzeniu popełnienia przestępstwa oraz gdy kontrola dotyczy zasadności zwrotu podatku od towarów i usług przed jego dokonaniem.

Przedłużenie czasu kontroli wymaga uzasadnienia na piśmie, doręczanego przedsiębiorcy.

Jedna kontrola naraz

Nie można podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy jednocześnie — poza przypadkami wskazanymi w ustawie.

Gdy kontrolę u przedsiębiorcy już prowadzi inny organ, organ przystępujący odstępuje od podjęcia czynności i ustala z przedsiębiorcą inny termin.

Jest to prawo realnie przydatne: przy równoległej kontroli z dwóch urzędów wystarczy to wykazać, żeby jedną z nich przesunąć.

Jak kontrola przebiega

Miejsce: w siedzibie kontrolowanego, w miejscu wykonywania działalności albo — za zgodą lub na wniosek przedsiębiorcy — w siedzibie organu.

Obecność: czynności przeprowadza się w obecności przedsiębiorcy lub osoby przez niego upoważnionej.

Praktyczna rada: wyznacz taką osobę na piśmie zawczasu i zgłoś to organowi. Bez tego nieobecność właściciela wstrzymuje czynności, a kontrola się przeciąga — co nikomu nie służy.

Dokumenty: kontrolujący ma prawo wglądu do dokumentacji w zakresie objętym kontrolą, sporządzania kopii i odpisów, żądania wyjaśnień.

Dwie rzeczy warto robić konsekwentnie:

Prowadzić własną listę przekazanych dokumentów — co, kiedy, komu, w jakiej formie. Przy sporze o to, czy coś zostało przedstawione, jest to jedyny dowód po stronie firmy.

Wyjaśnienia składać na piśmie. Ustna odpowiedź na pytanie techniczne bywa potem przytaczana w protokole w kształcie, którego nikt nie pamięta.

Książka kontroli: przedsiębiorca prowadzi ją w postaci elektronicznej albo papierowej i okazuje na żądanie. Wpisuje się do niej dane o przeprowadzonych kontrolach — to ona pozwala wykazać wykorzystanie limitu czasu w danym roku.

Sprzeciw

Przedsiębiorcy przysługuje sprzeciw wobec podjęcia i wykonywania czynności z naruszeniem przepisów o kontroli — między innymi wobec braku zawiadomienia, braku upoważnienia, prowadzenia drugiej kontroli jednocześnie albo przekroczenia limitów czasu.

Termin: 3 dni robocze od dnia wszczęcia kontroli albo od wystąpienia naruszenia. Sprzeciw wnosi się na piśmie, z uzasadnieniem.

Skutek: wniesienie sprzeciwu wstrzymuje czynności kontrolne z chwilą doręczenia organowi do czasu rozpatrzenia. Organ rozpatruje sprzeciw w terminie ustawowym; na postanowienie przysługuje zażalenie.

Czego sprzeciw nie obejmuje: przypadków, w których przepisy wyłączają jego zastosowanie — w tym części kontroli prowadzonych na podstawie przepisów szczególnych. Warto to sprawdzić dla konkretnej podstawy prawnej przed wniesieniem.

Sprzeciw nie służy do przeciągania sprawy. Służy do wymuszenia zgodności procedury z przepisami — i tylko w tym zakresie działa.

Protokół i zastrzeżenia

Kontrola kończy się protokołem, doręczanym kontrolowanemu.

Zastrzeżenia i wyjaśnienia do protokołu składa się w terminie wynikającym z przepisów właściwych dla danego rodzaju kontroli. Warto to zrobić zawsze, gdy ustalenia są niepełne albo oparte na błędnym stanie faktycznym — bo protokół jest podstawą dalszych kroków.

Co dalej:

Brak nieprawidłowości — sprawa się kończy.

Nieprawidłowości, które można naprawić — zwykle korekta deklaracji i zapłata zaległości. Opisaliśmy ten mechanizm przy nieprawidłowościach w PIT.

Spór co do oceny — wszczęcie postępowania podatkowego i decyzja, od której przysługuje odwołanie do organu wyższego stopnia, a następnie skarga do sądu administracyjnego.

Czego nie robić

Nie wpuszczać kontrolujących bez sprawdzenia upoważnienia — ale też nie odmawiać wpuszczenia, gdy upoważnienie jest w porządku. Udaremnianie kontroli jest osobnym czynem zabronionym.

Nie odpowiadać na pytania wykraczające poza zakres z upoważnienia. Grzecznie, z powołaniem się na zakres.

Nie poprawiać dokumentów w trakcie kontroli. To najgorsza rzecz, jaką można zrobić — i zwykle widoczna.

Nie składać czynnego żalu po doręczeniu zawiadomienia o kontroli w tej sprawie. Jest wtedy bezskuteczny. Opisaliśmy to przy wykroczeniu a przestępstwie skarbowym — i właśnie dlatego siedem dni między zawiadomieniem a wszczęciem to czas na przegląd rozliczeń, nie na improwizację.

Najczęstsze błędy

Brak sprawdzenia zakresu przedmiotowego w upoważnieniu i odpowiadanie na pytania spoza niego.

Brak osoby upoważnionej do udziału w czynnościach przy nieobecności właściciela.

Nieprowadzenie książki kontroli — bez niej trudno wykazać wykorzystany limit czasu.

Ustne wyjaśnienia zamiast pisemnych.

Brak własnej listy przekazanych dokumentów.

Przegapienie terminu trzech dni roboczych na sprzeciw.

Rezygnacja z zastrzeżeń do protokołu, gdy ustalenia są niepełne.

Siedem dni między zawiadomieniem a wszczęciem

Ten termin istnieje po to, żeby przedsiębiorca mógł się przygotować — i warto go wykorzystać w konkretny sposób, a nie na szukanie wyjścia.

Co zrobić w tych dniach:

1. Przeczytać zakres przedmiotowy z zawiadomienia i ustalić, których okresów i których rozliczeń dotyczy.

2. Zebrać dokumenty z tego zakresu w jednym miejscu, w kolejności — faktury, umowy, wyciągi, ewidencje. Kontrola, przy której szuka się dokumentów na bieżąco, trwa dłużej i wygląda gorzej.

3. Przejrzeć rozliczenia z tego okresu razem z księgową. Jeżeli znajdziecie błąd, jest to ostatni moment na korektę — po wszczęciu kontroli w tej sprawie czynny żal jest bezskuteczny, a sama korekta w zakresie objętym kontrolą bywa nieskuteczna.

4. Wyznaczyć na piśmie osobę upoważnioną do udziału w czynnościach.

5. Sprawdzić książkę kontroli — ile dni limitu zostało w tym roku.

6. Ustalić jedną osobę do kontaktu i zasadę, że wyjaśnienia idą na piśmie.

Czego w tych dniach nie robić: poprawiać dokumentów wstecz. Data na dokumencie, wersje plików i historia zmian w programie księgowym są widoczne, a próba poprawienia zamienia sprawę o nieprawidłowość w sprawę o jej zatajenie.

W M&B prowadzimy księgowość i obsługujemy spółki, a przy kontroli przejmujemy kontakt z urzędem i przygotowanie dokumentów — razem z własną listą tego, co i kiedy zostało przekazane. Przy sporach o ustalenia, zastrzeżeniach do protokołu i postępowaniu podatkowym sprawę prowadzi doradca podatkowy; całość procedury kontrolnej opisaliśmy też na stronie kontroli podatkowej.