Ta sama kanapka kupiona przy stoliku i zabrana na wynos to w VAT dwie różne transakcje. Pierwsza nie daje odliczenia, druga daje. To nie wybieg ani luka — to podstawowa różnica między usługą a dostawą towaru, i od niej zależy, czy podatek z faktury wchodzi do rozliczenia.

Co jest wyłączone

Ustawa o VAT nie pozwala odliczać podatku przy nabyciu usług gastronomicznych (i noclegowych, o których pisaliśmy przy hotelach).

Wyłączenie dotyczy usługi, nie jedzenia jako takiego. I właśnie dlatego granica między usługą a dostawą jest w tym temacie całą treścią sprawy.

Usługa gastronomiczna a dostawa posiłku

Usługa gastronomiczna to podanie jedzenia z elementami obsługi: stolik, kelner, zastawa, miejsce do spożycia, sprzątanie po gościu. Jedzenie jest przy niej jednym ze składników, a nie całością świadczenia.

Dostawa gotowych posiłków to wydanie jedzenia bez tych elementów:

  • na wynos,
  • z dostawą pod adres,
  • z automatu,
  • z lady w sklepie albo na stacji benzynowej,
  • w formie zestawów dostarczanych do firmy.

Przy dostawie nabywasz towar, więc wyłączenie nie działa i odliczenie przysługuje na zwykłych zasadach — pod warunkiem związku z działalnością opodatkowaną.

Praktyczny test, który zwykle rozstrzyga: czy sprzedawca świadczy coś poza wydaniem jedzenia? Jeżeli nie — dostawa.

Stawki, czyli podpowiedź na fakturze

Stawka na dokumencie często wskazuje, co faktycznie kupiłeś:

  • usługi związane z wyżywieniem — zwykle stawka 8%, a dla napojów (w tym alkoholu i części napojów bezalkoholowych) 23%,
  • dostawa gotowych posiłków i dań — zwykle stawka 5% dla pozycji objętych tą stawką albo 8%, zależnie od składu i klasyfikacji.

Nie jest to dowód sam w sobie, bo stawka wynika z klasyfikacji towaru lub usługi, a nie z chęci sprzedawcy. Ale faktura ze stawką 5% na „zestaw obiadowy” i faktura ze stawką 8% na „usługę gastronomiczną” opisują dwa różne zdarzenia — i warto to zauważyć, zanim odliczysz albo nie odliczysz.

Najważniejsze jednak: decyduje rzeczywisty charakter świadczenia, nie nazwa na dokumencie. Faktura nazwana „dostawą posiłków” za obiad zjedzony przy stoliku z obsługą nie zamienia usługi w dostawę.

Catering — gdzie dokładnie przebiega granica

Catering jest przypadkiem, w którym najczęściej dochodzi do sporu, bo pod jedną nazwą handlową kryją się dwie różne rzeczy.

Catering jako dostawa — dowozicie posiłki, zostawiacie w pojemnikach, firma sama je wydaje. To dostawa towaru. Odliczenie przysługuje.

Catering jako usługa gastronomiczna — do posiłków dochodzi obsługa: nakrycie stołów, kelnerzy, podgrzewanie i wydawanie na miejscu, sprzątanie. Przy rozbudowanej obsłudze świadczenie bywa kwalifikowane jako usługa gastronomiczna i odliczenia nie ma.

Co z tego wynika dla firmy kupującej:

  • ustal zakres przed wydarzeniem, nie po fakturze,
  • poproś o rozbicie pozycji, jeżeli część świadczenia jest dostawą, a część obsługą,
  • przy dużych kwotach rozważ interpretację indywidualną — orzecznictwo w tej sprawie nie jest jednolite i cudza interpretacja Cię nie chroni.

Podatek dochodowy: reprezentacja kontra zwykły koszt

Brak odliczenia VAT to jedna sprawa. Druga — czy wydatek jest w ogóle kosztem.

Koszty reprezentacji są wyłączone z kosztów uzyskania przychodu, a wydatki na gastronomię są wymienione w tym wyłączeniu wprost. Obiad z kontrahentem „dla podtrzymania relacji” zwykle jest reprezentacją: ani odliczenia VAT, ani kosztu.

Co bywa kosztem:

  • posiłek przy pracy nad zleceniem — spotkanie robocze z agendą, prace u klienta przez cały dzień,
  • posiłki w delegacji w granicach rozliczenia podróży służbowej,
  • artykuły spożywcze do biura — kawa, herbata, woda, przekąski dla pracowników i gości. To nie reprezentacja, a zwykły wydatek związany z funkcjonowaniem firmy; VAT od nich podlega odliczeniu, bo jest to dostawa towaru,
  • posiłki profilaktyczne i napoje, do których pracodawca jest zobowiązany przepisami o bezpieczeństwie pracy.

Granica między spotkaniem roboczym a reprezentacją jest nieostra i rozstrzygają ją okoliczności: kto był, w jakim celu, czy jest ślad w postaci agendy, notatki, oferty. Dokumentacja wokół wydatku bywa tu ważniejsza niż sama faktura.

Posiłki dla pracowników

Trzy różne konfiguracje i trzy różne skutki.

Zestawy dostarczane do firmy — dostawa towaru, VAT odliczalny, koszt po stronie pracodawcy.

Karty i bony na posiłki — to nie nabycie usługi gastronomicznej, a instrument płatniczy; rozliczenie zależy od konstrukcji programu i trzeba je sprawdzić osobno.

Posiłki wydawane w restauracji na rachunek firmy — usługa gastronomiczna, brak odliczenia.

W każdym przypadku dochodzi drugie pytanie: czy po stronie pracownika powstaje przychód z nieodpłatnego świadczenia. Przy posiłkach profilaktycznych i napojach wymaganych przepisami bezpieczeństwa pracy — nie. Przy finansowaniu wyżywienia poza tymi przypadkami — zwykle tak, z zastrzeżeniem zwolnień, które trzeba policzyć w kadrach. To rozliczenie robi się na liście płac, nie w rejestrze VAT; pisaliśmy o niej przy liście płac.

Dokumentowanie

Paragon nie wystarczy. Potrzebna jest faktura z Twoimi danymi i numerem NIP, a przy wcześniejszym paragonie NIP musi być na paragonie — dopisanie go dopiero na fakturze nie działa.

Opis na fakturze ma znaczenie, bo to on pozwala później ustalić, co kupiłeś. „Usługa gastronomiczna” i „dostawa posiłków” to dwa różne rozliczenia, więc warto, żeby dokument opisywał rzeczywistość.

Przy spotkaniach roboczych warto zostawić ślad celu: notatkę, agendę, listę uczestników. Nie jest to wymóg formalny, lecz jedyna rzecz, która odróżnia spotkanie robocze od reprezentacji przy kontroli po dwóch latach.

Najczęstsze błędy

Odliczenie VAT z rachunku za obiad w restauracji. Usługa gastronomiczna jest wyłączona wprost.

Brak odliczenia od jedzenia na wynos i od cateringu dostarczanego — strata na odwrót, równie realna.

Zaliczenie obiadu z kontrahentem do kosztów. Przy charakterze reprezentacyjnym wyłączone z kosztów.

Brak odliczenia od kawy i wody do biura. To zwykła dostawa towaru, a nie gastronomia.

Kwota netto w kosztach przy wydatku bez prawa do odliczenia. Gdy VAT nie podlega odliczeniu, kosztem jest brutto.

Posiłki dla pracowników rozliczone tylko w VAT, bez sprawdzenia przychodu po ich stronie.

Spotkanie z klientem — jak to realnie udokumentować

Skoro granica między spotkaniem roboczym a reprezentacją decyduje o kilkuset złotych przy każdej fakturze, warto wiedzieć, co faktycznie przekonuje przy kontroli. Nie jest to formuła w opisie faktury, lecz zbieżność dokumentów:

  • termin spotkania w kalendarzu z nazwą projektu albo kontrahenta,
  • agenda albo notatka z ustaleniami — choćby pięć zdań,
  • następstwo: oferta, umowa, zlecenie albo korespondencja, które po spotkaniu powstały,
  • liczba osób zgodna z rachunkiem. Rachunek na sześć osób przy spotkaniu we dwóch jest pytaniem samym w sobie.

Czego nie robi: dopisanie „spotkanie biznesowe” na odwrocie paragonu. Przy jednej fakturze w roku nikt nie będzie tego badał, przy kilkudziesięciu — będzie.

Alkohol — osobna pozycja na dokumencie

Wydatek na alkohol jest w praktyce traktowany jako reprezentacja i wyłączany z kosztów, a podatek od niego nie podlega odliczeniu niezależnie od tego, czy świadczenie było usługą, czy dostawą.

Dlatego przy fakturach za catering i za posiłki warto prosić o rozbicie alkoholu na osobną pozycję. Faktura z jedną kwotą za „zestaw” obejmujący napoje alkoholowe jest trudniejsza do obrony w całości niż dokument, w którym alkohol stoi osobno i po prostu nie wchodzi do kosztów. Jedna linijka na fakturze zamienia spór o całość w kwestię jednej pozycji.

W M&B prowadzimy księgowość i przy pierwszym miesiącu przechodzimy z klientem dokumenty gastronomiczne, bo to jedna z dwóch pozycji (druga to samochód), na których najczęściej znajdujemy błędy w obie strony — raz odliczony obiad, raz nieodliczony catering. Przy spółkach i firmach z posiłkami dla zespołu rozliczamy to razem z kadrami i płacami, bo skutek jest w dwóch miejscach naraz; przy sporach o charakter cateringu sprawę prowadzi doradca podatkowy.